Helena Österberg Foto: Minnesota Communication
Helena Österberg är Account Director på Minnesota Communication och en av de fem nominerade till Narren – Stora Eventpriset 2025.
Den 4 juni i Stockholm i år var hon, tillsammans med Visit Sweden, initiativtagare till att genomföra Nordens första Svanenmärkta event när Nordic Tourism Conference ägde rum. Här berättar hon hur de lyckades trots egentligen omöjliga tidsramar och så ger hon tre tips till de som också vill skapa hållbara event.
Grattis! Hur känns det?
– Jag blev både väldigt överraskad och väldigt glad! Att få en nominering för något som i grunden handlade om att göra rätt sak, tillsammans med fantastiska kollegor och Visit Sweden, känns verkligen fint. Och att hållbarhetsarbetet dessutom uppmärksammas på det här sättet betyder mycket, både för oss och för utvecklingen i branschen.
Vad är du mest stolt över?
– Jag är mest stolt över att vi vågade sätta ribban högre än vad som först kändes rimligt tidsmässigt. Det hade varit enkelt att backa, men vi bestämde oss för att köra hela vägen och det resulterade i Nordens första Svanenmärkta event! Att vara den byrå som producerade det känns stort, framför allt för vad det betyder för branschen i stort.
Allt som uppmärksammar hållbara event driver utvecklingen framåt.
Berätta lite kort om dig!
– Jag har jobbat i event- och resebranschen i snart 30 år – från SJ och American Express till incomingbyrå och nu Minnesota. Som uppvuxen i en företagarfamilj har drivet att skapa affärer alltid funnits där, men det var själva processen som fångade mig – att jobba i team, se idéer ta form och skapa upplevelser som faktiskt betyder något.
Något jag verkligen uppskattar är att få följa våra kunder på deras resa, att förstå deras verksamhet, utmaningar och möjligheter och sedan få vara med och forma hållbara upplevelser som gör skillnad. Det känns viktigare nu än någonsin!
Ta oss med på resan mot det första Svanenmärkta eventet i Norden!
– Allt började vid middagen på Gyllene Hjulet. Där råkade jag hamna bredvid några från organisationen Svanen. De berättade att lanseringen av deras nya eventcertifiering skulle ske dagen före vårt event med Visit Sweden, och där och då föddes idén.
Då hade vi ungefär sex veckor kvar till genomförandet. Det skrämde mig inte just då, vilket det kanske borde ha gjort, för alla som jobbar med event vet hur avgörande tiden är – men under processens gång, ja, det är klart att jag svor både en och två gånger… Ändå kändes det hela tiden självklart. Det här ska vi göra.
Och här måste jag verkligen lyfta Visit Sweden. Utan deras mod och tydliga hållbarhetskrav hade det här aldrig varit möjligt. När vi väl tryckte på startknappen hade vi i praktiken tre veckor på oss att klara en certifiering som normalt tar betydligt längre tid. På pappret helt omöjligt, men tack vare deras engagemang och våra samarbetspartners som ställde upp helhjärtat lyckades vi hitta lösningar i varje steg.
Utfallet talar för sig självt. Vi fick vår Svanenmärkning och efteråt har intresset varit stort med mycket frågor och inspel från branschen. Det viktigaste är egentligen inte certifikatet i sig, utan att fler nu vill ta steg i samma riktning. Det är då det börjar hända saker.
Minnesota har tagit ett event till att bli Svanenmärkt. Vad krävs för att nå dit?
– Att man tar helheten på allvar. Svanen granskar allt: energi, material, transporter, meny, kommunikation, spill, avfall, social hållbarhet. Det går inte att ”göra lite” och hoppas att det räcker. Det är en rejäl process och det är precis så det ska vara. För oss blev licensen ett kvitto på att vårt sätt att arbeta faktiskt håller för granskning i alla led.
Och hur får man med hela eventorganisationen på hållbarhetståget?
– Jag tror mycket handlar om att göra det begripligt och meningsfullt. Vi var noga med att berätta om varför vi gör det här, inte bara vad som behövde göras. Vi involverade kunder, medarbetare och partners från första stund och deras delaktighet var helt avgörande. Ingen vill känna sig kontrollerad, men alla vill känna sig delaktiga och stolta.
När team, medarbetare och partners såg att deras insatser faktiskt gjorde skillnad ökade engagemanget snabbt. Det blev ett gemensamt projekt snarare än ett krav uppifrån.
Märkte deltagarna att eventet var Svanenmärkt?
– Det viktigaste för oss var att det inte skulle kännas som att vi kompromissade på upplevelsen. Många tror att hållbarhet innebär att något tas bort, men så behöver det inte vara. För oss handlade det om genomtänkta val i varje steg – från meny och material till scenografi, transporter och kommunikation.
Det deltagarna framför allt märkte var helheten. Ingenting var slumpmässigt. Allt var genomtänkt och konsekvent genomfört. Hållbarhet var inte ett tema, utan ett sätt att arbeta på.
Kan du ge tre konkreta tips till andra som också vill miljömärka sina event?
- Våga börja även om processen känns stor. Man växer in i den.
- Jobba nära partners. De sitter på halva lösningen.
- Kommunicera mer än du tror behövs. Det skapar trygghet och driv.
Avslutningsvis – vilken låt beskriver känslan bäst när du fick veta att du var nominerad till Narren – Stora Eventpriset?
– ”Happy” med Pharrel Williams!
Fakta om Helena:
-
- Verksam inom område: Kommunikation, event
- Titel: Account Director
- Antal år i din roll: 10+
- Familj: Dotter
- Första eventet du fixade: När jag var 6 – 7 år arrangerade jag och min syster ”event” hemma för hela släkten. Vi gjorde biljetter, byggde scen, skrev manus och stod själva för alla ”framträdanden”. Vi ville att gästerna skulle bli wow:ade, och kanske var det just där fröet till allt det här såddes.
Ett urval av tidigare vinnare:
Åsa Johansen, Lotta Giesenfeld Boman, Ahmed Abdirahman, Micke Darmell, Mia Törnblom, Charbel Gabro, Aida Winnerström, Mark Levengood, Micael Bindefeld, Hans Rosling, Tilde de Paula.
Av: Sophia Loader
