Eventeffect möter Coffy Stenius i en av 7A Posthusets stora möteslokaler, mitt i centrala Stockholm. Det är lätt att komma i rätt stämning. Högt i tak, flexibla ytor och ett hus som redan är riggat för möten, samtal och stora idéer.

– Det är något särskilt med Posthuset. Här finns plats för både energi och fokus, säger Coffy och blickar ut över lokalen.

En lång resa i mötesbranschen

Coffys karriär i event- och mötesindustrin började tidigt. Direkt efter gymnasiet klev han in på 7A Strandvägen som kvällsansvarig – ett uppdrag han hade under flera år. Därefter tog han med sig erfarenheterna till Kapitel 8, där han arbetade i tre år som restaurangansvarig.

Efter pandemin återvände han till 7A, den här gången till 7A Posthuset, där han idag är konferensansvarig och ansvarar för att arrangörer, talare och gäster får ett så smidigt och professionellt genomförande som möjligt.

– Jag har varit delaktig i hundratals konferenser och event genom åren. Det gör att man ganska snabbt ser mönster – både i det som funkar och i det som ställer till det.

Ett möteshus med stora möjligheter

7A Posthuset är en av Stockholms största mötesanläggningar, strategiskt belägen vid Vasagatan intill Centralstationen. Huset rymmer över 20 mötes- och konferenslokaler, stora öppna ytor för mässor och utställningar samt modern teknik för både fysiska och hybrida event.

7A driver även 7A Strandvägen och 7A Odenplan, vilket gör dem till en av de mest etablerade aktörerna i Stockholm, med 20 års erfarenhet inom möten och konferenser.

”Vore kul att få göra mer storslagna firanden för företag och organisationer – våra lokaler är perfekta för det”.

Mässor är roligast

När Coffy pratar om vilka typer av event han själv uppskattar mest råder det ingen tvekan.

– Mässor är roligast. Det är massor av härliga kontakter med utställarna, roliga produkter och mycket liv i lokalerna. Det händer saker hela tiden.

Men oavsett om det handlar om en mässa, en konferens eller ett internt företagsevent finns det vissa klassiska misstag som återkommer.

Vanliga misstag vid konferenser och event

Enligt Coffy är det sällan ambitionen saknas – snarare tvärtom.

– Konferensarrangörernas överambition är ofta genomförandets största hot.

Här är några av de vanligaste missarna han ser:

• Ansvariga vill pressa in för mycket i programmet.
• Arrangören ändrar detaljer i sista minuten, vilket ofta skapar stress in i eventet.
• Arrangören glömmer att vara tillgänglig för utställare, gäster och talare.

– Ett späckat schema utan luft gör att både energi och upplevelse går förlorad.

Coffy Stenius bästa tips för ett lyckat event

Efter många år i branschen har Coffy samlat sina viktigaste lärdomar. Här är hans mest konkreta råd till dig som arrangerar konferens eller event.

1. Sätt energin direkt

• Öppna mötet med en moderator eller person som ger energi från start.
• Första intrycket sätter tonen för hela dagen.

2. Planera in pauser – på riktigt

• Se till att ha många pauser under dagen.
• Det är under pauserna nätverkandet sker och energin byggs upp igen.

3. Förenkla det tekniska

• Lägg alla presentationer i en gemensam PowerPoint.
• Skicka in materialet senast dagen innan för att slippa stress på plats.

4. Skapa interaktion med deltagarna

• Lägg in interaktiva inslag som Menti eller bikupor.
• Ställ frågor, bjud in till dialog och interagera aktivt med publiken.

5. Tänk på helheten – inte bara programmet

• Le och säg hej redan vid registreringen.
• Informera tydligt om toaletter, tider och utrymning.

6. Avsluta dagen på ett smart sätt

• Summera dagen och knyt ihop innehållet.
• Uppmana deltagarna till fortsatt kontakt, exempelvis via LinkedIn efter minglet.

När något inte går enligt plan

Avslutningsvis delar Coffy med sig av tre personliga råd som han alltid bär med sig:

• Ha kul – det smittar av sig.
• Pressa inte in för mycket i programmet.
• Våga ta det lugnt när något händer – sänd ut trygghet.

– Blir arrangören stressad märks det direkt. Tar du det lugnt, gör publiken det också.

Tre anledningar att välja 7A Posthuset

Enligt Coffy finns det tre tydliga skäl till varför så många arrangörer väljer – och återvänder till – 7A Posthuset:

1. Supersnabb service.
2. Grymt flexibla lösningar med flera mötesrum i varierande storlekar.
3. Lokaler som fungerar för alla typer av event – och möjlighet att hålla på långt in på natten utan att störa boende.