”- Well… I hardly know where we are? In the middle of nowhere… there are trees everywhere I turn! However it is beautiful and nowhere near the events I usually attend. The Swedes are detailed, well prepared and there is a welcoming and warm atmosphere. This is my second time here…” KeyNote Speaker Mels Terlouw, varumärkesexpert influgen från Holland.

Mels ord ger ett intressant utifrånperspektiv.

Nu till kärnfrågan… hur i hela friden får man ett startfält med internationella talare att resa till Sverige och bruksorten Värnamo, post pandemi?

Inte nog med det… de sponsrar själva sin egen medverkan.

Värnamo kommun i Småland har 34 698 invånare 2023*. Fler flyttar från än till kommunen och befolkningen ökade med endast 6 personer i fjol.

Eventeffect gjorde ett Pit Stop under amaNordic Event i Värnamo den 5 – 6 oktober för att ta reda på hur man skapar ett internationellt event i ett litet samhälle på behörigt avstånd ifrån våra respektive storstäder. Ett internationellt event sprungen ur en idé från Amazon och varumärkesstrategen Carl Helgesson.

På plats i Värnamo mötte vi kunder, samarbetspartners och talare från olika delar av världen bl a; Storbritannien, Holland, Tyskland, Estland, Finland, Norge, Danmark, Sverige, samt USA. Amazon Sveriges ledning närvarade också med Head of Marketplace Andreas Baller i spetsen.

Alla bor de på stadens enda hotell.

Vi bad Linda Hirschfeld, ledamot i Svenska Eventakademin, samt medskapare och PR ansvarig för amaNordic att dela med sig av sina erfarenheter och syn på upplägget;

”- I grunden handlar det som så ofta om att bygga bra relationer inom din bransch, din nisch. Att kontinuerligt underhålla och värna om ditt kontaktnät. Det blir din valuta.

En valuta värd sin vikt i guld.

Det blir så mycket lättare att lyfta luren eller skicka den där inbjudan när du känner personen i fråga.

Lika viktigt är det att ställa sig frågan;

”What’s in it for them?”

Även om du byggt upp en stark relation så är tid = pengar i affärsvärlden. Se därför till att skapa ett mervärde för din talare/sponsor/medverkande så att det inte bara blir trevligt och intressant, utan även väl investerad tid för deras verksamhet.

Skapa förutsättningar för en Win-Win.

När du befäst denna grund är platsen och lokationen mindre viktig. Planera och bjud in i god tid, gärna minst ett halvår i förväg. Ju längre resväg vederbörande har desto mer framförhållning krävs för planering av logistik och deltagande.

Om platsen är annorlunda eller till och med logistiskt svårtillgänglig, tillse att hitta och lyfta fram det som gör platsen unik och låt det bli inramningen för ditt event så att det sticker ut från mängden. Involvera och engagera personer och organisationer lokalt för att skapa delaktighet och välvilja, förankring och spridning i de egna leden, parallellt med den internationella marknadsföringen och PR arbetet.

Sist men icke desto mindre. Se till att leverera ett event som lägst på den nivå du utlovat till dina samarbetspartner, talare och kunder.

Överträffa deras förväntningar, så har du säkrat upp deras deltagande även till nästa event och lämnat ett bestående positivt avtryck för ditt varumärke.

Samhällsinsatsen i sammanhanget är värd att nämna i sammanhanget som en motvikt till den allt ökande urbaniseringen. Evenemang som detta skapar positiva effekter för orten och lokala näringsidkare.

Kommunens enda hotell och restauranger var fullbelagda under eventet, avrundar Linda Hirschfeld.”

*Källa: SCB, samt Värnamo.nu