På bild: Helene Nilsson, projektledare på Meetagain Konferens ABVem är du och vad jobbar du med?
Jag jobbar som projektledare på Meetagain Konferens där jag hjälper uppdragsgivare att planera och genomföra konferenser, kongresser, möten och event.
Varför har du intresserat dig för mötesdesign?
Jag märker att mina kunder upplever svårigheter att ställa om fysiska konferenser till digitala format. Det som fungerar på det fysiska mötet passar inte alltid det digitala upplägget. Här kommer min roll som projektledare in i bilden. Jag får möjlighet att vägleda och agera bollplank för att mina kunder ska nå ut med sitt budskap. Innehåll, struktur och framförandet måste anpassas för ett digitalt möte för att underlätta för deltagarna att ta till sig av innehållet. I januari deltog jag i utbildningen IAPCO Virtual Edge som anordnades av IAPCO (The International Association of Professional Congress Organisers). Här fick jag en inblick i hur vi bör beakta bakomliggande faktorer som deltagarnas inlärning, fokus och minne när vi skapar innehåll till ett möte. Allt för att skapa upplevelser som engagerar deltagarna.
Varför är det så svårt att upprätthålla deltagarnas fokus i ett digitalt möte?
Helt enkelt för att mötet inte är tillräckligt engagerande. Det är en utmaning att upprätthålla deltagarnas uppmärksamhet och fokus under en heldagskonferens och det kräver en hel del av föreläsarna. Forskning visar att i början av en digital föreläsning är deltagarnas fokus högt men det sjunker snabbt och efter bara 5 minuter är det många av deltagarna som har tappat fokus så pass mycket att de har svårt att redogöra i efterhand för vad som sades. Föreläsarens uppgift blir att bibehålla deltagarnas fokus och det kan göras på flera sätt.
Hur upprätthåller man deltagarnas uppmärksamhet hela vägen genom ett digitalt möte?
Först och främst handlar det om hur man strukturerar upp innehållet. Ofta har föreläsarna alldeles för mycket information som de vill förmedla och då blir det viktigt att ställa sig frågan; vad är det absolut viktigaste budskapet att få fram inom den angivna tidsramen? Ett konkret tips är att dela in innehållet i tre delar, så kallad ”chunking technique”. Tänk början, mitten, slutet och lägg därtill övergångar däremellan så det skapar en berättelse. Den här tekniken gör innehållet mer hanterbart och lättare att ta in.
Att lägga in omröstningar och tillfällen att ställa frågor vid flera tillfällen under föreläsningen skapar en dynamik och får deltagarna att interagera vilket i sin tur skapar engagemang.
En annan aspekt att beakta är hur vårt minne fungerar. Forskningen säger att inom 48 timmar har vi glömt upp mot 80% av det vi lärt oss. Men det finns tekniker för att få oss att minnas mer. Genom fler och kortare föredrag, helst inte längre än 25 minuter, och genom att erbjuda möjlighet till att reflektera och diskutera ett ämne minns vi innehållet bättre. Att dela upp och sprida ut innehållet över tid skapar också bättre förutsättningar för deltagare att ta till sig innehållet. Med digitala eventplattformar finns möjlighet att skapa interaktion och diskussion inte bara under mötet utan även före och efter.
Hur applicerar du dina kunskaper i din roll som projektledare?
Mina kunder vänder sig till mig för att få råd i hur de kan anpassa sitt möte för att passa det digitala formatet. För mig är det viktigt att ta vara på det förtroendet genom att lära mig så mycket som möjligt om hur vi människor fungerar när vi ska ta till oss ny information. Då kan jag också vägleda mina uppdragsgivare i upplägg och struktur av mötet. Vårt fokus som möteskonsulter är att lyfta digitala konferenser, kongresser, möten och event till en helt ny nivå i den digitala mötesvärlden.
