Ny data från eventplattformen Lyyti visar att majoriteten av alla eventinbjudningar lämnas obesvarade. Samtidigt ökar problemet med deltagare som tackar ja – men aldrig dyker upp. Särskilt tydligt är fenomenet vid digitala och hybrida event.

Att få gäster att faktiskt svara på en eventinbjudan har blivit en allt större utmaning för arrangörer. Enligt ny statistik från eventplattformen Lyyti är det idag endast 14 procent av de inbjudna som svarar på en inbjudan genom att tacka ja eller nej. Det innebär att sex av sju inbjudningar lämnas helt obesvarade.

Bakom siffrorna ligger en analys av miljontals registreringar från 3 847 event som hanterats via plattformen under de senaste tolv månaderna.

– Att bara 1 av 7 svarar på en inbjudan visar att mycket av dagens eventkommunikation sorteras bort. Idag måste man som eventarrangör skapa ett tydligt värde för att mottagaren överhuvudtaget ska ta sig tid att svara, säger Antonia Ridderstråle, marknadschef på Lyyti.

Ja betyder inte längre att deltagaren kommer

Utmaningen stannar dock inte vid svarsfrekvensen. Lyyti ser också en tydlig trend där anmälningar allt oftare fungerar som en preliminär bokning i kalendern snarare än ett faktiskt åtagande.

Vid fysiska event uteblir i genomsnitt 16 procent av de anmälda deltagarna. För onlineevent är siffran betydligt högre – där uteblir 31 procent trots att de tackat ja. Hybridevent ligger på en liknande nivå med 32 procents uteblivande.

Samtidigt visar datan att deltagare anmäler sig allt tidigare. För fysiska event sker registreringen i genomsnitt 29 dagar före eventet, medan deltagare till onlineevent registrerar sig cirka 19 dagar i förväg.

– Vi ser att många bokar in saker i kalendern allt längre i förväg, men det jakande svaret verkar ha blivit mindre betydelsefullt. En anmälan har i allt högre grad blivit en placeholder i kalendern snarare än ett åtagande, säger Antonia Ridderstråle.

Kostsamma no-shows för arrangörer

För arrangörer innebär uteblivna deltagare inte bara tomma stolar utan också direkta kostnader. Enligt Lyyti kan ett fysiskt event med 100 deltagare och en genomsnittlig kostnad på 1 500 kronor per person förlora omkring 24 000 kronor i outnyttjade resurser vid en no-show-grad på 16 procent.

Bolaget menar därför att eventbranschen behöver börja mäta framgång på nya sätt.

I stället för att fokusera på antal anmälningar bör arrangörer analysera faktiskt deltagande, engagemang och interaktioner efter eventet. Ett mer datadrivet arbetssätt blir därmed avgörande för att öka avkastningen på eventinvesteringar.

– Utöver att bli bättre på att skicka personliga påminnelser tätt inpå eventet som belyser det unika värdet av att delta bör man även följa upp varför folk inte dök upp. Det är genom den insikten vi kan skapa event som mottagaren faktiskt prioriterar i sin kalender, avslutar Antonia Ridderstråle.

Enligt Lyyti hanterades cirka fem miljoner eventanmälningar på plattformen under 2025. Av dessa gällde 64 procent fysiska event, 31 procent onlineevent och 5 procent hybridevent.