Erik Engström InvitedeskVi får tag på Erik Engström, affärsområdeschef och ansvarig för affärsutveckling i Norden för InviteDesk, några dagar efter ett stort event där deras verktyg skött hela processen från inbjudan till uppföljning.
Eventeffect: Vem vinner på att uppgradera till ett riktigt event-verktyg?
Erik Engström: Jag skulle säga att alla som arrangerar minst 8 – 10 event per år kan minska sin administration rejält och tjäna på att investera i ett eventverktyg. Event ska vara roligt, bygga relationer och skapa affärer, inte knäcka dig med massa administration!
Så fort du arrangerar event med många olika komponenter som många deltagare, flera dagar och olika programpunkter börjar det bli svårt att manuellt ha koll på allt. Event tar också tid och kostar pengar där ett eventverktyg kan hjälpa till att minska både administrativ tid och hjälpa till att höja effekt och ROI, vilket förstås är bra för affärerna.
Eventeffect: Hur kan processen se ut?
Erik: I ett bra molnbaserat all-in-one eventverktyg går det att lägga in olika behörighetsnivåer för företagets olika avdelningar som är involverade i eventet. Säljarna ska kanske kunna bjuda in kunder och ha koll på vilka som anmäler sig medan marknad och kommunikation sköter layout, innehåll, uppföljning med mera och har koll på flödena.
Allt sker i realtid och är tillgängligt för alla med access i varje steg av processen. Då är det mycket lättare att evenemangen blir fullbokade med rätt deltagare och med en högre ROI! På InviteDesk har vi skapat mycket funktionalitet i verktyget och har både en mobilapp- och datorversion som gör att alla i teamet lätt kommer åt informationen man behöver när som helst och var som helst. När till exempel sälj och marknad kan samarbeta blir resultatet som kommer ut av eventet bättre. Att det också är roligare att genomföra event när flera delar av bolaget sluter upp och arbetar tillsammans är förstås en positiv bonuseffekt!
Eventeffect: Ge oss ett exempel!
Erik: Så fort ett företag jobbar med nätverkande aktiviteter är det viktigt att ha ett bra eventverktyg. Funkar inte eventprocessen kan det lätt bli negativt för varumärket i stället för tvärtom. Våra kunder är bolag i alla storlekar över hela Europa. Det kan till exempel vara eventbolaget som arrangerar event åt sina slut-kunder eller storföretagets hantering av kundkonferenser, de interna personalmötena eller kanske relationsbyggande frukostseminarier.
”Så fort ett företag jobbar med nätverkande aktiviteter är det viktigt att ha ett bra eventverktyg. Funkar inte eventprocessen kan det lätt bli negativt för varumärket i stället för tvärtom.”
Det kan också vara det medelstora företaget som går in som sponsor till ett fotbolls- eller ishockeylag för att skapa kundaktiviteter kring hemmamatcherna. Säg att det i sponsorpaketet ingår att företaget får 20 biljetter per hemmamatch och det kommer spelas 30 hemmamatcher under säsongen. Till dessa matcher vill man förstås bjuda in sina viktigaste kunder! I eventverktyget kan de skapa en företags-brandad inbjudan, påminnelsemejl och tackmejl och göra en utvärdering och uppföljning för att räkna hem ROI. Företaget har hela tiden koll på vem som var på vilka matcher och kan undvika att samma personer går varje match.
”Helt plötsligt har sponsringen som kanske inte genererade några affärer eller intäkter blivit en mycket affärsdriven kanal.”
Företaget kan koppla verktyget till sitt CRM och har då skapat en ny lead-generation-kanal som sedan bearbetas av säljavdelningen. Helt plötsligt har sponsringen som kanske inte genererade några affärer eller intäkter blivit en mycket affärsdriven kanal. I verktyget kan man sätta mål och sedan mäta utfall vilket innebär att man får kontroll på effekten av sin event-marketing-strategi.
Eventeffect: Kan eventverktyget integreras med befintliga system?
Erik: Absolut! Många eventverktyg går att koppla ihop med de system företagen redan jobbar med. InviteDesk har till exempel kopplingar till CRM-system och MA-system som Adobe Marketo, Salesforce, Microsoft Dynamics och Hubspot. Trots att företag redan har stora system som de ovan nämnda väljer de ofta att koppla på ett eventverktyg som är speciellt framtaget just för eventmanagement. En koppling mellan företagets CRM och ett proffsigt eventverkyg skapar nya kanaler för försäljning och marknadsföring.
Eventeffect: Går det att lägga in en betalfunktion i inbjudan?
Erik: Ja då, det går i de flesta system. Vi har valt att samarbeta med Stripe, som erbjuder enkla, skräddarsydda betalningsalternativ.
Eventeffect: Avslutningsvis, är det något annat man ska tänka på om man funderar på att investera i ett eventverktyg?
Erik: Ja, det är att komma ihåg att säkerställa att det ingår kundsupport i upplägget med eventverktyget. Och att den är bra. Kom ihåg att be om referenser för att säkerställa att det är så bra som leverantören säger.
MER OM:
InviteDesk är en intuitiv all-in-one lösning som hanterar stora som små, fysiska, digitala och hybrida evenemang för ökad ROI och avsevärt minskade administrationskostnader.
