SES presenterar rekommendationer för upphandling av event och sponsring

Frågan om hållbar upphandlingskultur har fått ny aktualitet inom den svenska event- och mötesindustrin, särskilt nu när mediainvesteringarna åter når historiskt höga nivåer efter pandemin. I detta sammanhang har branschorganisationen SES tagit ett tydligt steg framåt genom att ställa sig bakom nya upphandlingsrekommendationer, framtagna av ett antal svenska byråer. Initiativet syftar till att öka transparensen och effektiviteten i upphandlingsprocesserna och skapa en bättre dialog mellan byråer, leverantörer och uppdragsgivare.

”SES ställer sig bakom rekommendationerna med syftet att främja hållbarhet i branschen – att upphandlingar ska ske på ett transparent, rättvist och resurseffektivt sätt. Vi är måna om att samarbetet mellan aktörer i branschen sker friktionsfritt, vi är måna om att finansiell- och personell hållbarhet ligger till grund för affärsskapande och den samhällsnytta branschen bygger, gemensamma branschinitiativ är vägen framåt,” säger Cecilia Perlind, VD SES.

Upphandlingsrekommendationerna, som presenterades under SES ARENA, diskuterades i ett panelsamtal med representanter från både byråer och offentlig sektor. Bland deltagarna fanns Niclas Rahm, Creative & CCO på Eventyr nine yards, Mats Mileblad, VD på Onemotion IMC, samt Karin Mäntymäki, avdelningschef på Stockholm Business Region. De underströk alla vikten av en tydlig och rättvis upphandlingsprocess för att säkerställa att rätt leverantör väljs och att resurser används effektivt.

”Rekommendationerna är uppdelade i fem huvudsakliga moment med utförliga råd och reflektioner som bidrar till att genomföra bättre upphandlingar, målsättningen är att skapa en effektiv, rättvis och givande pitch för att hjälpa byrå och beställare att finna rätt samarbetspartner. Tanken är att dokumentet kan användas som en del av förberedelseprocessen för att säkerställa att upphandlingen blir så väl genomarbetad som möjligt och att därmed rätt leverantör kan väljas,” säger Mats Mileblad, VD Onemotion IMC.

SES betonar att dessa rekommendationer inte bara underlättar upphandlingar utan även bidrar till att främja en hållbar arbetsmiljö. Genom att tydliggöra riktlinjer och förväntningar kan parterna i en upphandling fokusera på kärnan i arbetet, vilket sparar tid och resurser samtidigt som kvaliteten i leveransen säkerställs.

Upphandlingsrekommendationer framtagna av Sveriges samlade byråer

Rapporten betonar vikten av transparens, tydliga urvalskriterier och realistiska tidplaner för att säkerställa en effektiv och rättvis upphandlingsprocess. Genom att följa de angivna stegen kan organisationer bättre identifiera rätt byråpartner och bygga starka samarbeten som möter deras långsiktiga behov.

Rapporten delar upp processen i fem steg:

1. Förberedelser: Definiera varför upphandlingen genomförs, vilka som ska vara involverade i beslutet, budget och vilka tjänster som behövs. Det är viktigt att tydligt formulera målen för upphandlingen och att utvärdera styrkor och svagheter i nuvarande samarbeten.
2. Byråurval: Välj byråer baserat på fastställda kriterier. Urvalet kan ske i flera steg, inklusive intresseanmälan, möten och kreativ pitch. Kriterier som ska beaktas inkluderar organisation, kundreferenser, pris och samarbetsförmåga.
3. Beslut: Välj den byrå som bäst uppfyller kriterierna och förväntningarna.
4. Avtal: Skriv ett avtal som tydligt specificerar förväntningar och leveranser.
5. Uppföljning och feedback: Säkerställ att samarbetet fungerar som tänkt och justera om nödvändigt.

Läs rapporten i sin helhet här eller besök SES.se