1. Ha alltid ett tydligt mål
Ett arrangemang behöver alltid ha ett tydligt syfte och mål för att lyckas. Om du har ett tydligt syfte kan det vara lättare att välja ut vilka delar du ska ha med i eventet: plats, medverkande och innehåll. Syftet kan exempelvis vara att 75 procent ska sprida ett visst budskap på sociala medier eller att 80 procent av besökarna ska förstå en ny strategi.
2. Välj ett speciellt tema
När människor ska minnas något så är fantasin det bästa hjälpmedlet och event är en stark informationskanal. Passa därför på att välja en spännande form av möte där besökarna verkligen minns eventet som något speciellt. Att använda konst, sport, musik eller andra teman gör att deltagarna minns eventet. Se till att temat passar ihop med ert syfte och mål.
3. Använd scenografi och miljö
Det är viktigt att alltid använda en bra plats för mötet och det finns en djungel av eventlokaler, kursgårdar, hotell och konferensanläggningar. Vid valet är det viktigt att tänka på vilket mål och syfte eventet har. Välj först ett tema för mötet och sedan en plats som förstärker temat.
4. Följ en tydlig struktur
När du ska samla många människor på en och samma plats krävs en tydlig projektorganisation där man identifierar och fördelar alla ansvarsområden och uppgifter. Satsa både på ett körschema och ett produktionsschema där varje schema talar om vad som ska ske under vilken tidpunkt och vad som händer på scenen under hela eventet.
5. Satsa på utvecklade tekniska lösningar
Bra teknik kan göra ett möte minnesvärt. Viktigt är att tekniska lösningar kombineras med ditt mål och ursprungliga idé för eventet.
6. Aktivera besökarna
Ett bra tips för att engagera besökarna är att låta dem ställa frågor där de kan få svar direkt från scenen. Det kan göras genom mentometerknappar, surfplattor och appar. Det är även viktigt att få deltagarna att nätverka med varandra, vilket kan göras genom appar där de får förregistrera sig och sedan ta hjälp av appen på plats för att hitta personen.
7. Anlita proffs på scenen och våga använda känslor
Att använda känslor och göra ett evenemang personligt gör ofta att många blir berörda och tycker att det är intressant. När publiken tillåts uttrycka känslor tillsammans skapas ett engagemang och intresse. Det kan göras genom korta filminslag under olika scenarion, exempelvis när en ny medarbetare eller chef presenteras i en personlig film. Sedan är det alltid bra att tänka på att använda en duktig programledare eller talare som kan spegla företaget på ett bra sätt. Om ett viktigt budskap ska förmedlas kan det vara bra att ha en intervju på scenen istället för ett anförande.
8. Utvärdera och sprid eventet
En av de viktigaste delarna med att arrangera möten och event är att utvärdera dessa. Genom att göra det får du reda på om du nått dina mål och om deltagarna är nöjda med arrangemanget. En digital enkät via samma utskick som du bjöd in deltagarna är att föredra. Ett annat sätt att mäta resultatet av ett event är att göra en medarbetarundersökning före och efter mötet. Konkurrensen är hård om duktiga medarbetare och sprider du detta i sociala medier sprids förhoppningsvis även bilden om en bra och trevlig arbetsplats.
