Beskrivning av uppdraget
Uppdraget avsåg en samlingsmonter på 80 kvadratmeter för ett femtontal organisationer och företag som ställer ut under SNCB’s flagg på dessa stora mässor inom mötesindustrin. Vi berättar här om hur vi jobbade tillsammans med kunden och skapade en svensk utställningsmonter som skulle användas minst tre gånger på mässorna IBTM 2015 i Barcelona, IMEX 2016 i Frankfurt samt återigen på IBTM Barcelona 2016. Så här jobbade vi tillsammans med kunden.
1, En tydlig kravspecifikation sammanställdes innan projektet drog igång
- Kraven var att montern skulle kännas svensk och innehålla möjlighet till möten mellan 2-3 personer vid ca. 13-15 stationer.
- Vidare skulle det finnas ett flertal positioner för digitala presentationer och filmvisning av de destinationer som deltog.
- En del av montern skulle också ha en videovägg där presentationer hålls 3-5 gånger varje dag, inför grupper om maximalt 15 personer.
- Slutligen önskade uppdragsgivaren en bar/loungemiljö där en kock skulle kunna servera dryck och tilltugg.
- Att möta kundens önskemål och vara lyhörd
- Tillsammans med kunden gick vi igenom samtliga önskemål och aspekter av montern och det arbetet som skulle utföras i den. Desto bättre vi förstår kundens målsättningar, arbetssätt, tankar och förutsättningar desto bättre slutresultat.
2, Så tog vi kundens vision till en attraktiv och praktisk utställningsmonter
Monterns stomme var helt i trä, tillverkad i vårt snickeri. Samtliga ytor var i ljus svensk ek och varvades med ett antal storbildprintar på kända platser i Sverige.
Belysningen varvades mellan varm och kallt ljus för att skapa en rytm i miljön på den ganska begränsade ytan. Vi skapade mindre pelare i montern med barbord monterade på tre av sidorna vilket gav möjlighet till enskilda möten utan störa varandra.
För att skilja ut den svenska montern från de övriga på mässorna valde vi att föreslå dessa mer informella mötesplatser än de bås med bord och stolar som är vanliga i andra montrar.
Pelarna var försedda med ström för att kunna ladda olika typer av utrustning. Tre större ståbord för möten placerades också i monter.
Samtliga bord hade hylla under bordsskivan så att man snabbt kunde få bort kvarglömt material när man kom till platsen för ett nytt möte.
3, Lösningen utvecklades eftersom, det här levererade vi vid första utställningstillfället:
- Vajerhängd tross med ljus, ljud och skyltar med logos.
- Upphöjt golv för dold kabeldragning.
- 14 st platser för personliga möten.
- En videovägg med 6 st kantlösa skärmar för presentationer,
- ”Tysta möten teknik” med trådlösa hörlurar för upp till 30 personer varav 12 sittandes.
- Bar och loungemiljö med beredningsytor för kocken i det intilliggande förrådet.
4, Kunden valde en helhetslösning där vi levererade:
- Projektledning
- Formgivning
- Tillverkning
- Upp- och nedriggning samt installation av teknik.
- Transporter samt lagring av materialet mellan mässorna.
- Produktion av digitalt presentationsmaterial som filmer och presentationer
5, Det här innehöll projektledning denna gång
I projektledningen ingick samtliga beställningar till mässan och kommunikation kring regelverk, ritningar, cateringbeställningar och beställning av badgeskanners och insamlande av data från monterbesökarna.
Utöver detta producerade vi föreläsarnas presentationer och skapade en längre presentations film att visa på en videovägg ut mot mässhallen. Vi levererade en montertekniker som var på plats under hela mässan och som förberedde föreläsarna samt säkerställde att tekniken alltid fungerade.
6, Nya möjligheter med nytt flöde i montern
Kunden var mycket nöjd med genomförandet och upplevde att de informella mötesytorna fungerande på ett bra sätt och skapade tvärdialoger och samarbete mellan representanterna som inte tidigare funnits möjlighet till.
7, Kunden har nu använt den här montern vid fyra tillfällen
Nu senaste på IMEX Frankfurt 16-18 maj 2017 levererade vi för fjärde gången.
Stanna aldrig upp – det finns alltid möjligheter att vidareutveckla konceptet
Under den här perioden har vi kontinuerligt utvecklat monterkonceptet för att göra kundnyttan ännu större.
Här kan du i punktform läsa mer om förbättringar och utvecklingen av utställningsmontern
- Tagit bort den vajerhängda trossen till förmån för trosstorn på golv vilket sänker kundens kostnad avsevärt. För att kompensera avsändarsynligheten har vi istället höjt monterväggarna till 4 meters höjd så att logos framgår tydligt.
- Tekniken med ”Tysta möten” har fått utgå på grund av konkurrens om frekvenser. Vi har ersatt det med riktade högtalare runt om i presentationsområdet och även byggt in högtalare i möblerna. Detta har gjort det möjligt att skapa ett väl avgränsat ljudrum som kunden var mycket nöjd med.
- Förnyat presentationsmaterial enligt önskemål från de deltagande utställarna med allt från personliga foton till filmer med integrerat ljud/bild.
- Utvecklat tre nya stationer i montern där vi skapat en utställargemensam applikation som man via en stor pekskärm kan nå sin egen speci ka destinationsinformation.
- Utökat de tagna miljöhänsynen till att även innefatta sopsortering i montern, köp av tjänsten att hantera sorterat avfall från mässorna. Vi ställer även krav på catering firmor att leverera miljömärkt. Vi använder numera enbart svanenmärkt serveringsmaterial i montern. Godshanteringen och packningen har optimerats för att minska transportvolymerna.
Av: Susanne Sundström Workman Event
Har du sett våra andra montrar?
