Med lång erfarenhet från evenemangs- och arenavärlden både nationellt och internationellt var Anna Bauer en av de drivande krafterna bakom uppbyggnaden av Sveriges senaste evenemangsarena; Scandinavian XPO. Samtidigt som pandemin slog till med full kraft stod ”Nordens närmaste mötesplats” redo för stora komplexa evenemang.
– Det var en start som jag inte kunde påverka. Vi fick snabbt ställa om, hitta lösningar och jobba agilt med tre månader som längsta scenario. Man visste ju ingenting men jag kämpade varje dag med tron om att vi snart skulle mötas, flyttade fram våra bokade kunder och höll fast i känslan av att vi gick mot bättre tider.
Medan padel spelades i lokalerna under pandemin kontrakterade arenan stora evenemang som skulle genomföras. Från padelbanor i augusti 2021 till regeringsmöten, partikongresser, branschmässor en månad senare var startsträckan noll och intet. Redan våren 2023 genomfördes 118 möten, 14 av dem högnivåmöten, för Sveriges Ordförandeskap i EU:s Ministerråd. Sveriges två första NATO-möten hanns med också.
Att skapa ett starkt team på extremt kort tid, garantera en toppleverans utan de barnsjukdomar som vanligen kommer med en arenaöppning ställde höga krav på ledarskap.
– För att behålla en flexibilitet i osäkra tider byggde vi ett helt prestigelöst team med få anställda och med de bästa konsulterna i branschen. Högt till tak, varje roll lika viktig, ett kugghjul som snurrade 24/7. Jag gjorde ingen skillnad på anställd eller konsult och snabbt fick vi till en öppenhet, ett engagemang och en stark tillit till vad vi var kapabla att leverera i en helt oförutsägbar tid.
Med tiden, fem år har gått, har mängder av produktioner passerat igenom arenan och Anna kan inte nog beskriva lyckan över vad som hittills levererats av teamet på Scandinavian XPO.
– Att vara omgiven av medarbetare som brinner för upplevelser precis som jag och som är beredda att ”göra det lilla extra” är fantastiskt. Vår arbetsglädje och teamkänsla smittar även av sig till våra kunder som återkommer år efter år.
Senaste resultatet på medarbetarundersökningen på XPO visar på 94% trygghet i teamet, 98% engagemang och en NPS Score på +40 (-100 till +100), en siffra som Anna är stolt över.
– Om vi som jobbar här mår bra och får ihop vårt livspussel trots hårt arbete så mår verksamheten bra och affären blir i slutändan bra.
Att hitta tid för vila och återhämtning för medarbetarna är en självklar del av planeringen kring projekten och tilltron till vikten av balans är hundraprocentig. Inga möten planeras till måndagar och fredagar, inte före kl 09 eller efter kl 16 om det inte är ett ”måste” på grund av en kund. Öppenhet, dialog, glädje och samtidigt tydlighet kring leverans, mål och riktning är nyckelord som på kort tid byggt tillit i den slimmade organisationen som framgångsrikt gjort sig till en lysande stjärna på den nationella så väl som internationella mötesscenen.
Om Scandinavian XPO:
Scandinavian XPO är en mötes- och evenemangsarena fem minuter från Arlanda. Här finns stora, flexibla och lyxigt inredda möteslokaler för möten från 150-5000 personer. Med hög säkerhet, ett kök i världsklass och 1500 hotellrum i närområdet lämpar sig anläggningen för både stora och små möten med höga leveranskrav.
