Bild: Room 500Coworking är en marknad som har vuxit till en miljö där många olika typer av verksamheter samsas under samma tak. Det ställer också nya krav på mötesrummen. Den första kontakten, behovsanalyser, presentationer och uppföljningar. Med digitala möten är alla praktiska hinder som tidigare begränsade affärsutvecklingen borta.
Förväntningen är enkel: tekniken ska fungera.
När ljudet inte kommer igång, en presentation inte går att visa eller deltagarna på distans inte kan kopplas upp påverkas inte bara mötet. Det riskerar också att påverka upplevelsen av hela anläggningen – samtidigt som personal behöver lägga tid på teknisk support.
Det är den utmaningen som ROOM5OO vill adressera genom sitt nya partnerskap med SOCK.
Företagens affärskritiska möten är ett gyllene affärstillfälle för coworkingoperatörer
ROOM5OO arbetar med mjukvarubaserade möteslösningar för bland annat kontor, coworking och konferensanläggningar. Företaget beskriver utvecklingen som ett steg mot ”Cloud Meetingroom”, där allt större delar av mötesrummets funktionalitet levereras och utvecklas genom mjukvara.
Det innebär att mötesrummet inte behöver betraktas som en statisk teknisk installation. Funktioner kan utvecklas och förbättras genom uppdateringar i takt med att användarnas behov förändras.
– Mötesrummen har blivit en allt viktigare för företag och därmed en viktigare del av erbjudandet från coworkingaktörer och kontorshotell. Hyresgäster och gäster förväntar sig att kunna gå in i vilket rum som helst, starta sitt möte med ett knapptryck och direkt fokusera på det viktiga: människorna, innehållet och affären, säger Thomas Brauner VD på ROOM500
För användaren är ambitionen att skapa en enkel, trygg och kabelfri upplevelse där fokus kan ligga på mötet snarare än på tekniken.
Särskilt viktigt inom coworking
Just inom coworking blir frågan extra tydlig. Mötesrummen används av många företag med olika datorer, tekniska miljöer och arbetssätt.
Samtidigt förväntas upplevelsen vara lika enkel för alla.
Ur operatörens perspektiv handlar det därför inte enbart om vilken teknisk utrustning som finns i rummet. Ett mötesrum som är enkelt att använda kan minska behovet av support, skapa en bättre medlemsupplevelse och göra rummen mer attraktiva att boka.
När allt fler möten dessutom är hybrida blir tekniken också en del av värdskapet. Den som arrangerar mötet behöver kunna känna sig trygg med att även deltagare på distans kan se, höra och delta på ett bra sätt.
SOCK bygger partnerlandskap
Genom partnerskapet kommer ROOM5OO närmare de coworking- och kontorshotellsaktörer som möter frågorna i sin dagliga verksamhet.
SOCK samlar aktörer inom den svenska coworking- och kontorshotellbranschen och arbetar bland annat med erfarenhetsutbyte, samarbete och utveckling av branschen. Organisationen bygger samtidigt upp ett partnerlandskap med företag som kan bidra med kunskap och lösningar till medlemmarna.
– Med starka partners vid vår sida kan vi erbjuda medlemmarna mer, och tillsammans driva coworkingbranschen framåt. Företag växer där människor möts, säger Pernilla Ytterbring, verksamhetschef SOCK.
Partnerskapet innebär att ROOM5OO kompetens inom mötesrum och mjukvarubaserad mötesteknik blir en del av det erbjudandet.
Tekniken blir en del av värdskapet
Utvecklingen är också relevant för den bredare mötes- och konferensbranschen. Gästen skiljer sällan på lokal, service och teknik när upplevelsen av ett möte bedöms. Allt behöver fungera tillsammans.
När ett mötesrum används av många olika människor – och deltagarna dessutom kan befinna sig både på plats och på distans – blir enkelheten därför allt viktigare.
För coworkingaktören kan väl fungerande mötesrum i förlängningen handla om både effektivare drift och affärsutveckling. Mindre tid behöver läggas på felsökning samtidigt som rummen kan bli en starkare del av anläggningens erbjudande.
Med ROOM5OO som ny partner vill SOCK nu lyfta mötesrummets roll i den utvecklingen – och frågan om hur teknik kan gå från att vara ett potentiellt störningsmoment till att bli en självklar del av ett professionellt värdskap.
Fakta: ROOM5OO
ROOM5OO utvecklar mjukvarubaserade lösningar för mötesrum och digitalt samarbete. Företagets lösningar riktar sig bland annat till kontor, coworkingaktörer och konferensverksamheter och bygger på idén om ”Cloud Meetingroom”, där mötesrummets funktioner i hög grad hanteras och utvecklas genom mjukvara. Fokus ligger på att skapa enkla och användarvänliga mötesmiljöer som kan utvecklas över tid.
Fakta: SOCK
SOCK, Sveriges Organisation för Coworking & Kontorshotell, är en branschorganisation för aktörer inom coworking och kontorshotell i Sverige. Organisationen arbetar för att samla branschen, skapa erfarenhetsutbyte och bidra till utveckling och samarbete mellan medlemsföretagen. Genom ett växande partnernätverk vill SOCK också ge medlemmarna tillgång till kompetens, tjänster och lösningar som kan stärka deras verksamheter.
