Sponsorchefen: “Eventet gick från kostnad till intäktskälla”

Att vända en kostnad till en kassako. Låter det för bra för att vara sant? Men det går! Läs hur sponsorchefen Maria och hennes team gjorde.

Svårt att få ihop budgeten

Sedan flera år tillbaka ansvarar Maria och hennes team för två lopp som arrangeras varje år i en mellanstor svensk stad. Loppen är uppskattade med deltagare i alla åldrar och bidrag från både kommunen och lokala företag gör att deltagaravgifterna för löparna hålls nere. Men för Maria som arrangör blir det svårare för varje år att få budgeten att gå ihop när ljud, ljus, underhållning, scen och tekniker ska köpas in. Och efter pandemin har dessutom många av leverantörerna de tidigare jobbade med försvunnit från marknaden.

Midnattsloppet gav idén

En av Marias kollegor hade varit i Stockholm och sprungit Midnattsloppet. Där, längs banan, stod en mobil scen från en av loppets sponsorer med coolt ljus, bra ljud och skön musik från en DJ. På måndagsmötet berättade hon om detta för teamet. Efter lite research hittade de leverantören av den mobila scenen och kom i kontakt med the Rolling Stage.

Veporna runt scenen = intäkter

Många mobila scener på marknaden är för stora för de som arrangerar till exempel idrottsevent med två till tre tusen deltagare. Men här passar de mobila scenerna från the Rolling Stage perfekt.

El, ljud, ljus, scen och tekniker ingår och som arrangör slipper du dessutom att samordna flera olika leverantörer. De 33 m2 stora exponeringsytorna runt scenen kan du som arrangör ta betalt för från eventets sponsorer och på så sätt täcka dina kostnader. Det blir inte mycket smidigare än så här!

Så här använder Maria och hennes team den mobila scenen:

Välkommen – Speakern välkomnar alla, berättar om programmet och allmän info. Anläggningen är trådlös så vill speakern gå runt i publiken går det.

Uppvärmning – Före start körs uppvärmningen från scenen.

Startskottet – Loppets programvärd startar loppet med startpistolen.

Underhållning – Programvärden bjuder på musik, pepp och löpares olika mellantider från scenen.

Prisutdelning – Självklart prisutdelning med bra musikinslag och trumvirvlar efter loppet!

Intervjuer – Efteråt intervjuas vinnarna i de olika klasserna på scenen.

After Run – Loppets DJ släpper loss och bjuder löpare och alla andra på underhållning.

Fotobakgrund – Löparna kan fota sig framför sponsorernas vepor runt scenen.

Så här bokar du

En mobil scen bokas helst minst fyra veckor före planerat event och tillsammans kommer ni överens med the Rolling Stage om design på scenen, veporna och ljuset. På eventdagen riggas den mobila scenen upp på 20 minuter men finns tiden är the Rolling Stage på plats två timmar före eventet och när allt är över är den mobila scenen nedriggad på en timme.

Detta ingår när du hyr en mobil scen
– Mobil scen med 12,5 m2 scenyta- Ljud- och ljusteknik
– Montering
– Tekniker under eventet

Vad kostar det?
Hyra av en mobil scen från the Rolling Stage kostar 19 000 kr plus moms per event och dag. Då ingår teknik, ljus och tekniker på plats. Vill du ha vepor i egen design tillkommer 6 500 kronor + moms. Gör du en road show tillkommer också kostnader för hotell och bränsle.

Hur stor är scenytan?
Scenen är 2,5 x 5 m stor på insidan. Vid behov går det att lägga till scenelement framför scenvagnen och utöka ytan till 25 m2 eller mer. Uppställningsytan är cirka 10 x 3 meter för hela scenen inklusive vepor vilket motsvarar ungefär två parkeringsplatser efter varandra.

Vilka aktiviteter passar att ha?
Den mobila scenen är perfekt för en DJ eller konferencier. En paneldebatt eller intervjuer med tre till fyra talare (max åtta i studiosittning) går utmärkt och ytan funkar även för ett mindre band. Det kan vara festivaler, lopp, företagsevent, Almedalen eller kick-offer.

Vepor med egen design
Vill ni, går det att öppna båda långsidorna på trailern och nå publiken på båda sidor. Runt de öppna långsidorna på trailern monteras fem vepor med ert företags logotyp, totalt 33m2 exponeringsyta så ingen kan missa avsändaren!

Teknik
Varje mobil scen har inbyggd PA som levererar bra ljud för en publik på 100 – 200 personer. Vid behov går det att utöka.

I standardpaketet ingår det:
Upp till 6 stycken aktiva högtalare
8-kanals digitalmixer
2 stycken trådlösa mikrofoner
1 trådlöst headset
Audio-player för bakgrundsmusik

Beslysning
Scenbelysningen är ett viktigt komplement till scenen. Det behövs för att talaren och artisten ska synas, samtidigt blir det en del av designen. Vill man gå all in går det att skapa riktig nightclub-känsla med rök, strobo och rörliga lampor!

I standardpaket ingår det:
35 stycken fixmonterade, RGBWA PAR-lampor
Headlights
UV reflektorer
Wash&Beam-effekt
Ljusstyrning
Rökmaskin

The Rolling Stages koncept är att leverera snygga och kompakta mobilscen med bra teknik utan krångel!

Se the Rolling Stage in action här!