Eventsäkerhet är ett ord som ofta ger associationer till vakter med snäcka i örat, kravallstaket och kanske inte alltid en så inbjudande känsla. Begreppet ”trygga event” dök i princip upp under pandemin och handlade om hur man skulle kunna erbjuda ”trygga event” i innebörden att det fanns handsprit och skyltar som uppmanade att hålla avstånd.

Men vad är det egentligen, om man dyker djupt i området? Jo, det handlar i grund och botten om att skapa ett event som är tryggt och säkert för de som arbetar på eventet, de som deltar i eventet och de som arrangerar eventet. Om vi tänker oss ett klassiskt företagsevent så skulle det gälla kunden/beställaren och byrån som arrangerar, leverantörerna och anläggningen som bidrar med sina delar, de som arbetar på och bakom scenen och deltagarna som är på eventet. Vår erfarenhet är dessvärre att detta är ett område och en fråga som tyvärr många gånger hamnar i skymundan.

Utmaningen med att få tiden att räcka till
Som arrangör är det ju nästan inte tid att planera och ordna allt som ska hända, hur ska man ha tid och resurser att lägga på det som inte ska hända? Det handlar inte om ovilja, utan många gånger om brist på tid, och kanske i viss mån kompetens. Det är obehagligt att ge sig in i något som man kanske inte behärskar, och som i värsta fall och kan sätta ljus på något i din planering som inte är så bra och som riskerar bli en obehaglig överraskning. Då är det såklart lättare att säga; ”det brukar ju gå bra, och om nåt händer så hoppas vi att allt går bra ändå”.

På de utbildningar Tomas håller för yrkesverksamma inom eventbranschen är avsnittet om trygghet och säkerhet det som öppnar flest ögon och som oftast i utvärderingen kommer upp som det man tar med sig därifrån. Mest för att man överhuvudtaget inte tänkt på det tidigare.

Om du nu känner att det här känns inget bra i magen, vad kan jag göra åt detta? Då har du hamnat rätt. Vi på Eventeffect kommer med hjälp av Tomas och Jacob under 3–4 artiklar i februari och mars se över hela området för att skapa tryggare event. I det ingår det att komma med konkreta råd och tips för vilka steg du ska ta för att kanske undanröja en del risker. Men också stå förberedd på ett helt annat sätt när/om du hamnar i en kritisk situation.

Kan man garantera säkra events?
Nej, till att börja med så kan man aldrig garantera riskfria events. Olyckor kan vara framme, yttre omständigheter kan inträffa och oförutsägbara händelser händer. Det du kan vara, är så förberedd det går. Det gör du genom att ha inventerat risker, gjort handlingsplaner för dem och beslutat om organisationen. Då kommer man förmodligen kunna gå från att riskera att känna skuld till att känna, ”vi har i alla fall gjort allt vi kunde”.

I de följande avsnitten kommer vi gå in på trygghet- och säkerhet mer i detalj, och här i första avsnittet behandlar vi grunderna i säkerhetsarbete generellt.

De fem viktigaste principerna för att höja tryggheten på ditt event

Tidsaspekten
Den viktigaste och den svåraste aspekten. Låt helst trygghets- och säkerhetsarbetet komma in redan när ni börjar sätta konceptet/upplägget. Tillåt att risk- och trygghetsarbetet har olika faser under ett events planering men säkerställ att man direkt och tidigt samt i varje fas ändå tillåter att arbetet har en stående plats för att hålla fokuset och medvetenheten. Till exempel bör säkerhetsfrågorna finnas med som en stående punkt på projektmötesagendan.

Låt insatser och hantering proportionerligt följa hand i hand med planeringen. Det gör ju att arbetet initialt blir mer strategiskt och övergripande och för att bli mer operativt mot slutet av planeringen.

Skapa från början en hot-/riskinventering, där ni löpande för upp risker som dyker upp under planeringen och som ni värderar och bedömer vilka åtgärder ni måste ta. Låt byråns eller kundens projektledare äga frågan och säkerställa att de åtgärder som ni tar fram genomförs av den som fått uppgiften.

Medvetenhet
Event är ett stort lagarbete, och gör därför arbetet noggrant med att få med alla på det tåget. En enkel sak kan vara att gå från att förutsätta till att förvissa sig, vilket är en variant på ordstävet: ”Att tro är att inte veta”. Dvs om du tänker att: ”det är säkert så här”, så kan du i stället kolla upp om det är så och förvissa dig om det. Till exempel om du tänker att hotellet/anläggningen har säkert koll på att nödutgångarna är i ordning, och deras hjärtstartare är säkert kollad, så kan du ta en extra avstämning med dem och kanske också då dem att kolla det internt.

Det är en ganska liten insats men ger enormt stor utväxling. Och du slipper stå efteråt och säga: ”men jag trodde att…”

Genom att just prata risker och trygghetsarbete återkommande med alla i laget under ett events levnadstid och naturligt i eventets olika samverkansformer skapar det en bra och bred medvetenhet – det är faktiskt en underskattad bra säkerhet i sig.

Dokumentation och handlingsplaner
Låt alla åtgärder mynna ut i en plan som både behandlar normalläget och en eventuell krissituation. Där samlar ni alla hot/ risker, värderar dem och samlar era åtgärder, både vad ni gör för att undvika dem före eventet och vad ni måste göra om det händer något.

Fördelen med dokumentation och planer är att de kan ofta kommer kunna återanvändas i fler event, och även för olika händelser än de är tänkta för. De skapar också lättare den så viktiga medvetenheten då en organisation kan samlas kring en samlad dokumentation över risker och åtgärder – både förebyggande och skadebegränsande åtgärder.

Organisation
Det finns ju oftast en ganska tydlig organisation för eventet. Och här vill vi ge er lite råg i ryggen, en eventorganisation har flera likheter och man kan dra många användbara paralleller med en krisorganisation. Ett event åt en kund kräver en tillfällig organisation som är satt att hantera/producera en händelse/event utöver och utanför normal verksamhet. Och som alltid i kris vill man ha så rätt resurser som möjligt för att kraftsamla kring en händelse för att kunna fatta beslut i varje givet tillfälle och helst även analysera och förbereda åtgärder för olika händelseutvecklingar innan de händer…

Det finns tre viktiga principer – Ansvarsprincip, likhetsprincip, närhetsprincip.

Dessa principer är vedertagna och brukar lyftas fram som framgångsrika sätt att hantera oförutsedda händelser och kriser. (Den som har ansvar i normalläget har också ansvaret i kris, behålla ansvarsområden även i en kris och låta beslut tas där man är närmast händelsen och det bästa kunnandet finns)

För att få effekt av dessa principer inom ett event behöver organisation och ansvar tydliggöras extra för annars kan det bli otydligt och leda till både felaktiga och fördröjda beslut vid en oförutsedd händelse när en organisation är tillfällig. Så viktigt att betänka så dessa principer tydliggörs och kan efterlevas när man bygger organisation och tilldelar roller och ansvarsområden.

Utifrån ansvar, roller och organisation behöver också en krisorganisation definieras. Syftet är att stå beredda att klara oförutsedda händelser – från det lilla till det stora. Lämpligt kan vara att göra en krisorganisation utifrån en kärna med möjlighet att skala upp beroende på händelse. Vid större händelser behövs ofta både operativ och strategisk fokus och ledning. Mindre händelser hanteras ofta oproblematiskt endast operativt.

Minutoperativ ledning
Strategisk ledningLåt oss förklara skillnaden med ett case:På den klassiska företagskonferensen så får helt plötsligt en av gästerna (en man 58 år) hjärtproblem. De första som upptäcker detta är mannens bänkgrannar som börjar med HLR och de kallar på uppmärksamhet. Den minutoperativa ledningen är då att se till att en hjärtstart hämtas, ambulans larmas och möts, anläggningen varskos om ambulansen osv. Den strategiska ledningen ska svara på frågor som; kontakta mannens anhöriga, ta hand om de bänkgrannar som gjorde en första insats, hur ska konferensen fortsätta (eller inte), osv.

Utvärdering
En av de svåraste delarna med eventtrygghet och -säkerhet. De flesta projekt liknar varandra vid en första anblick men nästa gång är det en ny kund, en ny anläggning, nytt projektteam och mest troligt andra leverantörer. Hur skapar man en kunskapsbank och sprider kunskapen vidare till nästa event. Och nästa. Minsta insats är att samla alla som varit med, och om det hänt något snacka igenom detta och se vilka delar fungerade, vilka hade kunnat fungera bättre och spika hur ni gör nästa gång.

Därför är det otroligt viktigt att eventsäkerheten bygger på metoder och processer snarare än handfasta planer. Det måste finnas tillräckligt mycket flex i planeringen för att kunna innefatta i princip allt som kan hända, utan att bli en begränsning.

Det här den första, och ganska teoretiska, artikeln om tryggare event och hur man väver in detta i sitt arbete. I de följande avsnitten kommer vi gå djupare in och beröra brand, sjukvård, ordning, informationssäkerhet och arbetsmiljö.

Dessa artiklar blir ju bara relevanta om de ger er läsare något, så hör av er via mail eller LinkedIn

Av: Tomas Stålmarck och Jacob Silverhult

Om författarna
Tomas har med sina 20 år av professionellt eventarbete varit med om det mesta, lägger man till tio somrar som livräddare och ett antal år som frivillig brandman så blir det några pulshöjande händelser att plocka erfarenheter från.

Jacob har en lika lång och bred säkerhetsbakgrund inom riskhantering, skadeförebyggande arbete, fysisk säkerhet, krishantering, bevakning och brandskydd inom branscherna industri, energi och produktion. Det är verksamheter där säkerhetsområdet är brett och omfattande och något som det aldrig får tummas på.

Deras vägar korsades när de genomförde ett större event tillsammans. Jacob som säkerhetsansvarig från beställaren och Tomas som ansvarig för bland annat säkerheten från eventbyråns sida. De kände direkt att de hade liknande värderingar kring eventtrygghet och har sedan tio år arbetat ihop med konserter, festivaler och företagsevent. De utbildar också regelbundet i olika forum.