Så kommer 2022 års konferenser att genomföras skriver Tommy Brotte i sin årskrönika, och summerar i en kort genomgång när de olika evenemangstyperna passar bäst.

En sällan skådad våg av evenemang – digitala och fysiska
Under hösten har de digitala evenemangen fortsatt samtidigt som en gigantisk våg av fysiska evenemang har sköljt in och nästan kvävt branschen med uppdrag. Sällan har det varit så svårt att hitta och få tillgång till duktiga leverantörer. Men hur kommer uppdragen se ut framåt? Sannolikt har pandemiåren hjälpt många arrangörer att se möjligheterna med olika typer av evenemang och jag vågar påstå att det finns utrymme för alla formerna. Vi som producenter måste nu på ett ansvarsfullt sätt hjälpa kunderna att välja vilken väg de ska ta från gång till gång. Just nu låter det på många som om hybrid är svaret på alla utmaningar, men det tror jag inte alls. Här kommer en kort genomgång av de olika evenemangstyperna och mina tankar om när vilken passar bäst.

Fysiska konferenser
Fysiska konferenser är utmärkta om ditt syfte är att utveckla relationer eller arbeta med idéer. Programmet bör då kännetecknas av workshops, långa fikapauser och regisserade sociala aktiviteter. Visst kan ni ha några korta inspel av föreläsning som stimuli, men samlat under en heldag räcker 60 minuter långt. Det borde däremot ses som tjänstefel att ägna stor del av tiden i ett fysiskt evenemang till att sätta människor i rader och ställa upp chefer och experter på scenen som informerar och inspirerar. Det går att göra mycket effektivare, roligare och betydligt mer koldioxidsnålt i digital form.

Digitala konferenser
Digitala konferenser, till exempel studioevenemang, fungerar allra bäst när syftet är att öka kunskap, informera, och motivera. Man behöver vara noga med kreativa och varierande format, genomtänkt dramaturgi, kvalificerad interaktivitet och engagerande berättarteknik. Digitala evenemang spar pengar och miljö framförallt för organisationer som har en geografiskt spridd målgrupp eller många deltagare. Butikskedjor och likande kan även göra digitala konferenser utanför butikstid som då riktar sig till alla medarbetare, inte bara till chefer.

Hybridevenemang
Hybridevenemang ställer extremt stora krav på förberedelser, lokaler, teknik och på medverkandes skicklighet och förberedelser om vi på allvar vill göra något bra både för deltagarna på distans och på plats i rummet. Det går utmärkt men man bör se det som två olika simultana evenemang som delvis delar innehåll. Formen passar bäst för organisationer som har en geografiskt spridd målgrupp, men kanske med ett tydligt nav.

Hubevenemang
Hubevenemang kombinerar många av fördelarna med fysiska och digitala evenemang och passar bäst för organisationer som har många medarbetare spridda på ett begränsat antal orter. Formen kan verka kostsam men om deltagarantalen i de olika hubbarna är tillräckligt stora kan man spara mycket koldioxidutsläpp och minska både missad arbetstid och rese- och hotellkostnader.

Tänk till
Låt inte konventioner, fantasier om att det alla medarbetare helst vill är att åka på konferens, enskilda chefers eller föreläsares drömmar om att stå på scen eller ett förlegat tankesätt om att ett passivt lärande är effektivt, vara det som avgör formen för 2022 års konferenser. Var istället noga med att etablera och förankra ett tydligt syfte och ett mätbart mål. Filtrera det sedan genom frågorna: Var finns våra deltagare? Hur många kan vi attrahera digitalt versus fysiskt? Hur viktigt är det för oss att faktiskt minska resande och koldioxidutsläpp? Vad kostar resor, boende och inte minst förlorad arbetstid och vem drabbar dessa kostnader?

Av Tommy Brotte ägare Interaktivamöten