Vi går in i 2021 med nya utmaningar till mötes. Avgörande för hur väl man lyckas möta dessa blir hur snabbt man kan anpassa sig till de nya förutsättningar som coronapandemin har skapat – en förmåga kongressarrangörer tack och lov har tränat på sedan länge.

Vi visste alla att det är en snabbt föränderlig värld vi lever i. Trots det hade ingen kunnat tro att en pandemi skulle kunna förändra allt så snabbt och att mötesbranschen skulle få ställa in så gott som alla fysiska sammankomster från en dag till en annan.

– Helt plötslig behövdes enorma steg tas för att planera för helt digitala kongresser. Samtidigt som de flesta fortfarande var i chock var alla tvungna att arbeta mer effektivt än någonsin och lära sig mycket nytt, säger Martina Käck, expert på internationella möten och delägare på Meetagain Konferens, PCO (Professional Congress Organiser).

Hon fortsätter:

– De flesta kongressarrangörer trodde dock redan innan coronapandemin slog till att hybridmöten skulle vara framtiden och hade redan börjat titta på effektiva plattformar för kongresshantering. Digitalisering av kongresshanteringen och att utbilda personalen i detta var redan en stor del av affärsutvecklingsplanerna.

Snabb anpassning – helt avgörande framåt

Att sända delar av kongresser digitalt är något Meetagain som PCO har gjort sedan länge, men det nya är att hela kongresser nu genomförs digitalt. I ”normala” tider tar en PCO ett helhetsgrepp kring konferenser och kongresser. Det innebär ett tätt samarbete med kunden kring planering och genomförande där saker snabbt kan ändras. Ansvaret innefattar allt från deltagarhantering, lokal- och hotellbokningar, programläggning, bemanning på plats, sociala arrangemang till ekonomi, budgetarbete och hela konceptlösningar med projekt- och produktionsledning.

– Nu i dessa tider när större möten genomförs helt digitalt har vi ett övergripande ansvar för helheten kring produktionen. Vi har verkligen anpassat oss snabbt – ibland när vi ser tillbaka är det svårt att ta till sig hur mycket vi har utvecklats och hur mycket vi har åstadkommit under så kort tid, konstaterar Martina Käck och avslutar:

– Hur snabbt vi kan anpassa oss till vår nya verklighet med dess speciella utmaningar blir avgörande framåt för oss i mötesindustrin. När pandemin upphör kommer vi att se tillbaka på denna period som en tid där vi tillsammans med våra uppdragsgivare tog ett enormt stort kliv framåt!

Mötesindustrins största utmaningar 2021 enligt Meetagain:

· Ändrade resmönster – vi tänker igenom hur och vart vi reser, speciellt internationellt (om vi alls reser)

· Rättfärdighet av val och betydelse för destinationen – var en konferens eller kongress väljer att läggas kommer att få än större betydelse för såväl destinationen som för valet av den

· Hållbarhet – aktivt arbeta för att hitta sätt att behålla personal och kunder

· Aktuell kompetens – uppgradera kunskaper genom ständig utbildning

· Tillämpa innovation och teknik i dagliga arbetsprocesser

· Kreativitet i förhandlingar – till exempel föreslå nya tjänster, nya affärsmodeller samt tillhandahålla flera varianter av budgetar (hybrid/digitalt/fysiskt)

· Att hålla alla friska – den kanske största utmaningen av alla!

Vill du höra mer om vad Meetagain kan göra för er?

Kontakta gärna Martina Käck, marknadsansvarig/senior projektledare för internationella konferenser/kongresser/delägare i Meetagain Konferens.

Tfn: +46 8 664 58 00
E-post: martina@meetagain.se
Hemsida: www.meetagain.se