Man behöver dels bestämma sig för om man över huvud taget vill vara ett alternativ för det ökande antalet helt eller delvis digitala konferenserna. Framförallt behöver man utveckla sitt fysiska erbjudande så att vi där får möjligheter att göra det som vi inte kan göra digitalt. Det handlar om att erbjuda faciliteter och kompetens för verkligt bra social samvaro och samskapande kreativitet.
Det digitala mötet lever kvar efter pandemin
En stor andel av de fysiska mötena är för alltid borta. Sedan i våras har antalet digitala konferenser exploderat. Både arrangörer och deltagare har sett att digitala konferenser fungerar för många syften om man tar förberedelser och genomförande på tillräckligt stort allvar. Slående är hur teknikmognaden har exploderat och vi har sett hur mer eller mindre alla kan koppla upp sig och delta i digitala sammankomster på olika plattformar. Många arrangörer har också blivit duktiga på att skapa konferensupplägg anpassade för digitalt. Ofta i studiomiljö med ett anpassat teknikteam.
Företag och organisationer kommer inte att vilja investera i lika många livekonferenser när de ser att ett digitalt tretimmarsevenemang som ingen behöver resa till kan fylla många behov. Om det normalt åtgår åtta timmar för en livekonferens men du kan göra den digitalt på tre timmar så spar man fem timmar per deltagare. Med 300 deltagare innebär det att till exempel en arbetsgivare spar 1500 arbetstimmar på att köra digitalt. Digitalt betyder också färre resor vilket klimatet tackar den digitala arrangören för.
Om man ska informera, bygga kunskap, inspirera och motivera så kommer man ofta väldigt långt digitalt. Om man däremot ska bygga relationer, socialisera och framförallt innovera så finns mycket att vinna på att ses fysiskt. Undersökningar visar att effektiviteten inte har gått ner under pandemin, på så sätt har hemarbete och digital möten fungerat utmärkt. Likaså har samarbete visat sig fungera riktigt bra. Det som däremot inte har fungerat bra på distans är idéarbete.
Dags att bli Idélaboratorier, prototypverkstäder och tanketrädgårdar
Det finns ett par uppenbara luckor för konferensanläggningarna att fylla. Det ena är erbjuda platser, tjänster, metoder och teknik som hjälper människor att tänka klarare och snabbare. Det kan handla om fysiska tankemiljöer, fysiska tankeredskap och enkla fysiska övningar. Hur skulle det till exempel fungera med en stor fyrfältsmatris projicerad på golvet och med stora bärbara aktivitetsklossar som deltagarna kan namnge och flytta runt i matrisen? Eller stora färglagda fält där deltagarna kan prova tankar ur olika perspektiv, till exempel De Bonos sex tänkande hattar? Eller möjligheten att snabbt möblera om i ett rum för att skapa olika känslor och variationer i format? Om man till exempel på morgonen arbetar fram några olika grundläggande idéer, efter förmiddagsfikat flyttar gruppen till en prototypverkstad där de kan vidareutveckla sina idéer och göra dem presenterbara. Efter lunch kan deltagarna själva förvandla rummet till en enkel minimässa där grupperna får presentera sina idéer för kollegorna. Ovan är bara exempel – här finns mycket att göra.
Den andra luckan att fylla är den sociala delen. Det som handlar om att skapa eller fördjupa relationer. Även här krävs i många fall utveckling. Det handlar inte om yteffektiva biosittningar utan om trygga och stimulerande miljöer och format att mötas och umgås i.
Välja spår i det (digitala) möteslandskapet
Det kommer att finnas tre typer av möten. Helt fysiska, helt digitala och hybrid. Hybrid är alltså när en i olika grad stor del av deltagarna finns med på distans. Hybrid är utmanande om det ska bli bra. Före pandemin har en del försök gjorts, men för det mesta har väldigt få tittat på strömmen, ännu färre har varit stannat kvar under eventet och faktiskt lärt sig något. Detta dels för att själva konferensen måste anpassas för ett delvis digitalt format, dels för att de digitala deltagarna sannolikt behöver ett delvis annorlunda tilltal, dels därför att teknikproduktionerna har gjorts alldeles för enkla för att sändningarna ska kunna ha den kvalitet och variation som krävs för att behålla distansdeltagarnas intresse och uppmärksamhet. Om konferensanläggningarna ska vara ett alternativ för hybridmöten och kanske till och med för heldigitalt så behöver man radikalt utveckla sitt tekniska erbjudande på ett kostnadseffektivt sätt. Det räcker inte på långa vägar med en rörlig kamera längst bak i lokalen med en rundtagande mikrofon.
Kompetensen är oftast för låg
Jag har varit i mötesbranschen i snart 30 år och jag har många gånger slagits av att de allra flesta konferensanläggningarna har en skrämmande låg kompetens kring själva mötet. Jag har nästan aldrig mötts av frågor kring syfte och mål med vårt evenemang och ännu mer sällan av kreativa förslag på hur vi på ett bättre sätt skulle kunna uppnå de målen genom att till exempel komplettera med några mindre lokaler för breakouts eller få hjälp med facilitering, mötesformat, teknik, en kompletterande och budskapsförstärkande aktivitet eller liknande. Det gör både erbjudandet mindre attraktivt och att möjligheterna till merförsäljning och till att komma högre upp i värdekedjan missas helt. Diskussionerna hamnar istället väldigt snabbt på antal deltagare, vilken av tre standardmöbleringar vi vill ha och om vi vill ha en smoothie till eftermiddagsfikat eller inte.
Ska man bli lönsam, ska man kunna sälja lösningar för digitalt, ska man kunna sälja och genomföra möten som hjälper människor att tänka längre och snabbare så behöver kompetensen utvecklas med både spets och bredd.
Av: Tommy Brotte, vd Interaktiva Möten
