Hur ska deltagarna uppleva eventet? Vad ska jag göra för att deltagarna ska trivas på eventet och tipsa om det för andra?
Upplevelsen är A och O. Deltagarna minns små delar av ditt event som alla spelar roll. Därför är det viktigt att allt fungerar; från deltagaranmälan innan eventet till uppföljningen efteråt.
1. Överraska.
Det är alltid bra att hålla fötterna på jorden men försök att inte vara allt för anspråkslös. Gör gärna en lista med punkter om vad ditt event kommer ge deltagaren. Försök sedan hålla dig till listan när du planerar inbjudningarna samt marknadsföringsmaterialet. Det är alltid bättre att överträffa förväntningarna än att inte nå upp till dem. Överraska deltagarna och håll ett programnummer hemligt. Det blir mer spännande och lättare att introducera en överraskning istället för att bjuda på endast ett planerat program. Oftast kan man komma ihåg en överraskning mer än allt annat.
2. Våga vara personlig.
Vid sidan om marknadsföringsmaterialet, är inbjudan och anmälan de första intrycken deltagarna får av eventet. Därför är det bra om inbjudan är enkel med klara instruktioner om hur deltagaren ska göra för att anmäla sig. Skickar du via post – använd en kort anmälningslänk. Ordna en anmälningssida som är enkel och lätt att navigera genom. Bekräfta anmälningar snabbt och satsa gärna på en anmälningsplattform som automatiskt sänder ut bekräftelsen. När du finslipar eventet kan det vara bra att fråga deltagarna om intressen och förväntningar. Då skapar du en god dialog som gynnar dig. Ett personligt formulär är en del av den positiva deltagarupplevelsen och deltagarna talar smidigt om för dig vad de vill ha.
3. Fixa de bästa eventvärdarna
Eventvärdar har en viktig roll genom hela eventets gång och om du anordnar ett försäljningsevent, eller ett evenemang där nätverkande är i en central roll så är det guld värt om du har duktiga eventvärdar på plats. De hjälper till att introducera deltagare för varandra och det hjälper mindre pratsamma deltagare att lättare nätverka och våga ta för sig.
Handbokens författare Linda Kullas på Lyyti skriver:
” Speciellt här i Norden är det inte alltid så lätt att gå fram till totalt främmande personer och börja diskutera, och det är då eventvärden kommer in i bilden. Bra eventvärdar ser till att ingen deltagare blir utanför, och de pejlar läget under hela evenemanget. Eventvärdar kan antingen vara anlitade proffs eller lämpliga personer från din organisation. Viktigast är att eventvärdarna besitter utmärkt social kompetens och tycker om att umgås och göra människor glada. Kom ihåg att ge eventvärdarna en grundlig utbildning och ge dem exakta instruktioner om vad som förväntas av dem. Eventvärdarna bör även ha nån sorts klädkod eller kännetecken så att det är lätt för deltagarna att känna igen dem.”
Läs mer här.
