En observation som jag gjort under tidigare år, när jag besökt olika event under Almedalsveckan, är att värdarna fokuserar mer på det praktiska. De ser till att tekniken fungerar, att maten delas ut och att alla får plats. Men de glömmer att möta och prata med sina gäster. Det är i de personliga mötet som ni bäst kan skapa relationer, fånga upp frågor, få feedback, förklara, resonera och verkligen välkomna gästerna och visa ert intresse för era besökare och deltagare.
Lyckligtvis finns det fortfarande tid att förbereda er på att få till så många och så bra möten som möjligt under era event. Här är tre viktiga punkter:
- Mingla mera
Det är inte bara på de vanliga minglet som det finns tillfälle att mingla. Ta också tillvara på den där kvarten innan seminariet börjar och tiden efter. Se till att så många som möjligt av eventpersonalen verkligen minglar och pratar med era gäster. Ta hand om de som sitter ensamma. För samman människor som ni tror kan ha utbyte av varandra. Ställ frågor. Om du jobbar i en monter eller ett tält – ta aktivt kontakt med de som stannar till hos er. - Var nyfiken
Så länge man är nyfiken och intresserad av den man pratar med, så uppfattas man inte som gåpåig – och dessutom har man fiffigt nog alltid något att säga. Förbered er tillsammans på vad ni i er organisation skulle vilja fråga de som kommer till ert event. Det kan vara en aktuell fråga, synpunkter på eventet eller feedback på en kampanj. I det personliga mötet kan man fånga upp mycket som kanske inte kommer fram under exempelvis frågestunden i slutet av ett seminarium. - Fokusera
Ditt kroppsspråk säger inte allt om dig, men det visar tydligt om du är intresserad av att prata med en annan person. Även om mycket händer runt omkring, försök att fokusera och lyssna på den du pratar med. Tänk på att du uppfattas som otrevlig om du flackar med blicken. Och ta inte fram mobiltelefonen under ett samtal.
Eventeffects gästskribent Åsa Dahlqvist, arbetar som mäss- och eventexpert på Memma kommunikation.
Hon tränar och utbildar bland annat eventpersonal i värdskap, nätverkande och mingel.
