Sophia Loader, Eventeffect och Tor Kjelstrup, Aktiva EventTor Kjelstrup har varit projektledare och kommunikationsansvarig på eventbyrån Aktiva Event i snart 14 år. Över en kopp kaffe på deras kontor ett stenkast från Stockholms city berättar Tor om hur man gör för att ett event ska bli den där snackisen bland kunder och personal i många år efteråt, hur man måste läsa av hur ”event-mogen” kunden är och vilka han hade velat fixa drömeventet för!
Berätta hur du hamnade i din roll här på Aktiva Event!
– Det började med att jag var kund till Aktiva Event under några år och lärde känna Stefan Warell som är grundare av bolaget. Då jobbade jag som informationschef inom Skanska vilket bland annat innefattade att anordna evenemang för kunder och personal. När jag senare satt som marknadschef för en konsultbyrå kontaktade Stefan mig och frågade om jag ville börja jobba med honom. Och på den vägen är det. Jag gillar upplevelsebaserad kommunikation helt enkelt!
Vad kännetecknar ett bra event?
– Oavsett om det är en liten eller jättestor grupp så är konsten att skapa en personliga känsla hos deltagarna – att jobba med hög service på individnivå. Sen så klart att bjuda på något oväntat vilket bidrar starkt till att det blir en snackis långt efteråt – vilket är det man vill. Och självklart aldrig göra avkall på det kreativa.
Ge oss några exempel!
-Gärna! Vi genomförde till exempel en konferens för 80 personer på Små Dalarögård för några veckor sedan. I stort en vanlig konferens inklusive underhållning och övernattning, men på morgonen var vi från Aktiva Event uppe klockan fem och dukade upp en frukostbuffé ute på ett skär med ståbord, vita dukar och kandelabrar.
”Gästerna kördes dit i ribbåtar och fick uppleva en skärgårdsfrukost utan dess like.”
Sen kördes alla gästerna dit i ribbåtar och fick uppleva en skärgårdsfrukost utan dess like. Deltagarna kom från en mängd olika länder runtom i världen och detta var definitivt något de aldrig varit med om tidigare.
Ett annat event som stack ut var när vi under Pride gjorde om en 7-Elevenbutik till ett bröllopskapell. Här kunde par viga sig under hela tiden som festivalen pågick – ett mycket populärt inslag det året som hyllade kärleken!”
”Ett mycket populärt inslag det året som hyllade kärleken!”
En annan gång arrangerade vi en parad från Kungsträdgården till Gröna Lund där de 2 300 personerna från totalt 13 länder bjöds på underhållning längs med paradvägen. Till exempel hade vi en kör med 90 sångare placerade på trappan till Nordiska Museet och det skapade en del uppmärksamhet.
”Vi hade en kör med 90 sångare placerade på trappan till Nordiska Museet och det skapade en del uppmärksamhet.”
Jag har väldans många exempel och ett lite mer exotiskt, som visserligen är många år sedan nu, var när vi tog en grupp med 35 delägare från en advokatbyrå till Svalbard. Det var fantastiskt väder och en av dagarna åkte vi på långtur med snöskoter ända till den ryska gruvorten Barentsburg.
”Vi åt lunch med gruvarbetarna i deras personalmatsal som är allt annat än mysig.”
Utöver en fantastisk naturupplevelse så åt vi lunch med gruvarbetarna i deras personalmatsal som är allt annat än mysig. Det var otroliga kontraster och något kunden pratar om än idag!
Så vad är det roligaste och det svåraste med ditt jobb?
– Jag gillar den där kontakten med beställarna av projekten – det är allt från receptionisten till vd:n till den professionella eventinköparen. Den mångfalden är väldigt stimulerande men kan också vara mycket utmanande.
Att lyssna in kunden och komma fram till rätt lösning är dock tjusningen med jobbet. Och att ingen dag är den andra lik – från att dela ut ljus på Hötorget för Svenska Kyrkan till att organisera en kickoff i Dubai för 500 personer!
Samtidigt är det dynamiken och förändringarna som också sätter en på prov ibland. Som när vädret inte blir som planerat … Men ibland blir faktiskt plan B bättre än plan A. Till ett event hade vi hyrt Borgholms slott för ett kvällsevenemang och behövde flytta fördrinken inomhus på grund av regn, inklusive teknik, möbler och dekor. Och det blev kanon! Ja, till och med mer unikt och personligt än ursprungsplanen.
Vilka trender ser du inom eventbranschen?
– Det är verkligen kul med alla nya teknikmöjligheter som till exempelvis AR. Men det är också viktigt att alltid först göra en bedömning av hur ”eventmogen” kunden är, samt definiera syfte och mål med eventet. Det kanske inte alls krävs särskilt avancerade tekniska lösningar för att skapa årtiondets event.
Avslutningsvis, vem skulle du vilja göra ett event för om du fick välja helt fritt?
– Ha ha! Jag är ett stor fan av Peter Gabriel, så om jag skulle fixa ett drömevent så skulle det vara ett med mycket känsla för NGO:n The Elders, som han startade med Richard Branson och Nelson Mandela 2007.
Mer om:
Aktiva Event grundades för 24 år sedan av Stefan Warell, som har bakgrund bl.a. som destinationsansvarig för resebolaget Ving. Bolaget har idag åtta anställda, omsätter 28 miljoner kronor och genomför stora som små event över hela världen.
Till Tor Kjelstrup på LinkedIn
Av:
