Almedalsveckan är fullt av möjligheter. Varje timme pågår flera parallella event och konkurrensen om människors tid, uppmärksamhet och engagemang är stenhård. Samtidigt längtar många efter det där som inte alltid ryms i programpunkterna: de genuina mötena, samtalen som leder vidare och kontakterna som faktiskt betyder något.

Så vad är det som skiljer ett mingel som deltagarna snabbt glömmer från ett som de pratar om långt efteråt?

Det handlar sällan om val av mat & dryck, lokalen, snygga roll-ups eller finurliga give aways. Det handlar om värdskap, hur väl du som arrangör lyckas få varje deltagare att känna sig viktig; sedd och lyssnad till. Då får du ett äkta möte.

Börja med syftet

Ett framgångsrikt mingel börjar inte med menyval eller hur inbjudan ska se ut. Det börjar med tydlighet.

Fundera på:

Vad vill du att deltagarna ska känna när de går därifrån?
Vilka människor vill du att ska mötas – och varför?
Vad hoppas du att minglet ska leda till?

När syftet är tydligt blir alla andra beslut enklare. Då blir det också lättare att skapa ett mingel som känns genomtänkt och relevant – inte bara trevligt för stunden.

Skapa rätt förutsättningar för samtal

Många mingel har egentligen goda förutsättningar men missar detaljer som gör stor skillnad.

Några saker att tänka på:

Ljudnivån: Om gäster måste luta sig fram och höja rösten för att höras försvinner snabbt lusten att prata. Musik ska stötta stämningen – inte konkurrera med den.
Möbleringen: Öppna ytor med ståbord är bra liksom mindre zoner där samtal kan uppstå spontant.
Namnskyltar: En enkel men kraftfull detalj som underlättar att inleda samtal lite ”helt apropå” , till exempel i kön till mat & dryck.
Aktiva värdar: Som värd för ett mingel är du faktiskt på jobbet och i värdskapet ingår att se till att gästerna trivs, har mat & dryck och någon att prata med.

Så får du människor att mingla på riktigt

Det räcker inte att människor befinner sig på samma plats samtidigt för att det ska hända något. De behöver hjälp att börja prata med varandra. Många kommer i sällskap med någon de känner vilket ofta innebär att de rör sig likt siamesiska tvillingar, från ankomst till sorti. Det är sannolikt både tryggt och trevligt för dem men de lär knappast knyta några nya kontakter.

Här kan du som arrangör och värd göra stor skillnad:

Gör introduktioner: Presentera gäster för varandra gärna genom att nämna vilken beröringspunkt de har: “Ni borde verkligen prata – ni jobbar ju båda med…” Om du inte känner personerna i fråga kan du säga ”Har ni två träffats?” Den funkar alltid.
Ge samtalsöppnare: Ett tema för eventet eller en liten aktivitet kan bryta isen på sekunder. Jag brukar likna event och mässor vid ”show time”. Du som värd är en del av showen och förväntas bjuda till.
Skapa rörelse: Programinslag eller små skiften i rummet kan hjälpa deltagarna att cirkulera och byta samtalspartner.
Motverka klickar: Ju längre människor står i samma grupp, desto svårare blir det för nya att ta sig in. Här gör värdar stor skillnad.

Vanliga misstag – och hur du undviker dem

Det finns några klassiska fallgropar som många arrangörer hamnar i:

För mycket fokus på varumärket
När exposition och att ”visa upp sig” går före relationer tappar minglet sin kraft. Människor minns möten och känslor – inte budskap.
För hög musik
Det fungerar på fest – inte när syftet är att människor ska lära känna varandra.
För stort och spretigt format
Stora mingel kan vara fantastiska. Men utan den go’a medmänskliga känslan, en plan och struktur blir de ofta ytliga.
Avsaknad av värdskap
Man säger att ”gästen gör festen”, vilket i och för sig är sant. Men ett mingel utan värdskap, utan omtänksamma, inbjudande och aktiva värdar lämnas gästerna åt slumpen. Det är sällan en bra strategi.

Så mäter du effekten

Ett lyckat mingel mäts inte i antal gäster eller antal serverade glas utan i kvaliteten på mötena och samtalen.

Fundera redan nu på:

Hur följer ni upp efteråt? Många missar detta – se till att inte vara en av dem.
Vilka relationer skapades eller fördjupades? Och vad är nästa steg?
Vad säger deltagarna i efterhand? Ring och fråga och passa på att önska trevlig semester, om inte annat. Kanske kan det leda till ett svar i stil med ”så bra att du ringde. Jag har tänkt på en sak efter ert mingel”. Plötsligt händer det – liksom i reklamen.

Det är här du hittar svaret på om minglet faktiskt gjorde skillnad eller om det bara var skoj för stunden.

“De bästa minglen är de där gästerna känner sig värdefulla och inkluderade redan efter fem minuter.”

Till sist…

Almedalsveckan är intensiv, inspirerande och ibland överväldigande, det är mycket av precis allt på kort tid. Mitt råd lyder: planera ditt mingel med relationer i fokus, inte bara exponering och yta.

Det är först när människor känner sig värdefulla – trygga, sedda och inkluderade – som de är mer benägna att inleda samtal och skapa relationer. De oväntade mötena och samtalen, de inbokade mötena och luncherna efter semestern – det är de som gör att ditt mingel blir en snackis och något som lever vidare.

Av: Anneli Egestam

Om: Anneli Egestam är föreläsare, moderator, nätverksledare och en av Sveriges mest uppskattade experter på mingel och relationsbyggande. I en återkommande krönikeserie på Eventeffect delar hon med sig av konkreta tips och erfarenheter för dig som vill skapa bättre möten, starkare nätverk och mer värdefulla relationer.