När budgeten för ett event ska läggas hamnar fokus ofta på lokal, catering och teknikhyra. Men det finns en post som lätt glöms bort och som kan göra skillnad på slutnotan: elkostnaden. Belysning, ljud, projektorer, köksutrustning och ventilation drar mer än många tror. Detta är särskilt sant med de senaste årens svajiga elpriser i beaktande. Oavsett om du är den som bokar eventet eller den som driver lokalen är elkostnaden värd att ha koll på – för i slutändan påverkar den priset för alla inblandade.
Vad drar el på ett event?
En heldagskonferens för 200 personer med scenbelysning, PA-system, projektorer och cateringkök kan enkelt förbruka 300–500 kWh under en dag. För ett större event med avancerad ljussättning, LED-skärmar och matlagning på plats kan siffran klättra ännu högre. Omräknat i kronor handlar det om allt från några hundralappar för ett mindre möte till flera tusenlappar för en större gala eller mässa.
De största elslukarna på ett typiskt event är scenbelysning och effektljus; denna mervärdesteknik står lätt för hälften av den totala förbrukningen. Därefter kommer AV-teknik som projektorer och LED-skärmar, följt av cateringkök med ugnar, värmeri och kylskåp. Ventilation och klimatstyrning är andra faktorer som underskattas, särskilt i lokaler som inte är byggda för större församlingar.
Varför varierar kostnaden så mycket?
Elkostnaden för ett event landar oftast hos den som driver lokalen – den ingår i hyrespriset och påverkar därmed indirekt vad eventbokaren betalar. Vilket elområde lokalen ligger i spelar roll; i södra Sverige har priserna historiskt legat högre än i norr. Typen av elavtal som fastighetsägaren har påverkar också direkt.
Många konferenslokaler och eventhallar sitter kvar på äldre, oförmånliga avtal utan att egentligen ha kollat upp vad som finns på marknaden. Dessutom varierar spotpriset kraftigt beroende på säsong, väder och tillgång på vattenkraft. Det är därför svårt att budgetera exakt om man inte har ett fast eller mixat avtal.
Så sänker du elkostnaden
För dig som äger eller driver en eventlokal är det enklaste första steget att se över elavtalet. Jämföra elavtal – på så vis kan du snabbt få en överblick över vilka alternativ som finns och hur mycket du kan spara. Det tar bara några minuter och kan innebära tusenlappar i lägre driftkostnader per år. Det är pengar som i stället kan läggas på att höja upplevelsen för dina gäster.
Utöver själva avtalet finns det flera praktiska åtgärder som gör skillnad. LED-belysning drar en bråkdel jämfört med traditionella halogenlampor och ger dessutom mindre värmeutveckling, vilket minskar behovet av kylning. Tids- och rörelsestyrning i korridorer, toaletter och biutrymmen är en annan enkel åtgärd som kapar onödig förbrukning. För större arrangemang kan det också löna sig att göra en energikartläggning av lokalen för att identifiera var de största besparingarna finns.
Bokar du event snarare än driver lokalen? Fråga din anläggning om de har sett över sitt elavtal – ett lägre elpris kan i förlängningen innebära bättre villkor även för dig som kund.
En del av hållbarhetsarbetet
Energifrågan kopplar också direkt till hållbarhet, vilket är något som allt fler beställare och deltagare förväntar sig att eventarrangörer tar på allvar. Att välja grön el, optimera förbrukningen och kunna redovisa sina energikostnader är konkreta steg som stärker både varumärket och marginalen. I en bransch där upplevelsen är allt är det små detaljer som gör skillnad – och få saker är så lätta att åtgärda som en onödigt hög elräkning.
Så nästa gång du planerar ett event – lägg energin där den räknas. Börja med elavtalet.
