Läs Antoni Lacinais senaste krönika om virtuella möten och alla dess utmaningar. Artikeln vänder sig till dig som har mötesanläggningar eller är mötesbokare med nyfikenhet på framtidens nya mötesteknik.

De flesta möten sker inte som stora kongresser eller konferenser, utan som möten med färre deltagare, där många bokar ett mindre rum hos er för en halvdag.

Att förbereda och leda fysiska möten är svårt…
Även om du som rådgivare för mötesanläggningen varit superbra på att erbjuda exempelvis rätt rum och rätt mat, så är det svårt.

Dina kunder ska ha planerat syftet med mötet i förväg och skickat inbjudan till relevanta deltagare. När de leder mötet ska de vara tydliga och involverande. Mötet ska också leda till de slutsatser som de i förväg satt upp. Det är inte helt enkelt.

Att leda virtuella möten är ännu svårare
Under det virtuella mötet är deltagarna plötsligt någon annanstans: Ibland kan deltagarna inte se varandra och då har de ingen aning om vad alla gör, tekniken lever sitt eget liv, deltagarna glömmer mötet eller kommer sent och pinkoder försvinner. Telefonens batteri kan också ta slut, bilden på webmötet hackar när väl loginen fungerar, videolänken strular, några glömmer att trycka på mute, vilket gör att bakgrundsljud som vägarbeten, barnskrik, hundskall och skratt hörs väldigt tydligt. Ja, listan kan göras lång och vid den här tidpunkten är mötesledaren ganska stressad.

Hjärtat pumpar på, kortisolet sprayar hjärnan och minskar din förmåga till analys och öppenhet. Jag kan fortsätta länge till, men jag tror att du hänger med. Förmodligen har du själv upplevt detta. Det är nu du hoppas att inte en enda kund som bokar rum hos dig, frågar om du kan bistå med tekniken för telefon-, webb-, eller videomöte.

Så, är virtuella möten ett hot eller en möjlighet för mötesbranschen?
Jadu…det beror på. I dag sköter de flesta företag sina virtuella möten på hemmaplan. Där finns konferenstelefonen och eventuellt videoutrustningen. Då fler möten kommer innehålla deltagare på distans i framtiden, så kommer mötesanläggningar att riskera en mindre och mindre bit av möteskakan. Ett klart hot.

Om ni som mötesanläggning istället kan lära er tekniken bättre än vad kunden själv gör, så har ni en Unique Selling Point. Ni kan erbjuda en moderator och ett optimerat rum. Kunder är beredda att betala för att bli av med magont, huvudvärk och andra stressymptom. Kan du göra livet enklare för dem så har du en trogen kund.

Virtuella möten kommer inte att försvinna.

Hot eller möjlighet? Du bestämmer.

Av: Antoni Lacinai