När jag fick frågan om att skriva för Eventeffect behövde jag ta mig en ordentlig funderare över vad det är jag kan dela med mig av. Efter många år som projektledare och eventorganisatör i olika former och på olika företag är det mycket som går på rutin, även om inget event är det andra likt och alltid innebär nya lärdomar.
Men självklart finns det massor att tipsa om, saker du bör göra och vad du bör undvika. En av mina värsta erfarenheter var när en eventfirma som vi anlitat gick i konkurs precis innan vårt vip-eventet skulle äga rum. Ett första tips kan därför vara att alltid kolla upp ett företags likviditet innan du bestämmer dig för att anlita dem.
Ha koll på alla detaljer
Att arbeta med event innebär att ha koll på en stor mängd detaljer såväl inför eventet som när det pågår. Vi ska hålla budget, vara proffsiga, kunna lösa problem på plats, svara på frågor från vår eventpersonal, vår kund och våra chefer. Vi ska till och med veta var strömuttaget är till teknikbordet, se till att det vita vinet är kallt och det röda inte för varmt, se avslappnade ut och faktiskt njuta av att gå live – samtidigt!
I slutet av 80-talet när jag skulle utbilda mig fanns det inte några, vad jag vet, utbildningar i Sverige inom Event Management och kanske har ni, liksom jag, ibland fått uppfattningen av att många tycker att det där med att fixa ett event kan väl inte vara så svårt. Det är väl bara att boka lite mat, lite underhållning och bjuda in några vip-kunder. När jag nu googlade inför min artikel hittade jag bland annat högskoleutbildningar på Borås Högskola och Högskolan Dalarna samt en hel del yrkesutbildningar. Det är både roligt och bra för vår bransch.
Denna artikel tillägnar jag dig
Min första artikel skulle jag vilja tillägna alla som dagligen ser till att konferenser, event, galor och seminarier flyter på utan att gäster och kunder ens anar hur många detaljer det krävs att ha koll på för att det ska kännas just så där trevligt. I Tyskland får man titeln Veranstaltungskaufmann, när man utbildat sig inom Event Management. En titel med respekt, inte sant?
Jag avslutar med ett av mina motton: ”Ett lyckat event är god planering och gott om mat och toapapper”.
Nästa gång tänker jag skriva om mina erfarenheter av att välja mat och dryck till event. Bis bald, som tysken säger.
Av: Sophia Loader
