REMM som har till uppgift att samordna arbetet inom ett antal myndigheter i Sverige, har tagit fram en lista över framgångsfaktorer för effektiva hybridmöten.

Framgångsfaktorer för effektiva hybridmöten

1, Använd vid rätt tillfälle

Hybridmöten är möten med deltagare både på plats och uppkopplade digitalt. Fundera över hur mötet eller evenemanget bör arrangeras för att bäst uppnå syftet. Hybridmöten är utmanande. Överväg möjligheten att genomföra mötet helt digitalt eller helt fysiskt i stället.

2, Välj nivå av interaktivitet

Det finns många olika typer av hybridmöten, med olika möjligheter för de som deltar digitalt att interagera i mötet. Är det främst ett fysiskt möte, men där det även går att ansluta digitalt? Eller är det ett möte där alla ska ha samma förutsättningar, oavsett om man är på plats eller uppkopplad? Tydliggör vad som gäller, så att deltagarna har rätt förväntningar.

4, Informera och entusiasmera

Berätta på förhand att mötet blir ett hybridmöte. Informera också om vilken typ av interaktivitet och engagemang som förväntas av deltagarna. Förväntas interaktivitet så uppmuntra deltagarna till engagemang, tillgängliggör material och be om frågor inför mötet.

5, Tänk digitalt

Fokusera i första hand på de digitala deltagarna när du väljer teknik. Whiteboards, presentationer etc. ska vara digitala, för att ge deltagarna en likvärdig upplevelse och skapa så mycket interaktion som möjligt.

6, Skapa förutsättningar för allas delaktighet

Gå igenom gemensamma spelregler om chatt, gruppdiskussioner, kamera av/på etc. Börja alltid med att introducera distansdeltagarna och ha som rutin att ge dem ordet först.

7, Gör chatten till ett gemensamt stöd

I ett lyckat hybridmöte deltar alla på så lika villkor som möjligt. Om chatten används bör den vara öppen även för de som deltar fysiskt, genom att de har laptop, surfplatta eller telefon med sig under mötet.

8, Utbilda mötesledare

Bra mötesledare är aktiva, uppmärksamma och involverar distansdeltagarna. Vid större och/eller mer komplexa hybridmöten är det bra att ha två eller flera mötesledare, som bl.a. kan dela på ansvaret för de som deltar fysiskt respektive distans.

9, Låt fikapauser bidra till mingel

Bjud in distansdeltagarna till ett informellt grupprum, gärna med en mötesledare som styr upp småpratet. Påminn de fysiska deltagarna om att inte fortsätta själva mötet under fikapausen, alternativt inled nästa del av mötet med en avstämning.

10, Skapa kontaktytor

Uppmuntra och skapa förutsättningar för deltagarna att etablera nya kontakter. Ha t ex samma start- och sluttid för alla, men håll chatten öppen efter evenemanget för fortsatta nätverksmöjligheter.

11, Testkör

När det gäller hybridevenemang är dubbel- och trippelkontroll av alla system viktigare än för helt digitala och helt fysiska möten.

Checklista från REMM med framgångsfaktorer för effektiva hybridmöten hittar du här.

Tips för mindre hybridmöten i mötesrum

12, Mötesrum

Tillgång till mötesrum i olika storlekar som är anpassade för hybridmöten, med bra ljud och ljus, är en framgångsfaktor på arbetsplatsen. Märk gärna upp att rummen är anpassade för hybridmöten.

När rummen har liknande tekniska uppsättningar blir det enkelt att snabbt komma i gång och sköta tekniken.

13, Ljud

En dator i rummet kopplas till mikrofonen, övriga datorers mickar ska vara avstängda. I större mötesrum rekommenderas att flera mikrofoner, eller riktade takmikrofoner används.

14, Bild

I det fysiska mötesrummet, ha kameror i olika vinklar som utöver att ge en översiktsbild också kan zooma in fysiska deltagare som talar.

Deltagarna på plats ska sitta så att de är vända mot kameran och inte skymmer varandra, gärna med borden placerade som ett V eller ett U, alternativt att bordet placeras med ena långsidan mot kameran och med deltagarna sitter på den andra långsidan.

Satsa på en eller helst två rejäla bildskärmar, gärna placerade på långväggen. Med två skärmar kan en av skärmarna visa deltagare på distans och den andra skärmen visa dokument.

Tips för större hybridmöten, workshoppar, konferenser och event

15, Ljud- och bildupptagning

Definiera en ”pratbubbla”, ett område där mötesledaren syns i bild och har bra ljudupptagning. Det fysiska mötesrummet ska ha en bra ljudanläggning. Använd handmikrofon för att ge ordet till eventuell publik, alternativt riktade takmikrofoner. Distansdeltagarna ska helst ha datorheadset med sladd, undvik telefonheadset.