Rätt person på rätt plats. Ingen kan göra allt och den senaste tiden upplever jag att allt fler verkar förstå att hybridmöten och digitala möten kräver mer. Mer planering och fler personer som alla kan fokusera på sin specialitet. Kan det vara så att 2022 blir just specialistens år?

Fysiskt, digitalt eller hybrid – samma grunder

Under pandemin har många studier visat att antalet möten har ökat vilket gjort att vi har fått träna mycket. Träna på vad som krävs för att ett möte ska bli bra och det har blivit en påminnelse om hur viktigt det är med tydlighet och planering. Nycklarna; Struktur – Underlag – Rätt personer – Fokus – Avslut (SURFA) tog jag fram efter en omfattande studie 2019 och i vår nya studie våren 2021 menade respondenterna att detta fortfarande håller.

Grunden för ett effektivt möte är detsamma oavsett om det är stort eller litet, internt eller externt. Oavsett om det är fysiskt, digitalt eller en blandning av de båda. Ja, herregud vad det har snackats om hybridmöten den senaste tiden – somliga menar att det är räddningen på allt och andra menar att det är omöjligt att skapa bra hybridmöten.

Fler roller än i ett fysiskt möte

Själv gillar jag inte tanken om antingen eller. Äntligen har vi förutsättningar att välja om ett möte ska vara fysiskt, digitalt eller fygitalt baserat på syfte, mål och deltagare. Allt bottnar i medvetna val och god planering. Min känsla är dock att fler har insett detta under pandemin och oavsett vad du tänker om hybridmöten visar både vår och andra undersökningar att de har kommit för att stanna. Vinsterna överväger helt enkelt nackdelarna och vi kommer se många hybridmöten.

När jag föreläser och utbildar om effektiva möten med aktiva deltagare pratar jag ofta om att det krävs fler roller i ett digitalt möte än i ett fysiskt. Förutom mötesledaren behöver vi exempelvis någon som håller koll på chatten, verktyg för interaktion och annan teknik. För större möten och events behöver du självklart också ett proffsigt produktionsbolag etc.

60 procent leder möten utan utbildning

Den som vill ha ett effektivt möte kan inte göra allt själv och jag tror att den här polletten nu äntligen har trillat ner. Bara 40 procent upplever att de flesta av deras möten är effektiva enligt vår studie 2021. Det är i stort sett samma andel som 2019 och fortfarande saknar nästan 60 procent av mötesledarna helt utbildning för uppgiften.

Att leda hybridmöten är svårt och jag är övertygad om att vi kommer få uppleva många riktigt dåliga möten den närmaste tiden. Fler behöver lägga mer tid på planeringen, göra medvetna val och ta hjälp. Den som själv förstår sina egna styrkor och samarbetar med folk som är proffs på annat kommer att få bättre, effektivare och roligare möten.

Vågar du välja?

2022 kommer jag nischa in mig än mer på att utbilda och coacha andra för att de ska bli trygga i rollen som mötesledare i kombination med att jag själv går in som extern mötesledare/moderator/facilitator för att mina kunder ska kunna fokusera på det de är bäst på. Vad ska du fokusera på 2022?

Av Fredrik Bauer, Mötesutveckling Sverige

Mer informationen om studierna ovan finns på https://motesutveckling.se