Ett otydligt mål
När syftet med eventet är luddigt blir allt annat också det. Innehåll, scen, budget och evenemangets form kommer snabbt att börja dra åt olika håll. Resultatet blir i sin tur ett event som känns trevligt men som saknar en röd tråd. Där är lösningen enkel. Skriv ner ett huvudmål och två delmål. Koppla sedan varenda programpunkt till dem. Om något inte stödjer målen så får det åka ut eller göras om.
För många beslut för sent
Många projekt går bra i början. Sedan kommer en period där man bara ska landa i några detaljer. Då smyger det in några sena ändringar som drar igång kedjereaktioner där allt påverkas samtidigt. Därför är det viktigt att tidigt bestämma vilka beslut som måste vara låsta vid ett visst datum. Lägg in en intern deadline som ligger före leverantörernas så har du marginal när verkligheten kommer in i ekvationen.
Ett körschema som bara finns i någons huvud
Om körschemat är ett dokument som alla ska ha koll på men som ingen håller i rodret för så får du två parallella versioner redan dag två. Det märks inte alltid förrän på eventdagen. Plötsligt vet ingen vem som möter talaren, när dörrarna ska öppnas eller var ett visst moment ska genomföras. Därför behöver körschemat göras till en etablerad plan för alla inblandade, oavsett roll i eventet. En ansvarig, en fil, tydliga tider och tydliga ägare per punkt. Dela den i god tid och gör datummärkta uppdateringar.
Material som kommer fel eller inte kommer alls
En klassiker är att programbroschyrerna finns i fel entré, att namnskyltarna ligger kvar i bilen och att några goodiebags inte är färdigpackade. Ofta handlar det inte om otur utan om planering. Att saker levereras till platsen i den ordning som materialet ska användas och hamnar på rätt plats. I sådana lägen är det skönt att kunna luta sig mot en trygg logistikpartner som posti.se när transport, lager eller returflöden behöver fungera. Det gör att eventteamet kan lägga energi på upplevelsen i stället för att jaga kartonger som redan skulle ha varit framme.
Att underskatta flöden och köer
Köer skapar mer stress än mycket annat. Det spelar ingen roll hur bra själva programmet är om första intrycket blir trängsel och väntan. Ett vanligt feltänk är just att man planerar programmet men inte rörelserna däremellan. Då är det vettigt att tänka igenom flödet som om du vore en av gästerna, för att upptäcka risker för stopp. Saker som registrering, garderob och förflyttning mellan lokaler skapar snabbt köbildning om resurserna brister. Bygg därför in flera ventiler som minskar trycket. Till exempel fler stationer, tydligare skyltning, längre pauser eller en annan placering.
Teknik som inte är testad i rätt miljö
Tänk på att något som funkade på kontoret inte är samma sak som att det funkar på scen. Ljud, ljus, internet och bild är högst beroende av lokalen och av hur allt kopplas ihop på plats och det vanligaste misstaget är att man testar för lite och för sent. Planera därför in en riktig teknisk genomgång. Helst i lokalen om tekniken är en bärande del av evenemanget. Glöm inte att även testa det som känns självklart. Klicker, adaptrar, mikrofonbatterier, videofiler och backuplösningar. Och se till att utvärdera programpunkterna under testerna för att se om de också håller rent tekniskt.
Ingen plan för efterarbetet
Många lägger allt krut på förberedelser och resurser innan och under själva eventet, för att sedan tappa fart i uppföljningen. Att ni uppnår det faktiska syftet med sammankomsten kan bli svårare om uppföljningen saknar tydlig struktur. Bestäm därför en plan i förväg för vad som ska skickas ut och när. Saker som tackmail, material, länkar, erbjudanden eller intern återkoppling ska redan vara uppstyrt och det ska finnas ett mål för nästa steg.
Efteråt är det värt att utvärdera själva evenemanget, även om ni nu förhoppningsvis har undvikit de allra vanligaste missarna. Fånga upp gästernas upplevelse och jämför med era mål så att ni upptäcker vad som behöver förstärkas nästa gång. Då blir det lättare att slippa nya missar även framåt.
