Henrik Almskoug, vd för SentaroTänk dig att en projektledare kopplar ett AI-verktyg till sitt arbetskonto för att sammanfatta möten. Appen begär också rätt att läsa mejl och filer. Verktyget används några gånger och glöms sedan bort, men åtkomsten finns kvar. Om appen eller dess åtkomstuppgifter senare hamnar i fel händer kan även information om deltagare, leverantörer och kunder bli åtkomlig.
– På nästan varje bolag vi kopplar upp hittar vi appar eller åtkomster som inte är godkända, eller rent av skadliga. Det handlar inte bara om verktyg som blivit kvar efter ett test. Många förstår inte heller hur mycket åtkomst de faktiskt har gett, säger Henrik Almskoug.
Han var med och grundade kommunikationsbyrån Ingager, som under hans tid växte till över 80 medarbetare. Erfarenheten har gjort honom väl bekant med behovet av att snabbt hitta nya arbetssätt när många uppdrag pågår samtidigt.
För en eventbyrå kan en inkorg innehålla allt från deltagarlistor och specialönskemål till offerter, leverantörskontakter och kundens planer inför ett ännu inte offentliggjort evenemang. Därför spelar det roll om en app får läsa en enskild fil, hela inkorgen eller flera delade mappar.
– Frågan är inte bara vilket verktyg någon har provat, utan vad verktyget har fått lov att göra. En app med tillgång till mejl kan nå information från många olika kunduppdrag, säger Almskoug.
AI-tjänster som används utanför företagets godkända rutiner brukar kallas Shadow AI. Ibland handlar det om att information skrivs in i en fristående tjänst. I andra fall kopplas en app till arbetskontot och får behörigheter där. I en global undersökning från Microsoft och LinkedIn 2024 uppgav 78 procent av dem som använde AI i arbetet att de tog med egna AI-verktyg till jobbet.
Sentaro arbetar med att kartlägga vilka appar som är anslutna till ett företags arbetsmiljö och vad de kan komma åt. Men Almskoug menar att teknisk överblick behöver följas av en användbar policy. Medarbetarna måste veta vilka verktyg de får använda, vilken kundinformation de får dela och vem som kan hjälpa dem att bedöma en ny app.
– Utbildning är viktig, men den räcker inte alltid när någon ska fatta ett snabbt beslut mitt i en produktion. Den anställde ska inte vara företagets sista skydd. Ledningen behöver ge människor hjälp att välja rätt och kunna fånga upp risker som annars missas, säger han.
Tre råd till eventbyråledare
1. Se vad apparna får läsa. Kartlägg åtkomst till mejl, filer och kalendrar.
2. Gör reglerna tydliga. Ange vilka AI-verktyg som får användas och vilken kundinformation som får delas.
3. Följ upp åtkomsten. Granska nya kopplingar och ta bort dem när de inte längre behövs.
