Eurovision Song Contest är ett spektakulärt evenemang som varje år förvandlar en hel stad i Europa till en enorm musikfest. Det ligger mycket press på värdlandet som får ansvaret att anordna Eurovision. Bakom glitter och konfetti gömmer sig nämligen en logistisk mardröm. Alla faktorer som tillhör programmet innebär en stor press. Antalet tittare, livesändningsaspekten och att varje bidrag har ett helt lands förväntningar bakom sig. Det får helt enkelt inte gå fel.
Det ett så stort antal framträdanden som ska genomföras på ett smidigt sätt och utan dötid emellan. Den exceptionella planeringen är avgörande för att bidragen, som är uppemot 26 stycken, ska flyta på sömlöst under direktsändning. Allt från scenbygge och transport till teknik och säkerhet kräver detaljstyrning ner på sekundnivå. När allting klaffar blir programmet en uppvisning av ett mästerverk i koordinering.
Det som inte syns
Att genomföra Eurovision är som att orkestrera ett arrangemang där man bara har en chans till att få tusentals detaljer att hamna i harmoni. Varje nummer kräver egen scenografi, ljussättning, ljudriggar och rekvisita som snabbt måste plockas fram och undan. Scenbyggarna planerar i minsta detalj hur kulisser ska skjutas in och ut, ofta under pågående sändning och utan att tittarna ska märka det.
Scenbytena under Eurovision är lika välkoreograferade bakom kulisserna som bidragen som framförs på scenen. Under själva framträdandet döljs scenarbetare som väntar på signaler. Så fort ett nummer avslutas rullar de ut delar av scenografin samtidigt som nästa kuliss körs in. Scenarbetarna repeterar dessa övergångar i veckor. Kulisser, ljusramper och kablar märks noggrant för att varje sak snabbt ska hamna på rätt plats. Det är ett arbete som inte lämnar något utrymme för misstag.
Tekniken bakom koordinationen
En avgörande faktor för att få Eurovision-logistiken att fungera är modern teknik. Automatiska kamerakranar och robotkameror används varje år för att skapa snabba kameraövergångar utan att stå i vägen för scenarbetet. När det gäller transporter och logistik har vissa arrangörer börjat använda GPS-trackers – exempelvis från svenska Minifinder – för att hålla koll på fordon och viktig utrustning i realtid. Skulle en lastbil hamna fel eller bli försenad kan koordinatorerna direkt få en notis i mobilen och snabbt dirigera om transporten för att undvika problem och förseningar. Även LED-paneler och lampor i showen hanteras med hjälp av digitala styrsystem och ibland smarta sensorer, vilket effektiviserar både placering och byten under direktsändningen.
De senaste lösningarna
Eurovision år 2024 hölls i Malmö Arena, vilket var senaste gången som Sverige var värd för tävlingen. Då visade Malmö på logistisk precision när scenarbetarna utförde upp- och nedriggandet mellan bidragen på 50 sekunder. I “normala fall” hade samma saker tagit 5 minuter. Malmö tog också initiativ till att hålla en hög säkerhetsnivå så att besökare, artister och tekniker som passerade genom säkerhetskontroller kunde röra sig fritt men tryggt. Arrangörerna jobbade tätt med lokal polis och säkerhetsteam för att skapa säkra och tydliga rutter för alla deltagare.
I Basel, som höll i årets upplaga av Eurovision 2025, så reserverades arenan i 7,5 veckor före evenemanget och taket förstärktes temporärt för att klara av 280 ton utrustning för att kunna genomföra showen. Utöver det så förstärktes Basel inför evenemanget med utökad kollektivtrafik, ett hållbarhetsprogram och omledd trafik för att kunna transportera alla lastbilar med teknik och scenmaterial.
Bakom Eurovision-magin
Eurovision Song Contest är inte bara Europas största musikfest utan det är en gigantisk logistisk operation. Allt måste fungera när livesändningen börjar. Därför repeteras varje moment om och om igen tills allt sitter perfekt. Utan noggrann planering, kommunikation och smarta tekniska lösningar vore det omöjligt att leverera en så magisk kväll som miljontals tittare förväntar sig.
