Carina NordholmEnligt Carina Nordholm, mötesexpert och partner på Sthlm Möten, handlar lösningen om två saker: rätt rådgivning från början och rätt systemstöd i grunden.
– Ett lyckat möte börjar inte med en bokning. Det börjar med rätt frågor, säger hon.
Från kontoret i Gamla Stan arbetar hon och teamet på Sthlm Möten med att hjälpa företag och organisationer att hitta rätt lösningar för allt från workshops till större konferenser. Genom bolagets plattform får kunderna tillgång till möteslokaler, hotell, catering och transporter över hela Sverige – samtidigt som bokningar och kostnader samlas i ett gemensamt system.
”Många bokar något som fungerar – men inte skapar effekt”
Carina Nordholm menar att många organisationer lägger för lite tid på själva syftet med mötet.
– Vad ska deltagarna ta med sig därifrån? Vad vill man uppnå? När man börjar där blir det mycket enklare att välja rätt plats och rätt upplägg.
Hon ser ofta att möten bokas av rena praktiska skäl.
– Många väljer något som är enkelt eller nära, snarare än det som faktiskt stödjer syftet med mötet. Där kan rådgivningen göra stor skillnad.
Små möten skapar stora kostnader
De stora konferenserna hanteras vanligtvis strukturerat, men mindre möten hamnar ofta utanför både avtal och riktlinjer.
– Det är där många organisationer tappar kontrollen. Små möten bokas spontant och av många olika personer. Eftersom de sker så ofta blir det snabbt stora summor totalt sett.
Hon menar också att det är vanligt att medarbetare inte känner till vilka leverantörer företaget har avtal med.
– Avtalen finns centralt, men når inte alltid ut i organisationen. Då bokar man det som känns enklast i stunden.
”Utan system blir det svårt att styra beteenden”
Enligt Carina Nordholm är systemstödet avgörande för att skapa kontroll och långsiktighet.
– Många saknar i dag en samlad bild av sina möten och event. Utan ett system blir det svårt att följa upp kostnader, analysera beteenden och säkerställa att rätt leverantörer används.
Det märks inte minst i ekonomiarbetet.
– När bokningar sker på olika håll blir fakturahanteringen ofta ett manuellt detektivarbete. Med ett gemensamt system får man spårbarhet hela vägen från bokning till faktura.
Data blir allt viktigare
Bristen på samlad data påverkar även andra områden, som hållbarhet och säkerhet.
– Många företag vill kunna mäta exempelvis CO₂-utsläpp kopplat till resor och möten, men det är svårt när informationen finns utspridd. Med rätt system går det att få fram data och fatta mer hållbara beslut.
Även arbetsgivaransvaret påverkas när bokningar sker utanför organisationens system.
– Om något händer behöver arbetsgivaren veta var medarbetarna befinner sig. Därför blir kontroll och spårbarhet allt viktigare frågor.
”Möten ska skapa affärsnytta”
Utöver kontroll och uppföljning ser hon också hur rätt struktur sparar tid i vardagen.
– Det kan vara tidskrävande att jämföra alternativ, hantera ändringar och samla information från flera olika håll. Ett bra system förenklar hela processen och minskar risken för misstag.
Samtidigt är tekniken bara en del av lösningen.
– Rådgivningen gör att mötena blir bättre. Systemet gör att du får kontroll. Det är kombinationen som gör att möten och event kan gå från administration till strategi.
Hennes budskap till organisationer är tydligt: se möten som mer än en praktisk bokning.
– När man arbetar strukturerat med både rådgivning och systemstöd blir möten inte bara en kostnad. De blir en investering som kan skapa verklig affärsnytta. Genom att använda vårt system kommer du få hela överblicken för din verksamhets möten – helt utan kostnad.
