Fredrik, vad är det vanligaste misstaget du ser när företag planerar sina evenemang?
– Att ekonomiavdelningen involveras för sent, eller ibland inte alls. Många fokuserar på att boka lokal, spika programmet och skicka ut inbjudningar – vilket såklart är viktiga delar – men de glömmer hur redovisningen ska hanteras. Det leder ofta till onödiga misstag, tidskrävande administration och frustration både hos oss på redovisning och arrangören.
Hur påverkar det ekonomiavdelningen?
– Vi ska fakturera, hålla koll på intäkter och kostnader och hantera eventuella krediteringar. Om vi inte varit med från början kan det innebära att bokföringen blir rörig, att intäkterna samlas i en enda klumpsumma eller att deltagare faktureras fel. Det kan också resultera i att vi tvingas hantera sena ändringar manuellt, vilket både är ineffektivt och skapar onödig arbetsbelastning.
Vad kan evenemangsplanerare göra för att undvika dessa problem?
– Det finns några enkla steg som kan göra stor skillnad. För det första, inkludera ekonomiavdelningen i planeringen redan från start. Låt oss hjälpa till att sätta upp en tydlig kontoplan så att alla intäkter och kostnader blir spårbara. Se också till att ha en tydlig strategi för fakturering och betalningar – det minskar risken för fel och sparar massor av tid och pengar.
Hur kan rätt system hjälpa till i processen?
– Ett bra anmälningssystem, som Checkin, automatiserar faktureringen och minskar den manuella hanteringen. Då slipper ekonomiavdelningen sitta med Excel-listor och manuella korrigeringar. Dessutom blir avstämningen mycket smidigare eftersom betalningar, fakturor och anmälningar synkroniseras automatiskt.
Så vad är ditt bästa råd till någon som planerar ett evenemang?
– Glöm inte oss på ekonomi! Ju tidigare vi involveras, desto smidigare blir hela processen. Det handlar inte bara om att göra vår vardag enklare – utan om att skapa en bättre och mer lönsam evenemangsupplevelse för alla.
Vad kan evenemangsplanerare göra för att undvika dessa problem?
– Låt oss spola tillbaka till början, i god tid innan evenemanget marknadsförs. Redan i planeringsstadiet kan du säkerställa en smidig ekonomi genom att följa fem enkla steg:
- Lägg grunden med en genomtänkt kontoplan
Innan du börjar marknadsföra evenemanget är det smart att göra en grundlig budgetprocess där du bjuder in redovisningen över en god kopp kaffe och kanske några chokladbönor (bara ett litet tips).
De kan hjälpa dig att skapa en välstrukturerad kontoplan som säkerställer spårbarhet på intäkter och kostnader. Kontoplanen bör definiera alla delar av evenemanget, ända ner på produktnivå, med tillhörande rätt moms-koder.
Du bör ha separata konton för biljetter, hotellövernattningar, middagar, tillgång till efterfesten och vad du än har inkluderat i ditt event.
Med en bra kontoplan blir det superenkelt att mäta lönsamheten på varje produkt, både före, under och efter evenemanget – och du sparar mycket tid och kraft nästa gång du ska arrangera något liknande.
Men bäst av allt: Vi på redovisning kommer att älska dig.
- Sätt inte redovisningen på vänt
Fakturering av evenemang är kanske inte redovisningsavdelningens huvuduppgift – om ni inte enbart jobbar med events.
En vanlig fallgrop är att redovisningen skjuts upp. Har du inte gjort förarbetet under punkt 1, finns risken att alla intäkter och kostnader för evenemanget samlas i en enda klumpsumma – en konto för intäkter och en för kostnader.
- Gör redovisningen till en vinnare i faktureringsarbetet
Den klassiska metoden är att marknadschefen eller eventansvarig samlar in anmälningar via ett formulär och skickar en lista över deltagarna till redovisningen, som sedan skickar ut fakturor.
Det finns en risk att fel uppstår längs vägen och att intäkter går förlorade.
Det kan hända den bästa:
Du börjar fakturera deltagarna, tar en paus för att hämta en kaffe och när du kommer tillbaka till skrivbordet råkar du hoppa över en rad i Excel-arket. Och vips – hundratals eller tusentals kronor är borta.
Det kan bli en dyr kaffe.
På större evenemang kan fakturering och redovisning vara en betydande kostnad och ta upp mycket av redovisningsavdelningens tid. Det kostar cirka trettio kronor att producera en faktura, plus kostnaden för bokföring. Ju mer komplexa beställningarna är och ju fler deltagare du har, desto mer tid och pengar går åt till fakturering och redovisning.
Manuell fakturering är tidskrävande, dyrt och en källa till fel – men de goda nyheterna är att du kan eliminera den kostnaden helt med ett bra anmälningssystem (event registration software), som Checkin, som automatiskt skickar ut fakturor enligt kundens beställning och preferenser.
- Minska risken vid manuell hantering av ändringar
Det är alltid någon som vill göra ändringar i sin bokning.
Kanske de lägger till extra produkter eller val som VIP-fest, fler måltider eller en extra dag. Eller så har en säljare gett dem en extra rabatt efter att fakturan redan skickats. Detta leder till tilläggsfakturering eller kreditering.
Ett bra anmälningssystem säkerställer att redovisningen får färdiga, avstämda bokföringsposter som inkluderar alla bokningar och ser till att krediteringar och tilläggsfakturering hanteras korrekt.
De flesta redovisningssystem idag har funktioner för att förenkla krediteringar och tilläggsfakturering. Ofta kan produkter läggas in i systemet, så att fakturarader enkelt kan tas bort, uppdateras eller läggas till – vilket automatiserar, effektiviserar och minskar risken för fel. Läs våra fem tips tips när du väljer ett evenemangsregistreringssystem.
Men bra system hjälper föga om samarbetet och arbetsprocesserna inte fungerar. Som nämnt är det sällan vi på ekonomi som hanterar anmälningar, kundservice, försäljning och marknadsföring av evenemang. Med bra integrationer, både mellan systemen och mellan de människor som är inblandade, kan du säkerställa att alla nya och uppdaterade anmälningar hanteras korrekt. Det kan vara så enkelt som att ha ett gemensamt arbetsdokument och dagliga eller veckovisa möten mellan ekonomi och marknad.
Vad gör Checkin unikt? Här är en omfattande översikt.
Här har jag bara tagit upp fakturering. Men har du tänkt på hur det ska hanteras om ni också accepterar kortbetalningar? Min erfarenhet är att även kortbetalningar ofta ändras, så det kan vara värt att ha en plan för det också.
- Förenkla arbetet med löpande avstämning
Sist men inte minst: löpande avstämning. Det innebär att när ni fakturerar och tar emot betalningar via kort, bör ert anmälningssystem säkerställa att beställningarna alltid är avstämda mot betalningarna. Då slipper ekonomimanuellt matcha banktransaktioner mot fakturor eller kortbetalningar.
Resultatet? En redovisningsdröm: En uppdaterad reskontra, så att ni kan följa upp alla obetalda fakturor.
Slutsats
Lägg en stabil grund. Involvera ekonomiavdelningen tidigt i planeringen och sätt upp en tydlig kontoplan. Utnyttja all funktionalitet som finns för fakturering och redovisning i ert bokningssystem – eller överväg att skaffa ett anmälningssystem som minskar felkällor, automatiserar uppgifter och sparar er tid och pengar.
Om budget- och redovisningsarbetet görs rätt blir det en värdefull källa till insikt för både arrangörer, ekonomer, eventansvariga och beslutsfattare – när ni ska rapportera om genomförda evenemang eller planera framtida events.
Önskar du ett anmälningssystem som sparar tid på administrativa uppgifter och gör dina kollegor på ekonomiavdelningen nöjda? Boka en demo med oss!
Lycka till med ditt evenemang!
