Många verkar tycka att deras möten inte är effektiva, men det gäller långt ifrån alla. Vad gör de som har effektiva möten, men som andra inte tänker på? Den frågan besvarar Fredrik Bauer i en ny gästkrönika.

I svaren från den omfattande undersökningen Svenskars möten 2019 gick det snabbt att se stora skillnader mellan de som upplever att deras möten är effektiva och de som tycker att deras möten är riktigt dåliga.

I grunden handlar det om sådant som de flesta redan vet, som att det ska finnas syfte, mål och agenda. Men trots att många vet detta väljer en majoritet att inte ens fråga efter dessa basala saker om det saknas.

Vågar ifrågasätta
De som har effektiva möten vågar prioritera och ifrågasätta! Bara 31 procent av svenska tjänstepersoner frågar efter syfte och mål om det saknas i mötesinbjudan. De som har effektiva möten kräver syfte, mål och agenda i större utsträckning än andra. De tackar nej till möten de inte anser att de ska vara med på och deras chefer är föredömen.

Möte = fika?
Jag fascineras av att många hävdar att de vill ha mer effektiva möten samtidigt som de fortsätter att sitta i möten utan att veta varför. Att ibland mötas utan att ha ett fördefinierat syfte är jätteviktigt för gemenskap och samhörighet. Att hinna prata med sina kollegor om annat än det som står i en agenda är naturligtvis bra, men att göra våra möten till fikapauser är knappast lösningen.

Slentrianmässiga möten utan planering
Min känsla är att många möten genomförs slentrianmässigt. Det gäller oavsett om det är den stora konferensen eller veckomötet. ”Vi har ju alltid haft en kick-off på hösten”, ” Vi kör en runda så får alla berätta vad de håller på med på måndagsmötet för så brukar vi ju göra”.

Att över hälften av mötesledarna helt saknar utbildning i att leda möten och att 54 procent lägger max 30 minuter på att planera och följa upp ett möte som de ska leda är väl egentligen inga nyheter. Men om det nu är så att du eller din kund vill ha fler effektiva möten är det dags att ställa krav.

Hur kan du hjälpa mötesledaren?
Oavsett om du är mötesdeltagare, mötesbokare, eventproducent eller på annat sätt har kontakt med den som leder eller arrangerar mötet kan du hjälpa till. Om du själv är inbjuden till mötet handlar det om att ifrågasätta tills du vet varför du ska delta på mötet.

Tacka nej om du inte får några bra svar. Är du mötesdeltagare eller mötesleverantör ber du mötesledaren/beställaren att beskriva sitt syfte. Nöj dig inte med ett otydligt svar utan ställ följdfrågor och få dem gärna att själva skriva ner syftet. På det sättet blir syftet ofta mer konkret och tydligt.

Första stegen = Quick Fix
Min vision är att rädda världen från trista och ineffektiva möten. I mina tisdagstips för effektiva möten på linkedin ger jag konkreta tips en gång i veckan. De tips som får flest likes är alltid de enklaste.

Alla söker efter en Quick Fix som sällan finns, men när det kommer till att ta de första stegen mot effektivare möten är det faktiskt oerhört simpelt. Det handlar om att lägga mer tid på planering för dina möten och att våga vara den som ställer frågan: Varför ska vi ha det här mötet och vad förväntas deltagarna bidra med?

Mer resultat och rapporter från studien Svenskars möten 2019 hittar du här.

Av: Fredrik Bauer, mötesledare, vd och grundare av Mötesutveckling.se