Så här mitt i vintern kanske det känns långt till sommaren, men ett större arrangemang kräver sin tid att planera. Ett event eller möte med många deltagare och ett kanske mer omfattande innehåll begränsar också ofta antalet relevanta anläggningar, så det är en stor fördel att boka i god tid för att få den platsen du önskar.
Svenska Möten är experter på möten och hjälper företag och organisationer att utvecklas genom att ta vara på kraften i det personliga mötet. Svenska Möten grundades 1981 och ägs gemensamt av över 140 mötesanläggningar runt om i Sverige. Här kan du ta del av nyttiga tips från Lena Mägiste, senior projektledare på Svenska Möten.
Tips och råd från Lena
Att boka ett större event, till exempel en sommarfest, kräver omsorgsfull planering, men med rätt förberedelser kan du skapa en minnesvärd och positiv upplevelse för ditt team.
Definiera syftet och mål med sammankomsten
Varför ska ni ha detta möte? Vad är målet? Är det teambyggande, motivation, eller utbildning? Tydligt definierade mål hjälper dig att välja rätt plats, upplägg, aktiviteter med mera.
Fastställ budget
Skapa en realistisk budget. Inkludera kostnader för lokal, mat, transport och eventuella övriga aktiviteter. Håll dig inom budgetramen för att undvika oväntade kostnader.
Välj en lämplig plats och boka anläggning
Beroende på syftet och förutsättningar kan du överväga olika platser. Se till att anläggningen har bekväma boendemöjligheter om ni önskar logi och tillräckligt med utrymme för planerade aktiviteter.
Planera innehåll och aktiviteter
Skapa en varierad lista med aktiviteter som passar målet med kickoffen. Teambyggande övningar, inspirerande talare eller avslappnade sociala aktiviteter kan alla vara relevanta beroende på deltagarnas behov och företagets kultur.
Skapa en kommunikationsplan
Informera deltagarna i förväg om mötet. Skapa en detaljerad agenda och ge information om vad som förväntas av dem. Skicka gärna underlag och dokumentation i förväg. Detta skapar förväntan och engagemang.
Mat och dryck
Säkerställ att det finns tillräckligt med mat och dryck av hög kvalitet. Erbjud även genomtänkta dryckesalternativ för de som önskar alkoholfritt. Var noga med att ta hänsyn till eventuella allergier eller kostrestriktioner bland deltagarna.
Hållbarhet
Tänk på miljöpåverkan när du planerar kickoffen. Välj en anläggning som är miljöcertifierad. Fundera på vilka hållbara val du kan göra vad det gäller mat, transport och eventuella material som används under evenemanget. Vill du kanske ha en miljöredovisning av ditt arrangemang?
Skapa möjligheter för avkoppling och egentid
Se till att det finns tid för deltagarna att koppla av och njuta. Stora sociala sammanhang kan för många personer, även om det är roligheter, vara utmanande. Så säkerställ att det finns möjlighet till egentid där deltagarna själva kan välja om de vill vara sociala eller få en stund för sig själva.
Utvärdera och samla feedback
Utvärdera arrangemanget efteråt och samla feedback från deltagarna. Detta ger dig insikter för framtida arrangemang och hjälper till att förbättra kommande kickoffer.
