Tommy Brotte, Interaktiva mötenBudskapet är ofta viktigare för sändaren än för mottagaren
Bristande förberedelser och låg kvalitet i digitala konferenser oavsett om de är interna eller externa motiveras ofta med meningen ”budskapet är ändå viktigast”. Och det stämmer att om bara budskapet är tillräckligt angeläget för deltagarna så kommer de att lyssna uppmärksamt, åtminstone en kort stund. Problemen är dels att budskapet oftast är mycket mer angeläget för sändaren än för mottagaren och att bristande hantverkskunnande kring hur man skapar bra sändningar och evenemang ofta leder till att man skapar fler kommunikativa problem än man löser. I slutänden påverkar det både varumärket och förtroendet för ledningen.
Det är bara en intern konferens…
Ytterligare en orsak är att många gör skillnad på interna och externa evenemang. Och visst kan man behöva skärpa upplägg och ambitionsnivå ytterligare om evenemanget är börsdrivande eller direkt kopplat till försäljningsvolymer. Det är däremot en klar risk att prioritera medarbetarevenemang för lågt. Det är inte så att deras ögon eller öron ser och hör på ett annat sätt eller att deras hjärnor tar till sig och tolkar information annorlunda, bara för att de är interna medarbetare. Och vad innebär det för personalomsättningen om medarbetarna känner att de är lågt prioriterade av högre chefsled? Vad innebär det för efterlevnad av strategier och beslut om medarbetarna efter evenemangen har minskat istället för ökat förtroende för ledningen? Vad innebär det för självkänslan i organisationen om det man lyckas producera internt uppfattas som lite taffligt? Och kanske viktigast av allt vad innebär det för samverkan mellan olika delar i organisationen om sändningarna ni producerar oavsiktligt skapar en känsla av att ledningsgruppens samarbete och kemi är mindre bra? Det som bör avgöra kraven på kvalitet och ambitionsnivå är en kombination en rad faktorer varav några av de viktigaste är antalet deltagare, graden av interaktivitet och vilka värderingar man vill koppla till sitt varumärke.
Förhoppningen kring vad man klarar att producera internt är ofta för hög
Sedan pandemin har var och varannan organisation investerat i en egen studio och tanken med att frekvent kunna kommunicera med medarbetare och andra målgrupper är i grunden god. Det är både kostnadseffektiv och hållbar kommunikation. Men att producera konferenser och sändningar som väcker intresse och skapar förtroende är inte så enkelt som många tror och hoppas. Vad får det till exempel för konsekvenser om en eller flera kameror är feljusterade i förhållande till den ljustemperatur som för stunden råder i studion? Jo, att hudtonerna ser konstiga ut vilket våra hjärnor sedan urminnes tider uppfattar som ett varningstecken på smitta och att det är en person vi med alla medel bör undvika. Eller om studions utformning och tekniklösning bara tillåter att vi med två eller tre kameror filmar personer som för ett samtal med varandra framifrån istället för över axlarna på de som samtalar med varandra? I det ena fallet förstärker vi meningsskiljaktigheter och separerar deltagarna medan om vi filmar över axlarna så kan vi förstärka relationen och visa samhörighet och respekt. Det förstnämnda kan alltså vara rent av skadligt för både ledning och organisation. Kameravinklar och aktivt bildberättande är bara några av de utmaningar man står inför när man ska producera digitala evenemang som representerar ett varumärke på rätt sätt och där de medverkandes budskap verkligen kommer fram. Samma typer av utmaningar har man även när det kommer till dramaturgiskt upplägg, retorik, interaktivitet, dekor, ljussättning och ljudteknik.
Många faktorer påverkar resultatet
För att skapa en lyckad digital konferens måste du alltså tänka på väldigt många faktorer utöver själva budskapet. Att ta hänsyn till dessa faktorer är inte bara viktigt för att behålla deltagarnas uppmärksamhet under sändningen, det påverkar också målgruppens engagemang, efterlevnad av beslut, förtroendet för ledningen och i slutänden varumärket.
Ta reda på vad ni behöver utveckla i era interna produktioner och vart de hårda gränserna för när det är dags att gå externt
Det kan därför vara klokt att inte bara fortsätta producera dessa evenemang och sändningar utan ta istället hjälp att utreda vad kan och bör ni göra internt och när är det dags att koppla in en producent och när bör ni förlägga produktionen till en extern studio? Och vad för studio eller studios krävs lokalmässigt, tekniskt och bemanningsmässigt för att producera de olika typer av sändningar och evenemang som just ni har behov av att göra? Vad skulle med fördel kunna förinspelas och på så sätt kvalitetssäkras? Genom att göra en sådan kartläggning försäkrar ni er om att kunna göra hållbar och kostnadseffektiv kommunikation som är långsiktigt hälsosam både för varumärket och för förtroendet för ledningen.
Av: Tommy Brotte, Interaktiva Möten
