Alla som arbetar inom event och logistik vet att det är så långt ifrån ett stillasittande jobb man kan komma. Man är i ständig rörelse och roddar med både det ena och det andra. Scener ska byggas, teknikprylar ska köras ut och personal ska samordnas. Och allt detta sker från flera olika håll samtidigt. Allt från förberedelser i förråd och lagerlokaler till sista-minuten-leveranser på plats.
Mobilitet är ett avgörande kugghjul i maskinen, något som allt fler företag börjat inse. Men eftersom fokuset ofta hamnar på det visuella och själva produktionen i ett event – blir det minst lika viktiga, det som sker i bakgrunden, ofta bortglömt. Det som gör att allt flyter på och gör att allt hålls tydligt och transparent.
Förlorad data – Det som inte mäts försvinner
Det är här den kanske lite oansenliga och subtila funktionen har gjort sitt intåg, nämligen körjournalen. Ett begrepp som mest kanske för tankarna till bokföring och firmabilar, men som i den moderna event- och logistikbranschen spelar en allt viktigare roll.
När olika arbetslag rör sig mellan byggplatser, arenor och kundmöten i hyrda transportbilar eller personbilar, är det lätt att miltalen springer iväg. Inte bara bokstavligt utan även ekonomiskt. Utan ett systematiskt sätt att hålla koll på körsträckor, tankningar och resvägar kan kostnader försvinna i tomma intet. Det innebär att man missar chansen att kunna optimera, inte bara företagsekonomin, men även effektivitet och hållbarhet, när denna data går förlorad. Fler och fler företag inser att man saknat en viktig överblick över transporterna och inte riktigt kunnat avgöra var dessa utgifter tar vägen.
Med hjälp av digitala körjournaler får man insikter i hur transporterna rör sig och om de ligger i linje med de planerade rutterna. Har man inte implementerad körplanering så kan det även vara ett bra verktyg för att börja med det – för en smartare planering inför nästa körning.
Projektledaren som också kör släp
En vanlig syn i branschen är att projektledaren jobbar med det mesta. Från att sätta ihop körscheman, rigga scener och köra ljudutrustning genom stan. I ett yrke där rollerna flyter samman och man arbetar med tillfälliga arbetslag är det extra viktigt att det finns struktur i det praktiska arbetet.
Här spelar körjournalen en dubbel roll – dels som administrativt verktyg, och dels som en trygghetsfaktor. Med GPS-stöd och automatisk loggning slipper den stressade projektledaren skriva ner tider på kvitton eller minnas vem som körde vad. Det minskar risken för missförstånd och gör att fler vågar ta ansvar för transporterna utan att känna sig osäkra över att hamna i konflikt.
Teknik som jobbar i bakgrunden
Att något “bara funkar” är bland det mest uppskattade i intensiva arbetsmiljöer. Digitala körjournaler är ett exempel på teknik som inte syns eller stör, men som hela tiden samlar in data, sammanställer statistik och förenklar rapportering av kördata. Det kan tyckas vara en onödig detalj men i det sparar företag timmar av administrativt arbete och onödiga kvitton, samt att det är ett sätt att skapa tillit mellan arbetsgivare och anställda. Tydliga riktlinjer för körjournal i tjänst och privat finns att ta del av hos Skatteverket. Dessutom påverkar det bilens förmånsvärde om den anställda överstiger 3000 mil i tjänsten per år. Utöver detta blir det lättare att följa upp miljöpåverkan och körmönster hos de anställda. Det är något som fler aktörer i eventbranschen bör ta till sig och väva in i sina hållbarhetsstrategier.
När system som dessa blir integrerade i arbetsflödet, snarare än “ett måste” höjs både moralen hos arbetstagaren och kvaliteten på dokumentationen. Man kan vara säker på att all körning bokförs automatiskt, både privat och i tjänst – för att undvika komplikationer. I slutändan gynnas hela kedjan av detta.
Från ekonomiavdelningen till chauffören som är ute på vägarna.
