1. Fler deltagare
Fysiska möten är inte bara kostsamma för eventarrangörer utan även för deltagare. Direkta kostnader förstås, men framför allt tid som måste ställas mot alternativa värdeskapande aktiviteter. Med digitala möten behöver man inte resa, övernatta eller delta i delar av eventet som man är ointresserad av. Det gör det mycket enklare att bestämma sig för att delta. Särskilt om man får möjlighet att påverka när man vill delta, t ex genom att förinspelade presentationer kompletteras med flera live-chattar med talaren vid olika tidpunkter. Digitala event med program och upplevelser som anpassats till det digitala formatet attraherar därför ofta många fler än motsvarande fysiska event. Bland annat av dessa skäl överväger några av Delegias kunder att i framtiden helt ersätta vissa återkommande fysiska event med digitala.
2. Nya målgrupper
Digitala event kan göras mer flexibla än fysiska, varför det ofta finns möjlighet att mer precist anpassa dessa även till nya målgrupper. Yngre målgrupper, dina framtida kunder, var dessutom i ökande utsträckning skeptiska till resande redan innan pandemin. Oviljan grundas såväl i klimatoro som i minskad förståelse för resandets tidsslöseri när man växt upp med digitala medier som främsta kommunikationsplattform. Med geografi som irrelevant faktor når man också nya målgrupper, samtidigt som detta för många organisationer är en viktig demokratiaspekt.
3. Högre kvalitet med bättre talare
Redan före pandemin, deltog talare i ökande utsträckning via videolänk och med förinspelade presentationer. Det är avsevärt lättare och billigare att attrahera bra talare när dessa inte behöver lägga mängder av tid på resor och hotellvistelser, för att sedan på plats bara hålla något eller några anföranden. Förinspelad video och chatt-dialog med talaren (video eller text) kan spridas över fler tillfällen och då bidra till bättre kontroll för arrangören, mer högkvalitativ upplevelse för besökaren och en lugnare situation för talaren. Med nödvändighet utvecklas nu också vanan att sitta i helt digitala paneler snabbt, samtidigt som digitala evenemang med kort varsel kan anpassas efter omvärldsförändringar och dagsaktuella nyheter.
4. Professionellt PR- och marknadsföringsmaterial
Fysiska möten kostar ofta stora pengar. Nu kan dessa medel i stället satsas på en professionell digital mötesplattform och högklassigt digitalt innehåll. Sådana satsningar kan anpassas mycket väl till andra digitala kanaler som hemsida, sociala medier och digital annonsering. Högklassiga video-budskap och referensuttalanden från text- och video-chattar ger liv även till dessa kanaler och satsningen får därmed en livslängd som sträcker sig långt utöver det digitala eventet i sig.
5. Utmärkta mätmöjligheter
Fysiska möten har stora begränsningar i hur man kan följa deltagarbeteenden och värdera olika insatsers effektivitet. De avsevärt större möjligheterna att i den digitala miljön mäta olika former av deltagande och interaktion gör att man kan få en mycket klarare bild av målgruppernas preferenser och nyttan av olika aktiviteter. Detta innebär stora möjligheter att prognosticera olika utfall och ROI-optimera sina insatser för större effekt eller högre kostnadseffektivitet. Insamlade data kan också skäras och detaljstuderas för större insikter även på mer detaljerad nivå.
6. Fler kvalitativa kontakter
Event fyller en mycket viktig funktion som kontaktskapare mellan människor och detta kan ytterst vara det avgörande skälet för många att delta. Det informella mingel-formatet på fysiska event är mycket uppskattat, men personer med en extrovert läggning gynnas också påtagligt varför många potentiellt viktiga kontakter aldrig uppstår. Att hitta de rätta kontakterna i bruset av ett stort mingel gör också att alla behöver röra sig snabbt och att kvaliteten i kontakterna i huvudsak då behöver etableras först i efterföljande aktiviteter.
Att flytta känslan av ett mingel och dess slumpmässiga möten från den fysiska till den digitala miljön är inte lätt, men å andra sidan kan man i denna miljö markant öka sannolikheten för givande kontakter genom att fylla mindre digitala mötesrum med personer som har liknande intressen. Tydliga krav på mötesdisciplin (typ räcka upp handen) ger fler möjlighet att få ordet i en sådan miljö. Fokuset på varje person som då talar, gör att det som sägs också har större möjlighet att nå fram till övriga deltagare i ”rummet”. De kontakter som etableras blir därmed av högre kvalitet, eftersom man i uppföljande individuella möten har med sig en tydligare bild både av person och budskap.
För att samla personer med liknande intressen behövs en fysisk eller digital matchmaking-funktion, och inledande frågeställningar behövs för att verkligen sparka igång diskussionerna i rummen.
7. Utveckla framtida mötesformat
Du står inför ett vägskäl. Det dök nog upp snabbare än du hade förväntat dig.
Din organisation har kanske sedan länge använt digitala verktyg för interna möten och visste att så småningom behövde även de externa eventen i större utsträckning digitaliseras. Av klimatskäl, av effektivitetsskäl och för att attrahera nya digitaliserade generationer. Att träffas fysiskt är dock viktigt för människor och att inte ha den möjligheten, särskilt när det gäller viktiga kund- eller partnerkontakter, kändes mycket osäkert. Så ni testade bara lite smått med webinarier i heldigitalt eller hybridformat (digital uppkoppling mot fysiskt event) och behöll alla större fysiska event fysiska.
Just nu är det plötsligt högst tveksamt att arrangera några större fysiska event alls. Även för slutna event där man kan ha fler än 50 deltagare, är frågan hur många som faktiskt vill delta. Så nu gäller det att passa på, när den stora möjligheten har uppstått att testa hur de framtida mötesformaten kan engagera för att attrahera, utan risken att hamna på efterkälken! Tvärt om, den som agerar vinner poäng redan nu och förbereder sig samtidigt för en framtid med fysiska, heldigitala, hybrid- och multisite-event.
Vänd på perspektivet, agera och vinn!
Kontakta oss!
Du är hjärtligt välkommen att kontakta oss på Delegia om du vill få inspiration och hjälp med ert digitala möteskoncept. Eller behöver en digital mötesplattform som grundas i ett välbeprövat och mycket flexibelt administrativt systemstöd med hög säkerhetsnivå. Eller vill titta på vår funktionalitet för t ex interaktivitet vid digitala möten, matchmaking, beslutsmöten etc.
Vi är mycket öppna för sådana diskussioner, har funnits i branschen i nästan 20 år och kan vi inte hjälpa till med något själva hittar vi oftast andra som kan.
Christer Persson, VD
christer.persson@delegia.se
web.delegia.se
