Micke DarmellFörst, jag håller med helt med om att mötesindustrin skall omfamna även det digitala. Vi har allt för länge varit rädda för detta och trott att det är någon motsättning. Vilket det inte är utan ett komplement. Men att det är som Henrik Svensson, från Timetomeet, säger att det är online bokningar som kommer att föra in mötesindustrin in i 2000-talet är minst sagt förvånande.
Att jämföra att köpa några golfstrumpor online på Sportamore med att förflytta ett antal medarbetare från en organisation som har ett strategiskt tvådagarsmöte är antingen naivt eller ren och skär okunskap.
Jag hoppas tvärtom att upphandlingar kommer ställa högre krav än bara på pris.
När en bransch allt mer går mot rådgivning då dyker Henrik Svensson upp och låter oss tro att onlinebokningar är det som skall rädda en hel bransch.
När det i själva verket så att det är rådgivning kunderna behöver för att få bättre ROI.
Är det någon som tror att online verktyg inte skapar ännu mer prispress?
Det är det sista denna bransch behöver som har varit så dåliga på att ta betalt för sin produkt.
Jag håller med Henrik när han skriver ” Du ska ringa/maila/fylla i ett förfrågningsformulär och vänta på en offert” i alla fall förfrågningsformuläret. Det är inte 2020. Men att då gå tillbaka ännu mer för att fylla i online är så dumt så att klockorna stannar. Vem vinner på detta förutom ni, Henrik, och andra ägare till online bokningssystem?
För finns det någon som tror på att detta leder till att kunden får bättre möten?
Vi har inte fått pratat med rätt person hos kund tidigare och det enda sättet att få göra det är att kunna mer än kunden. Det är först när vi börjar behovsanalysen med ”Varför” som en relation inleds. I en onlinebokning är det inte mycket relation……
Låt mig vara tydlig. Mötesanläggningar säljer inte lokaler, dagspaket, aktiviteter, övernattning etc. Mötesanläggningar säljer MÖTEN. Kunder vill vara på en mötesanläggning för att få en förflyttning med sin grupp. De vill få ut maximal effekt av sin investering.
Redan 2017 visade Nordic Bench, f.d .Resegeometri, en slide på ett konvent där de hade frågat de största mötesbokarna i Sverige vad de tyckte var det viktigaste när det bokade ett möte. De två viktigaste sakerna var att deras syfte skulle få ett genomslag i hela bokningen samt att de ville ha hjälp med innehållet. Detta har stärkts därefter. För att kunna ta hand om detta behöver vi mötesrådgivare.
Vi är en bransch som håller på att ställa om att gå från ordermottagare till rådgivare. Ska vi då gå tillbaka till ett system som bara kommer sätta prispress?
Vi kanske är den enda branschen som inte kunnat mer än kunden om den produkt vi säljer, möten. Men de senaste åren har många initiativ tagits för att hjälpa kunderna få bättre effekt av sina möten. Både på enskilda anläggningar, några destinationer och så Svenska Möten som utbildat bokare, säljare och mötespersonal till rådgivare. Detta är motsatsen till en online bokning.
Genom att vara rådgivare kan man hjälpa kunderna till bättre möte. Det skapar större lojalitet, förtroende och nyfikenhet.
Den här resan kommer att ta många år att göra men det finns inget alternativ om vi ska vara kvar. Ska vi jämföra oss med ordermottagarnas ordermottagare? Jag tänker på Systembolaget 1.0. Jag vet inte hur gammal du är Henrik, men inte för så länge sedan så gick jag in på bolaget och beställde artikel nr 1145.
De flesta ville då få bort monopolet, ”vi är väl vuxna människor”. Idag 15 år senare så är det inte många som vill skrota monopolet. När jag flyttade ner till Malmö för 14 år sedan så skrattade danskarna åt oss att vi inte kunde köpa vin på Ica, idag kommer de över för att gå på systembolaget för att få råd.
Henrik, du har säkert frågat systembolagets personal om råd till lördagsmiddagen? Du vet alla frågor de ställer. Vilka är ni som skall ses? Var kommer ni att vara? Vad kommer ni att äta? När ska ni äta? Efter alla frågor så kommer den……-
Vad har du i såsen? När jag harklar ur mig det, så kommer medarbetaren på Systembolaget rekommendera mig ett vin som jag inte visste fanns och sedan inte kan vara utan.
Säg mig Henrik, hur skulle det gått till om jag köpt vin på nätet?
Precis lika självklart att vi går in på ett Apple Store när vi vill ha råd för vår nya telefon eller dator, att vi går in på Apoteket när vi behöver rådgivning eller på Kjell & Co för att få svara på vilken adapter jag behöver, eller hur kunde Rituals ta stora delar av marknaden inom några år? Det handlar till 100% om kompetens. De har gett riklig utbildning till medarbetare som har genuin nyfikenhet och vilja att hjälpa kunden. Desto mer utbildning desto tryggare medarbetare som kan vara proaktiva och ge råd. Som kund älskar vi det.
Vad händer då? Vi blir lojala, vi kommer att be om hjälp och priset kommer inte vara en avgörande faktor.
Idag är det få kunder som ringer till en mötesanläggning för att ställa frågor om sitt mötesinnehåll (inte logistik och aktiviteter), lika lite som jag som Systembolagets kund frågade om råd för 20 år sedan.
När Systembolaget började sin resa så var det ju inte så att de började ställa frågan ”vad har du i såsen” första året. Men med all utbildning genom åren har gjort dem trygga så de idag ställer den frågan.
Om branschen fortsätter att utbilda sig och utvecklas till mötesrådgivare kommer även kunderna att så småningom ringa till en anläggning och be om hjälp med sitt möte.
Det är då mötesrådgivaren ställer ”vad har du i såsen frågan” – Kan du skicka över din agenda så ska jag se vad vi kan hjälpa dig med.
En tvådagars chefsmöte, för låt oss säga 30 personer, investerar företaget/ organisationen drygt 200 000 sek i bara lönekostnad. Är det då inte rimligt att försöka maximera den investeringen? Och inte genom att prispressa lokalhyran med en tusenlapp eller två utan att få hjälp av kunnig, intresserad och genuint nyfikna mötesrådgivare som kan hjälpa mig välja rätt rum, möblering, energizers, metoder, se till att vi får riklig reflektionstid, att de råder mig lägga in en mejltid i agendan och att just den rätta föreläsningen som skapade nya perspektiv och som sedan följs upp av en reflektionspromenad.
”-Och vilken tur att de rekommenderade oss så att vi startade kl 12.00 och att vi hade två övernattningar. Dels han alla resa in och var utvilade när vi började och de två kvällarna med all erfarenhetsutbyte blev ovärderligt”.
Vad händer hos kunderna nu? Ja, sedan i mars har de kastats in i vardagliga digitala möten. Många usla och helt plötsligt har denna fråga kommit upp på allt fler ledningsgruppers bord.
Allt fler tar nu tag i sin möteskultur och i ett första skede i sina digitala möten. Eftersom 90% av en bra möteskultur är detsamma oavsett om det är det digitala eller fysiska rummet så kommer det spilla över på de fysiska mötena. När företagen skapar en mötesstruktur kommer de externa möten mer strategiskt läggas in i årshjulet vilket troligtvis kommer öka tillväxten för branschen om vi samtidigt passar på att göra en kompetenshöjning så att vi kan hjälpa kunderna få bättre effekt av sin investering.
Så Henrik. Jag tror som du att branschen behöver bli bättre på digitalisering (framförallt att lära sig allt om teknik så de kan göra en bra behovsanalys även när det gäller teknik), det skall vara lika självklart att en mötesanläggning skall ha några interaktiva whiteboards precis som kunderna har i sina mötesrum. Alla på en mötesanläggning skall kunna den teknik de har för att skapa trygghet åt kunden.
Men blanda inte ihop det med online bokning. Visst, en del återkommande möten som jag bokat många gånger kan jag göra online, men 95% är unika och då vill jag ha anläggningens rekommendationer och tysta kunskap som ingen online bokning i världen kan erbjuda.
Så bästa bransch, omfamna digitaliseringen. Var inte rädd för den. (kom ihåg att 99% av alla digitala möten som just nu sker i våra organisationer aldrig har varit på våra mötesanläggningar tidigare, de var i kundens mötesrum)
Men gå inte över till onlinebokningar, det gagnar ingen förutom tidspress som ger kundern sämre möten. Utbilda medarbetarna, skapa nya affärsmodeller och våga ta betalt. Börja sedan med att prata med kunden igen, det går nämligen inte att göra en behovsanalys på mejl och än mindre på en onlinebokning.
Mer kompetens hos kunderna kommer ställa högre krav på branschen. Dvs vinnarna kommer vara de som utbildar sig och kommer hjälpa sina kunder till bättre möten. Det kommer inte online bokningar att göra.
Jag köper gärna mina golfstrumpor på Sportamore, men när jag skall köpa nya klubbor så vill jag göra det hos ett pro på en golfbana. En expert som kan hjälpa mig att förstå saker jag inte kan. Det är alldeles för dyr investering för att jag skall köpa det online.
Micke Darmell, föreläsare & författare som driver företaget gr8 meetings vars mission är att bidra till bättre möten i organisationer och mellan människor.
Läs mer: Debatt: Är förmedling av konferenser död?
Läs mer: Debatt: Digital konferensbokning varit möjlig sedan 2015
