Kollegan stannade mig vid kaffemaskinen dagen efter ett av våra större event. Hon hade själv deltagit och tackade för en trevlig och välordnad kväll. "Det flöt på så smidigt så jag förstår att ni jobbat jättemycket med det", sa hon. Jag blev glad över hennes kommentar och över att få feedback på något som många aldrig inser, skriver Eventeffects gästskribent Sophia Loader.

Ibland kan det nästan kännas orättvist när ett event uppfattas som enkelt, då ligger det mer än otaliga timmar av förberedelser bakom. Det är som när du ser en skicklig musiker, idrottare eller proffsdansarna i Let’s dance – det ser så enkelt ut. Men så försöker du själv och inser att det inte bara var att dra med handen över strängarna på gitarren som när du spelar luftgitarr eller att få till en quick-step eller salsa.

Med åren har checklistan inför evenemangen blivit allt längre. Det betyder att det mesta event fungerar och löper på som de ska när vi går ”live” med våra event. För om det är något som är säkert så är det att det alltid händer något som du inte kunnat förutse. När detta händer är det bara att hoppas att du täckt upp tillräckligt så att gästerna inte märker något. Och komma ihåg att skriva upp det på checklistan inför nästa gång.

Gå igenom flödet
Själv brukar jag tänka mig igenom hela evenemanget och skriva upp alla detaljer och komplettera min bas-checklista. Det gäller att tänka igenom flödet vid registreringen, garderoben, inlämning av eventuella väskor och värdesaker. Om det är talare på plats – se till att ha stämt av deras presentationer, både att de funkar rent tekniskt, och att de inte har 100 powerpoint-bilder för 10 minuters taltid. Det är jobbigt att justera när personen redan står där på scenen.

Att tänka igenom flödet kring mat- och dryckesstationerna är också viktigt. Det kan vara små detaljer som att besticken bör ligga sist i flödet så du slipper hålla dem i handen samtidigt som du ska ta maten från bufféfaten. Det är särskilt jobbigt om du har en klänning på dig utan fickor och ingenstans att göra av besticken. Glas och dryck ska förstås också vara sist i flödet liksom servetten. Att ha flera likadana stationer är också att föredra om det är mycket gäster.

Mannen på taket
Jag tror att jag kommer kunna skriva en bok om alla oväntade saker som jag varit med om. Vissa mer lättfixade än andra. Jag minns när vi hade ett seminarium och det helt plötsligt började bankas på taket ovanför. Talaren höjde rösten för att överrösta bankandet. Bank, bank, bank. Oljudet fortsatte. Som arrangör lämnade jag rummet för att försöka lösa problemet.

Ute på gatan ser jag hur det sitter en man och reparerar taket just över vår föreläsningssal. Jag ropar. Ingen reaktion. Aha, han har hörselkåpor på sig. Jag börjar hoppa och vifta med armarna och tänker att kanske ser han det i ögonvrån och reagerar. Till slut vänder han sig mot mig, lyfter ena kåpan från örat och frågar om jag vill honom något? Ja, svarar jag, vi har ett seminarium i lokalen precis under dig och vi kan inte höra vad som sägs när du bankar så kan du snälla laga taket någon annan dag? Egentligen är det ingen fråga. Mer ett mycket starkt önskemål, eller låt oss säga ett krav.

– Jag har en order om att laga taget idag, svarar mannen beredd att ta på sig hörselkåpan igen och fortsätta sitt bankande. Jag ber honom att ge mig några minuter och numret till hans arbetsledare, som jag hoppas ska gå med på att fortsätta reparationen en annan dag. Motvilligt går han med på det. Jag får tag på hans arbetsledare som lyckligtvis uppfattar mig rätt och meddelar mannen på taket att han nu har en ny order och det är att fortsätta reparationen nästa dag istället. Lättad går jag tillbaka in och vårt seminarium kunde fortsätta utan hammar-ackompanjemang.

Korkad miss
Jag minns en otippad sak som hände under Almedalen för några år sedan. Vi brukar avsluta vår seminariedag med ett tysk-svenskt vinmingel där det bjuds på mat och förstås tyska viner. Vinerna hade budats över i god tid till Gotland och cateringfirman hade allt under kontroll. Väl på plats och med bara en halvtimme kvar till buffén skulle öppnas upptäckte vi att vinflaskorna hade olika sorters korkar. Cateringfirman hade vid leveransen kollat en låda av det vita och en av det röda och kunnat konstatera att flaskorna hade skruvkork. När de sen på plats började ställa upp alla flaskorna visade det sig att vinleverantören skickat blandade flaskor så flera hade ”kork-kork”. Katastrof! Tyskt vinmingel och inte kunna öppna flaskorna! Det var bara att ge sig ut på brandkårsutryckning i Visby bland alla människor och försöka få tag på några korkskruvar. Nu löste sig även detta och våra gäster kunde avnjuta vinet utan att ana vad som hänt precis innan.

Koden för att lyckas:
• Tänk igenom hela arrangemanget, från inbjudan, själva eventet till tack-mail och uppföljning.
• Ha en bas-checklista som du utgår från men anpassar till varje event. Uppdatera hela tiden!
• Var beredd på att det alltid händer någonting du inte kunnat förutse.
• Ha gott om eventpersonal så att du kan skicka ut någon på brandkårsutryckning om det behövs.

Bis bald, som tysken sa.

Av: Sophia Loader