Norska Qondor tar nästa steg inom AI för mötes- och eventbranschen. I november lanserar bolaget sin första AI-agent, utvecklad för att automatiskt kontrollera leverantörsfakturor mot godkända offerter. Målet är att minska administrationen och ge eventbyråerna bättre kontroll över projektens marginaler.

Mötes- och eventbyråernas arbete har digitaliserats snabbt under de senaste åren. Offerter, budgetar, leverantörshantering och fakturering har i allt större utsträckning flyttat in i gemensamma system.

Nu menar norska Qondor att nästa steg är system som inte bara samlar och strukturerar information – utan också kan utföra delar av arbetet.

Bolagets första AI-agent är utvecklad för leverantörsavstämning, ett område som fortfarande kan kräva stora mängder manuellt arbete.

En leverantörsfaktura i ett större eventprojekt kan innehålla över 100 rader. Varje post behöver kontrolleras mot vad som offererats och godkänts. Fel eller förändringar som inte upptäcks riskerar samtidigt att slå direkt mot projektets marginal.

Den nya agenten jämför därför varje rad på leverantörsfakturan med den godkända offerten och markerar eventuella avvikelser tillsammans med det exakta beloppet. Projektteamet fattar sedan beslut om avvikelsen ska godkännas, bestridas eller leda till att offerten uppdateras.

Vill frigöra tid för kund och kreativitet

Qondors ambition är att flytta arbetstid från kontroll, avstämning, dubbelregistrering och uppföljning till kundarbete, kreativitet och kommersiella beslut.

– Morgondagens byrå kommer inte att drivas på samma sätt som dagens byrå. I många år har tillväxt i den här branschen inneburit fler projekt, fler leverantörer och mer administration. Agenter förändrar den ekvationen, säger Nils Olav Rislå, vd för Qondor.

Han menar att tekniken kan göra det möjligt för byråer att hantera fler och mer komplexa uppdrag utan att administrationen behöver växa i samma takt.

– Ett byrå kommer att kunna ta sig an större och mer komplexa uppdrag utan att administrationen växer i samma takt, och de bästa medarbetarna kommer att kunna lägga sin tid där de skapar mest värde, säger Nils Olav Rislå.

Uppskattar en besparing på över 250 timmar

För en medelstor byrå med omkring 100 projekt per år uppskattar Qondor att AI-agenten kan spara mer än 250 timmar av manuell kontroll årligen.

Bolaget har även räknat på den ekonomiska effekten. Om agenten identifierar avvikelser motsvarande en procent av leverantörskostnaderna uppskattar Qondor att den kan upptäcka avvikelser på över 150 000 norska kronor innan projekten avslutas.

Qondor betonar att siffrorna är vägledande och att utfallet varierar beroende på bland annat projektvolym och leverantörskostnader.

AI som arbetar med projektets faktiska data

En viktig del i Qondors satsning är att AI-agenten arbetar direkt med informationen som redan finns i eventbyråns operativa system.

Det innebär att agenten kan utgå från exempelvis den godkända offerten, budgeten och projekthistoriken när den granskar fakturorna. Tanken är att skapa en mer branschanpassad AI-lösning än generella AI-verktyg som saknar tillgång till projektets sammanhang.

Byråer och TMC som redan arbetar i Qondor testar agenten inför den offentliga lanseringen i november 2026.

Leverantörsavstämningen är samtidigt bara början. Qondor planerar att utveckla fler AI-agenter för olika delar av byråernas arbetsflöden, med fokus på uppgifter som enligt bolagets kunder tar mycket tid eller riskerar att påverka marginalerna.

Fakta: Qondor

Qondor är ett norskt teknikbolag som utvecklar en operativ plattform för mötes- och eventbyråer samt Travel Management Companies, TMC, med mötes- och eventverksamhet.

Plattformen samlar bland annat offerter, budgetering, leverantörshantering, regelefterlevnad och fakturering på ett ställe. Qondor har huvudkontor i Oslo och arbetar med byråer och TMC i Norden och övriga Europa.