Konferenskoordinator till Karolinska Institutet

Avdelning

Som konferenskoordinator kommer du att arbeta i ett team på fem personer inom Serviceenheten. Fastighetsavdelningen är organisatoriskt placerad inom den centrala universitetsförvaltningen och har totalt ca 40 medarbetare. Fastighetsavdelningens mål är att skapa ett mervärde för institutioner och andra enheter genom att erbjuda attraktiva lokaler och miljöer för forskning, utbildning och övriga verksamheter. KI hyr för sin verksamhet ca 210 000 kvm i huvudsak av Akademiska Hus i Stockholm AB och lokalerna är belägna i Solna och Huddinge. Avdelningen har en samordnande funktion inom bland annat lokalförsörjning, säkerhet, miljö, brandskydd och strålskydd. Avdelningen svarar också för posthantering, bevakning, lokalbokning, salservice, AV-teknik, reception och profilbutik.

Arbetsuppgifter

Du kommer att ta emot bokningar för interna och externa konferenser och event och hålla kontakt med kunder samt ta emot på plats. Du är med och utformar rutiner och policys och deltar aktivt i säkerhetsarbetet kring konferenser och event. Du koordinerar kundernas önskemål och beställningar och är en viktig kontaktperson mellan gästerna och övrig personal i huset. Arbetet är varierande och innebär administrativ planering, kundmöten och praktiskt utförande on-site med tex möblering i lokalerna. Arbetet innebär även möten och event kvällar och helger. Du kommer att vara placerad i Karolinska Institutets Aula Medica.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har några års erfarenhet av administrativt och praktiskt arbete med konferenser och event. Vi ser gärna att du har högskoleutbildning eller motsvarande inom konferens/turism/hotell/besöksnäring.

Som person är du handlingskraftig och noggrann. Du arbetar effektivt och målmedvetet och har en genuin känsla för service och kundrelationer. För att lyckas i rollen är det viktigt att du trivs med varierande arbetsuppgifter i ett högt tempo. Social förmåga, självständighet och egen drivkraft är egenskaper vi värdesätter. Som konferenskoordinator hos oss behöver du också vara prestigelös.

Mycket goda kundskaper i svenska och engelska i tal och skrift. Ytterligare språkkunskaper är meriterande.

Du måste kunna hantera office paketet.

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. I Sverige står Karolinska Institutet för drygt 40 procent av den medicinska akademiska forskningen och har det största utbudet av medicinska utbildningar. Sedan 1901 utser Nobelförsamlingen vid Karolinska Institutet mottagare av Nobelpriset i fysiologi eller medicin.

Karolinska Institutet strävar efter att vara en arbetsplats med jämn könsfördelning som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla. Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.