BIld av Bill Mattsson från Pixabay Under Almedalsveckan sker oräkneligt antal möten och sammankomster på en mycket begränsad yta. Ofta sker detta i tillfälliga lokaler som egentligen är avsedda för andra ändamål, eller enbart uppbyggda och inklämda på platser som inte heller är avsedda för detta. I en miljö där det står poliser och vakter i mer eller mindre varje hörn, som skapar en trygghet men skapar det en falsk trygghet? Minskar ditt ansvar som arrangör eftersom polisen där och redo?
Hur skulle ditt event klara en större eller mindre oönskad händelse på eller i direkt anslutning till ditt event? Hur väl är du som arrangör rustad att möta dessa händelser och kan minimera skadorna och efterdyningarna? Vi ger här några tips på hur man kan tänka för att åtminstone gjort det mest grundläggande och ha en trygg grundberedskap.
Val av plats och/eller lokal
Vi vet att detta är svårt, mycket svårt till och med. Allt som går att hyra ut hyrs ut och vill man ha en lokal får man många gånger ta vad man får. Men försök att välja en plats och lokal som är säker och lämplig för ditt evenemang. Se till att den har nödvändiga brand- och säkerhetsgodkännanden och att den har tillräckligt med kapacitet för att rymma ditt antal deltagare på ett säkert sätt, glöm inte att räkna med tekniker, serveringspersonal och annan personal i totalsumman. Detta får du aldrig tumma på. Ställer man upp tillfälliga tält får de inte blockera annan lokals utrymning och utrymningen ut från tältet måste säkerställas och skyltas. Säkerställ att inga ”krockar” sker.
Se till att alla nödutgångar är tydligt markerade och att de är fria från hinder, hela vägen ut och en bit till. Har någon parkerat precis utanför dörren, eller ställt en pall med gods kan det ställa till stora problem. Gå utrymningsvägarna ut till det fria och säkerställ att alla dörrar går lätt att öppna och det är tydligt hur man ska gå. Utarbeta er utrymningsplan och informera dina deltagare om den vid starten av evenemanget. Det behövs bara ett par meningar så har ni höjt medvetenheten och skapat en tryggare känsla.
Kontrollera att brandlarm och släckutrustning finns och är full funktion, och såklart lättillgängliga. Se till att du har tillräckligt med släckutrustning i förhållande till evenemangets art och storlek. Vet du adressen till ert evenemang? Det kanske är så att er lokal går under ett lokalt väl vedertaget namn men som SOS inte känner till när ni ringer. Var säkra på att ni vet den korrekta adressen och att ni kan uppge den vid larmning.
Inbjudna – Registrering och kontroll
Ha en ordentlig registreringsprocess för dina deltagare för att säkerställa att bara inbjudna och registrerade personer får tillträde till evenemanget. Utforma en kontrollprocess vid entrén för att förhindra obehörig åtkomst. Det ger er också tydlig kontroll över hur många som vistas i lokalen och vilka de är. Om ni vill kunna släppa in gäster som ej är föranmälda, skapa en enkel rutin för detta, till exempel med QR-kod eller dylikt så att ingen släpps in oregistrerad.
Förvara gästlistorna så att det inte ska gå att utläsa deltagarnamn från listan, så man inte kan tjuvläsa listan och sedan kan utge sig från att vara en inbjuden.
Tillse att det finns möjlighet att låsa lokalen och hur detta kan göras. Detta kan vara värdefullt vid en större händelse i närheten till exempel pågående dödligt våld eller en urartad demonstration. Då gör ni en så kallad inrymning (motsvarighet till utrymning) där ni låser in er och tar skydd i lokalen eller del av lokal.
Förbered också kommunikationen till deltagarna. Likväl som ni förbereder inbjudnings-, påminnelse- och tack-mail är det en god idé att förbereda talepunkter i händelse av oväntad och oönskad händelse. Vem säger vad och när?
Första hjälpen och säkerhetspersonal
Säkerställ att ni har tillgång till sjukvårdsutrustning och första hjälpen-material. Utbilda din personal, eller ta in utbildad och ha kunnig personal på plats för att hantera eventuella medicinska nödsituationer.
Ta reda på vad som finns och vad du behöver komplettera med, var finns närmaste hjärtstartare? Finns det utbildad DHLR-personal eller ska det tas in.
Överväg att anlita säkerhetspersonal för att övervaka evenemanget och hantera eventuella säkerhetsrelaterade frågor. De kan ju ha en dubbelfunktion, de kan både vara värdar och hälsa välkomna, pricka av och visa till rätta. Samtidigt som de håller ett öga på tryggheten och säkerheten.
Andra saker att överväga:
IT-säkerhet: Se till att ditt evenemang är säkert från IT-perspektivet. Använd krypterade nätverk, säkerhetskopiera all viktig information och använd säkra betalningssystem om det är tillämpligt.
Det är populärt att erbjuda laddning av telefoner, plattor och datorer, beakta att det finns en stor stöldrisk.
Som arrangör bär ni ett stort ansvar, det är väldigt lätt att lägga ansvaret för trygghet och säkerhet på någon annan. Gå från att förutsätta till att förvissa. Det betyder att du går från att säga: ”Jag tror att det är så här…” till att säga: ”Jag har kollat upp, och det är så här…” Det är en enorm skillnad.
Lycka till med era event. I början på juni kommer det guide för dig som är besökare i Almedalen, vad kan du tänka på och planera för.
Av: Tomas Stålmarck och Jacob Silverhult
Dessa artiklar blir ju bara relevanta om de ger er läsare något, så hör av er mail eller LinkedIn
Om författarna
Tomas har med sina 20 år av professionellt eventarbete varit med om det mesta, lägger man till tio somrar som livräddare och ett antal år som frivillig brandman så blir det några pulshöjande händelser att plocka erfarenheter från.
Jacob har en lika lång och bred säkerhetsbakgrund inom riskhantering, skadeförebyggande arbete, fysisk säkerhet, krishantering, bevakning och brandskydd inom branscherna industri, energi och produktion. Det är verksamheter där säkerhetsområdet är brett och omfattande och något som det aldrig får tummas på.
Deras vägar korsades när de genomförde ett större event tillsammans. Jacob som säkerhetsansvarig från beställaren och Tomas som ansvarig för bland annat säkerheten från eventbyråns sida. De kände direkt att de hade liknande värderingar kring eventtrygghet och har sedan tio år arbetat ihop med konserter, festivaler och företagsevent. De utbildar också regelbundet i olika forum.
