Stadsnätsföreningen är en oberoende bransch- och intresseorganisation som samlar Sveriges stadsnät. En viktig del i verksamheten är de konferenser man arrangerar varje år. Syftet med konferenserna är att skapa nätverk mellan nätägare, leverantörer, myndigheter och andra samarbetspartners för att stärka branschen.
Årets årskonferens sändes från Adapt Studios i Stockholm. Kongressbyrån Happy Meetings stod för projektledning och producerade tillsammans med Stadsnätsföreningen programmet och marknadsföringen. Ett omfattande arbete där mycket tid lades på att att hitta aktuellt och intressant innehåll och en kommunikation som är tydlig och inbjudande. Adapt bidrog med studios och digital plattform, teknisk planering, rådgivning kring format, upplägg och körproducent.
Själva konferensen genomfördes i Adapts digitala portal. Deltagarna var inloggade i portalen och kunde där se den livestreamade sändningen från studion, chatta, skicka in frågor, nätverka med varandra och besöka utställare. I portalen kunde deltagarna också välja mellan olika break-out rum med parallella spår och se livesändningar från utställarnas egna demorum.
Det här var andra gången konferensen genomfördes i ett helt digitalt format. Den första konferensen genomfördes i september 2020 och var en direkt omställning från ett format som var anpassat för en fysisk produktion. Trots den snabba omställningen lockade man då hela 500 deltagare, ett antal som Stadsnätsföreningen såg stora möjligheter att kunna dubbla på årets konferens.
”Vilken stor skillnad det är att gå från ett fysiskt program med relativt långa konferenspass, till en helt digital studiomiljö med många korta inslag”
Mia Forslöf, Eventchef Happy Meetings
”Vi lärde oss otroligt mycket efter den första digitala konferensen i höstas”, berättar Mia Forslöf, vd och projektledare på Happy Meetings. ”Framför allt vilken stor skillnad det är att gå från ett fysiskt program med relativt långa konferenspass, till en helt digital studiomiljö där man behöver arbeta med många korta inslag för att behålla tittarna. Under vårt arbete har vi fått stort stöd av Adapts projektledare som hjälpt oss med tips och råd kring hur vi kan forma vårt program. Nu vet vi vilket format som fungerar för oss. Vi ser på deltagarantalet och engagemanget under sändningen att det verkligen gett resultat”.
Vad var det då som Happy Meetings och Stadsnätsföreningen gjorde för att kunna dubbla sitt deltagarantal? Man har bland annat ökat intresset genom att:
- Fokusera på ett kompakt, nedkortat format med kortare men innehållsrikare sessioner.
- Istället för att sända 3 st heldagar á 8 h, genomföra konferensen på 2 st dagar á 3,5 h, ca 13.00 – 16.30.
- Ge sponsorerna möjlighet att vara med och skapa innehåll, både i inslag och med egna sändningar i portalen
- Ändra betalningsmodell för deltagarna. Tidigare köpte deltagarna personliga biljetter. Nu kunde man istället köpa en företagsbiljett som gav valfritt antal personer inom samma företag möjlighet att delta till en fast företagskostnad baserad på omsättning.
- Den digitala portalen öppnades flera veckor innan själva sändningen så att deltagarna tidigt kunde bekanta sig med programmet, utställarna och varandra.
Det har varit full aktivitet i portalen under dagarna. Det har skickats över 3’000 meddelanden och varit nästan 4’000 utställarbesök.
Mia Forslöf, Eventchef Happy Meetings
”För oss är det mycket viktigt att både deltagarna och utställarna är nöjda med konferensen”, fortsätter Mia. ”I år ser vi att det har rått full aktivitet i portalen under dagarna. Det har skickats över 3000 meddelanden och varit nästan 4000 utställarbesök, vilket innebär att varje företag i snitt fått besök av runt 27% av de 1000 deltagarna. Det är en hög siffra som innebär att vi fångat besökarnas intresse samtidigt som vi gett mervärde till de utställande företagen”, avslutar Mia.
