Här kommer Region Gotlands checklista över Almedalen.
1. Boka boende, plats för evenemang och medverkan.
- Boka boende. Efterfrågan är större än tillgången så var ute i god tid.
- Boka lokal för era evenemang.
- Kajplats i Visby hamn
- Planera/boka moderatorer/föreläsare och paneldeltagare.
2. Utforma evenemangets innehåll och ansök till programmet.
- Ansök till det officiella programmet.
- Miljödiplomera ditt evenemang och markera i ansökan till programmet.
- Kontrollera och komplettera tillgängligheten i möteslokal och mötesplats och markera med symboler i ansökan till programmet.
- Boka annonsplats i Almedalen Just Nu, den officiella programtidningen och appen.
- Gör eventuella kompletteringar i din inskickade och publicerade ansökan till programmet, observera sista datum för information till programtidningen.
- Skräddarsy ditt personliga program.
- Om ditt evenemang blir inställt efter att programmet har tryckts – kom ihåg att ställa in även i din ansökan till programmet (visas då på webbplatsen och i appen).
- Förbered dig för det oväntade, till exempel elavbrott, mycket regn, medverkande som får förhinder och så vidare.
3. Boka resan.
- Boka resa. Båtresa, flyg och flygtaxi. Dela gärna taxi, eller ta flygbussen. Att resa till ön över dagen är ett alternativ.
4. Ansök om tillstånd.
- Ansök hos polisen om att få hyra gatumark. Kan sökas från måndag i vecka 27 året före.
- Ansök eller anmäl ditt/dina evenemang som allmän sammankomst hos polisen.
- Ansök hos polisen om demonstrationstillstånd/allmän sammankomst.
- Ansök hos polisen om talartid på Öppen talarplats. Donners Plats, Hamnplan, Korsgatan eller Östertorg, max 1 timme per dag och arrangör.
- Om ni tänker servera alkohol behöver ni söka serveringstillstånd eller kontrollera att cateringföretaget har tillstånd att servera alkohol.
5. Boka övriga tjänster till evenemanget.
- Boka tält och möbler.
- Kontrollera internet och nätverk i lokalen.
- Kontakta leverantörer för webbsändning. Markera webbsändning i ansökan.
- Boka el.
- Boka teckentolk/teleslinga/syntolkning/skrivtolkning och markera i ansökan.
- Boka fotografer.
- Boka ljud och ljus.
- Beställ catering. Tänk på innehållsdeklaration för mat samt alternativ kost.
- Boka eventuell underhållning.
- Beställ tryck av informationsmaterial. Tryck lokalt, undvik frakt och spara tid.
- Almedalsområdet är bilfritt söndag-söndag, klockan 09.00-20.30, planera transporter av material.
Du hittar listan här.
