Engagerade medarbetare som gör det ”lilla extra” är ett vinnande koncept för de konferensanläggningar som vill ha fler bokningar. Så tycker Elisabet Norlin Rehnmark, delägare och projektledare på Umeå Congress.

Elisabet Norlin Rehnmark är delägare i Umeå Congress och har jobbat som projektledare här i drygt 15 år.

– Jag går bara och väntar på att någon ska meddela att man faktiskt inte får ha så roligt och trivas så bra på jobbet som jag gör. Vi är ett litet företag och jag brukar hänvisa till mina kollegor som min andra familj.

Hennes absoluta styrka och största expertis är vetenskapliga kongresser, alltså möten där ett antal personer träffas för att utbyta kunskap inom sitt forsknings/kunskapsområde.

– Det kan vara allt från 50 till 5000 personer som träffas och det är många element inblandade förutom föreläsningar så som till exempel studiebesök, transporter, hotellbokningar, resebokningar, middagar, presentationer, teknik, programböcker, digitala påslag, appar och mycket mer, berättar hon.

Umeå Congress är ett privatägt företag utan egna möteslokaler, alla möten genomförs där det passar kunden.

– Vi brukar säga att vi jobbar med hjärtat i Umeå med Sverige som arbetsplats – även om vi har ett ortsnamn i vårt företagsnamn betyder det inte att vi inte jobbar i hela Sverige. Om man ser på Sverige som en människokropp ligger Umeå ungefär vid hjärtat, och vi som är upphandlade av andra universitet och regioner än Umeå reser land och rike runt för att hjälpa våra kunder, berättar hon.

De största kunderna är universitet, regioner och ekonomiska föreningar som har årliga möten eller årskonferenser som kanske genomförs i nya delar av landet från år till år.

– Dessa personer jobbar dagligdags med allt från akutsjukvård, språkforskning, utbildning eller vad det nu kan vara, och det ska de fortsätta göra. Min funktion är att se till att de fortsätter göra det medan jag ordnar resten.

Processen för val av konferensanläggning ser olika ut från möte till möte. En del kunder vill fortsätta med samma koncept som de gjort i många år och känner sig trygga med.

– I de fallen får man välja lokal/anläggning utifrån satta premisser och förutbestämda kriterier helt enkelt. När vi har fria tyglar att välja anläggning, och om jag får önska, så vill jag gärna vara med redan från början i valet av stad. Själva valet av konferensanläggning är sällan eller aldrig mitt utan självklart kundens, men jag rekommenderar gärna och kommer med kloka inspel.

Elisabet understryker att det i slutänden beror på flera olika faktorer kring mötet och det är ett stort antal frågor som måste besvaras för att komma fram till det bästa alternativet:

Vad är mötets syfte?
Hur många deltagare är det? Vet vi ens det innan sista anmälningsdag?
Ska det rymmas en utställning i anknytning till mötet?
Är det lokala, nationella eller internationella deltagare som kommer?
Hur ser de digitala möjligheterna ut?
Hur ser hållbarhetsarbetet ut?
Hur ser det ut med transporter/logistik?
Finns det andra viktiga parametrar att tillgodose?

Hur ser din checklista ut?

– Min checklista är mitt hemliga vapen och den baseras på år av erfarenhet, jag vet inte riktigt om jag vill dela med mig av den. Det är ju till viss del den som gör att jag särskiljer mig från mina konkurrenter och jag skulle vilja påstå att min och Umeå Congress checklista i stort sett är komplett. Kanske kaxigt sagt, men vis av erfarenhet och med resultat som backar mitt uttalande kan jag med säkerhet och stolthet säga att jag står för det.

Några tips vill Elisabet Norlin Rehnmark ändå dela med sig av, som hon upplever har blivit mer aktuellt under de senaste åren:

Hur ser kostnadspåslaget ut för att addera ett digitalt lager?
Hur stor kunskap har anläggningen om att leverera digitala lösningar?
Hur jobbar anläggningen med hållbarhet?

Till de chefer på anläggningar som vill ha fler bokningar är Elisabets absolut bästa tips att se till att ha bra ledning och bra personal.

– Led genom att visa vad som är viktigt på en arbetsplats. Det ena ger det andra. Med bra personal menar jag att man som anläggning behöver ha personal som faktiskt tycker om sitt jobb och som gör att både jag, min kund och mötesdeltagarna känner sig omhändertagna. Jag som kongressbyrå har en lista med behov, min kund har en annan och deltagaren som kommer dit har definitivt en tredje behovslista.

Elisabet har många anläggningar i Sverige som hon gärna arbetar med och rekommenderar gärna dessa:

Malmömässan
Karlstad CCC
Elite Park Avenue i Göteborg
Clarion Hotel Sign i Stockholm
Linköping Konsert & Kongress
Conventum i Örebro
P5 i Umeå
K-märkt i Stockholm
Kalmarsalen

– Jag är medveten om att jag glömt några, det är inte meningen att trampa på några ömma tår, men detta är de jag första jag kommer på och de är utan inbördes ordning.

Elisabet Norlin Rehnmark ser ett stort kunskapstapp efter pandemin, något som hela mötesbranschen lider stort av, anser hon.

– Den kunniga personal som fanns innan pandemin har sökt sig vidare till annat och det saknas kunskap och erfarenhet hos många på plats just nu.

Hon känner också en viss frustration då hon menar att det råder stor okunskap om vad de som kongressbyrå sysslar med.

– Jag tvivlar på att större delen av mötesindustrin ens till fullo känner till hur våra verksamheter bedrivs och i vilken komplex värld jag lever mitt yrkesliv. Jag förstår att det inte är deras fel men upplever att jag ibland möts av en ignorans och arrogans där jag förväntas göra saker som jag menar redan borde finnas i någon annans checklista.

Elisabet ursäktar sig och vill inte framstå som en grinig och trött person och understryker att det hon vill framföra är en frustration över att hon i stort i vårt samhälle saknar ett driv som ligger utanför en persons ansvarsområde.

– Jag upplever att många idag inte gör något extra för någon om det inte gynnar dem själva på något sätt. På samma sätt saknar jag att folk gör spontana saker bara för att vilja hjälpa en medmänniska utan att få cred eller beröm för det. Man kan göra saker för någon annan för att det får en att må bättre på insidan – hålla upp en dörr, resa sig upp på bussen, skriva ett meddelande till någon bara för att ge den personen lite extra glädje… På samma sätt saknar jag att man på en anläggning påminner om att vatten inte ingår till fikat, att extraljus på scenen inte ingår, att garderob eller skyltning inte ingår i ordinarie lokalpris och så vidare. Jag vill inte att de säger det till mig för att öka sin merförsäljning, utan för att vi tillsammans vill att mötet ska bli så bra som möjligt för deltagaren, vi är ju alla på samma lag!

Elisabet menar att det direkt märks, när man kommer till en anläggning om personalen gillar sitt arbete:

– Vare sig det är vaktis, tekniker, konferensvärdinna, serverings- eller städpersonal så märks det! Om du gillar ditt jobb och din arbetsgivare, om du kommer till ditt jobb varje dag och känner dig betydelsefull, om du vet vad som förväntas av dig och vet hur mycket du själv kan ”gå utanför ramen för din arbetsbeskrivning”, om du har en nyfikenhet att ställa rätt frågor som gör att inget lämnas åt slumpen… ja då kommer du också göra det lilla extra som betyder att jag, min kund och deltagarna på mötet blir positivt överraskade och våra förväntningar blir uppfyllda – ja kanske till och med överträffade!

Av: Elin Bisander