Att delta i offentliga upphandlingar av konferenslokaler och event är långt i från en självklarhet för många i branschen, här listar vi på Eventeffect sju anledningar varför ska du svara på anbud.

Sju anledningar varför ska du svara på anbud

1, Mycket stor marknad

Värdet av de upphandlingspliktiga inköpen uppgår till närmare 800 miljarder kronor. Det motsvarar cirka en femtedel av Sveriges BNP.

Aktuell statistik i korthet (Källa: upphandlingsmyndigheten)

Värdet av de upphandlingspliktiga inköpen uppgick under 2018 till 782 miljarder kronor. Det motsvarar närmare en femtedel av BNP eller 80 000 kronor per invånare.
Över 18 000 upphandlingar annonseras varje år.
Kommuner annonserar 68 procent av alla upphandlingar.
13 procent av alla upphandlingar avbryts.
6,6 procent av alla upphandlingar överprövas.

2, Du har goda chanser att bli en vinnare

Över 18 000 upphandlingar annonseras varje år.
I genomsnitt lämnar 4,5 anbudsgivare anbud per upphandling.

3, Gå inte på myterna om offentlig upphandling

Det finns många myter om offentlig upphandling som inte stämmer.
Några av de vanligaste är:

Det är priset som avgör.
Allt är uppgjort på förhand.
Företaget är för litet.
Man kan inte påverka innan och under en upphandling.

Med lite kunskap i området kan man konstatera att det inte är priset som avgör en upphandling, och inte heller företagets storlek. Om du upplever att myterna ovan finns i ditt segment av branschen innebär det troligen att dina chanser att vinna är mycket större än du tror.

4, Det du kan är inte svårt

En klyscha som verkligen stämmer när det gäller att få framgång med anbud. Vårt viktigaste tips är nog att utbildning i offentlig upphandling ger fördelar. Företag med kunskap om anbudsarbete ökar sina odds på att vinna upphandlingar från offentlig sektor enormt. Studera själv eller ta hjälp av proffs, om det rör sig om avtal på många miljoner är några konsulttimmar väldigt lite i sammanhanget.

När du skriver ditt anbud måste du vara noggrann. I en offentlig upphandling är en noggrann genomgång av upphandlingskraven mycket viktig. Missa inga så kallade skall-krav. Till skillnad från när du bearbetar privata kunder handlar det i upphandlingar inte om att visa att du kan göra annat också utan det gäller att möta kravställningen så exakt som möjligt. Tveka inte att ta hjälp och låt några kollegor eller anbudskonsulter granska ditt material.

5, Servicetjänster hjälper dig ha koll på aktuella upphandlingar

Få full koll på offentliga upphandlingar med hjälp av någon bevakningstjänst som håller dig uppdaterad på aktuella anbud. Exempel på en elektronisk databas där annonser publiceras och annonsbevakningstjänster erbjuds är Mercell, som erbjuder heltäckande upphandlingsbevakning med personliga support. De erbjuder just nu möjligheten att testa tjänsten 14 dagar kostnadsfritt. Kolla in tjänsten här.

6, Lägg minimalt med tid genom att prioritera rätt

Prioritering är vägen till framgång. Med lite noggrannare prioritering innan du börja arbeta med ett anbud ökar, enligt vår uppfattning, vinstchanserna betydligt. Det finns flera skäl till det:

Du kan lägga mer tid på ett anbud och arbeta mer fokuserat på de delar i anbudet som är betydelsefulla i upphandlingen. Därmed ökar du dina vinstchanser jämfört med konkurrenterna som sliter på kammaren i sista stund.
Du kommer också att uppleva upphandlingsprocessen som mindre stressande, och det minskar risken för att du missar något eller glömmer skicka in viktig dokumentation. Knepet är att börja tidigt så att du kan portionera ut arbetet i mindre delar fram till deadline.
Du kan lägga mer tid på att skapa ett effektivt system som ger en bra översikt över dokumentationen och annat som du kan återanvända eller anpassa i andra upphandlingar. Resultatet blir att du arbetar snabbare och kan lämna in allt bättre anbud efterhand som du får lite erfarenhet och övning.

7, Långa affärsavtal ger långsiktig avkastning på anbudsarbetet

Exempelvis så får ett ramavtal enligt LOU normalt sätt inte löpa längre än fyra år och detta är därför också den vanligaste avtalstiden. Ett vanligt upplägg är att man tecknar ramavtal på till exempel 2+2 år och det är extremt ovanligt att ramavtal avslutas i förtid. Man kan således oftast räkna med att man kommer att få leverera under de maximalt 4 år som avtalet ger möjlighet till, under förutsättning att man inte missköter sig.

Läs mer: ”När det gäller upphandlingar finns det inga silvermedaljörer, bara en vinnare”
När man bestämt sig för att ge sig in på den offentliga marknaden är det kanske frestande att lämna anbud på alla uppdrag som kommer ens väg. Men är det egentligen så smart? Skriver Thorstein Olsen Anbudsexpert på Mercell i denna tipsartikel som är den första i en serie för att hjälpa dig att förstå hur du blir framgånsrik i att vinna upphandlingar.