Vår roll som kongressarrangör (PCO) är att sammanföra ledare från/inom akademi, industri, företag och myndigheter som täcker in mängder av frågeställningar och branscher. Genom dessa ”meetings of minds” upptäcks nya vacciner, lösningar på klimatförändringar diskuteras och banbrytande teknik lanseras. För att få dessa möten/evenemang att äga rum, arbetar och koordinerar vi med partners inom mediaproduktion, konferens- & hotellanläggningar, mässor, logistik och transport, teknikbolag, restauration för att nämna några.

En stor del av vårt arbete går ut på att sätta Sverige på kartan i kampen om att locka hit internationella kongresser som belyser forskning och innovationer. Det är oerhört svårt i en tid av pandemi med stängda gränser och obefintliga möjligheter till resande.

I slutet av februari 2020 var vi en del av ett globalt ministermöte. Sverige stod värd för ”the 3rd Global Ministerial Conference on Road Safety ” som genomfördes i Stockholm. Konferensen arrangerades i samarbete med Världshälsoorganisationen (WHO) och Trafikverket. Ministerledda delegationer från drygt 80 länder närvarade och totalt deltog runt 1 800 personer.

Det vi sedan spenderat tiden på är att ställa om och anpassa oss till omställningen från fysiska till helt digitala möten. Samtliga internationella konferenser och kongresser har förstås tvingats ställa in, flyttas fram både en och två gånger eller har genomförts helt digitalt.

Som en ledande producent av konferenser, kongresser, möten och event älskar vi mötet mellan människor. Vi är specialiserade på att leverera professionella möten både nationellt och internationellt. I dagsläget, under rådande pandemi och fortsatt stor smittspridning, är våra moderna digitala- och hybridlösningar mer eftertraktade än någonsin. Att hålla digitala möten är inget nytt för oss kongressarrangörer. Att använda oss av tekniska möjligheter som funnits en längre tid har alltid varit en viktig del i framtagandet av rätt möteskoncept. Vårt fokus som möteskonsulter är att lyfta digitala möten till en helt ny nivå i det ”nya normala”.

COVID-19 har utmanat oss alla. Coronaviruset har smugit sig in i vardagen för var och en och vi är alla uppmanade att anpassa vårt beteende till situationen. Våra normer ändras och vi måste anpassa oss och vår verksamhet. Vi har vidtagit nödvändiga åtgärder för att säkerställa våra anställdas säkerhet, för att försöka säkra deras jobb och samtidigt, för att fortsätta vara tillgängliga för våra kunder.

Vårt proaktiva arbete i att leverera säkra fysiska möten fortsätter. Vi jobbar med riktlinjer och protokoll som ska följas för att minimera fortsatt smittspridning. Hållbarhet i alla led är viktiga hörnstenar där digitaliseringen är av största vikt. Tillsammans vill vi driva innovation inom design av koncept och leverans av professionella hybridmöten för att säkerställa att den vetenskapliga utvecklingen kan fortsätta.

Vi tror att 2021 kommer bli ett fortsatt enormt tufft år, ett fortsatt stålbad att ta oss igenom. Vi längtar efter att få välkomna internationella deltagare till konferenser och kongresser i Sverige igen. Det är i slutändan människor som utgör mötet och vad mötet ska stå för och betyda. Det personliga mötet är viktigt. Människor har behov av att få använda alla sina sinnen. Just nu kan vi endast träffas på olika digitala mötesplatser men vi tror att framtiden är hybrid dvs både fysiska och digitala möten i ett samspel. Vi kommer alltid att vilja träffas fysiskt, det går inte att ersätta det fysiska mötet helt.

Av: Caroline Knies, VD Meetagain Konferens AB