Micke Darmell har en bakgrund inom vården och ett grundmurat intresse för människor och möten. Han har över 25 års erfarenhet i mötesbranschen och driver sedan åtta år tillbaka Gr8 meetings, som hjälper organisationer att förbättra sina möten.
Micke är också författare till boken ”Uppkopplad eller Avkopplad” som belyser hur den ständiga uppkopplingen påverkar oss och våra relationer på jobbet och hemma. Micke är i dag Sveriges mest anlitade föreläsare inom ”den ständiga uppkopplingen” samt inom möteskultur.
Här kommer hans bästa tips på hur du kan forma en bra mötesagenda:
Vad har du för mötesagenda?
Har du också suttit på alltför många möten med agendor som följer de mallar du fick lära dig under din tid i elevrådet? Fortsätt läs. Det här är vår chans att ta bort punkter som ’val av sekreterare’ och ’övriga frågor’ för all framtid!
Vi har på så många sätt förändrat och förbättrat våra arbetsplatser sedan 50-talets mindre inspirerade dagar. Ett område som har fortsatt förbättringspotential…. Nej, vi struntar i eufemismerna: Mötesagendorna är ofta jättetråkiga! De är alltför ofta oinspirerande och verkar vara utformade efter mötesledarens behov av att få ut så mycket information som möjligt under så kort tid som möjligt. De borde istället vara utformade efter det som ska uppnås med mötet. Vad är syfte och mål med mötet, och vilka aktiviteter ska vi ha för att lyckas uppnå det?
Vi i mötesbranschen är experter och bör kunna hjälpa våra kunder utforma mötesagendan för största möjliga impact. Dock säger min erfarenhet mig att det är väldigt få mötesanläggningar och hotell som erbjuder sina kunder den servicen. Ber man om att få se agendan över huvud taget, är det för att säkerställa att fikat kommer ut i tid. Det är dags att ta nästa steg och coacha kunderna för att hjälpa dem få ännu bättre möten!
Vad är det då man kan kika på för att få bättre mötesagendor? Här kommer några tankar:
• Ett vanligt misstag är alltför späckade scheman, med få punkter för interaktion och reflektion. Med interaktion och reflektion inplanerat, kommer mötesdeltagarna att kunna tillgodogöra sig den information de får under mötet i mycket större utsträckning. Dessutom kommer de uppleva mötet som mycket mer inspirerande.
• För att göra det tydligt vad mötesledaren förväntar sig av deltagarna, är det också en god idé att indikera om agendapunkterna kommer avhandla Information (I), Dialog (D) eller Beslutsfattande (B).
• Lunch- och fikapauser bör vara långa (och det ska inte tas av dem när mötet drar ut på tiden). Denna tid av vila är viktig för att kunna tillgodogöra sig det som sker under mötet, och även för att bygga starka kollegiala relationer. Det informella mötet vid kaffet kan ge lika mycket som det formella mötet vid mötesbordet. Det vet alla, ändå skapar vi inte utrymme för det personliga mötet. Av samma anledning är det också ett bra tips att planera in mail- och telefontid under dagen. Annars går paustider ofta åt till att kolla av meddelanden, snarare än till interaktion och nätverkande.
• Avsätt tillräckligt med tid för summering i slutet av mötet. Då bygger ni en samsyn kring vad som avhandlats under mötet, vad som ska göras nu, vem som är ansvarig och inom vilken tidsram som det ska uträttas under.
Slutligen följer ett enkelt knep för att säkerställa att agendan sitter där den ska. Fråga dig själv: Vad är det jag vill att mötesdeltagarna ska känna, kunna och göra – före, innan och efter mötet? Planera mötet utefter dina svar, och du har kommit en himlans bra bit på vägen. Lycka till!
