Microsoft berättade nyligen att deras AI inte bara kan samla och analysera stora mängder information utan också gå på dina möten i ditt ställe. I den här krönikan spanar mötesexperten Fredrik Bauer om framtidens möten och vad du behöver göra redan idag.

Den som trodde att antalet möten skulle bli färre tack vare digitalisering och ändrade arbetssätt verkar ha fel. Microsoft visade nyligen att en genomsnittlig användare i Teams lägger 252 procent mer tid i möten nu jämfört med februari 2020.

Om jag hade frågat dig, för tre år sedan, om du hade plats för 252 procent mer i din kalender hade du antagligen skrattat och direkt svarat Nej.

Trots det fortsätter alltså antalet möten att öka. Många menar att det distribuerade arbetssättet, som blivit allt vanligare, bidrar till detta. Det behövs helt enkelt fler möten för att stämma av småsaker när vi inte ses dagligen på ett naturligt sätt.

Rekordmånga sjukskrivna av stress

Även att antalet möten ökar har du inte fått fler timmar per dygn eller fler arbetsdagar i veckan. I mitten av oktober meddelade också Försäkringskassan att antalet sjukskrivna på grund av stress aldrig någonsin varit högre än nu. Kan det finnas ett samband tro?

Tempot är högt på alla fronter och den tekniska utvecklingen som ska hjälpa oss bidrar på samma gång till en negativ utveckling. Förutom alla möten ska du också hinna svara på mejl, chatt, telefonsamtal och kommentera nyheter på intranätet inom rimlig tid. Dessutom ska du hinna med sociala medier och ha koll på de senaste nyheterna i världen. Hur ska detta gå ihop?

AI hjälper dig att hinna allt!

Sedan ChatGPT introducerades har AI gjort entré i arbetslivet på bredare front. Nu kan du snabbt få hjälp att samla in och analysera stora mängder data. I dag är du bara ett knapptryck från att snabbt få svar på alla dina frågor, även att kvaliteten på svaren ibland varierar.

Microsofts AI heter Copilot och förutom att snabbt fixa din nästa Power Point med royaltyfria bilder kan du nu till och med skicka Copilot på dina möten.

Redan tidigare kunde ett möte spelas in och tittas på i efterhand, i dubbla hastigheten om kollegorna var lite sega. Nu kan du också dyka upp som ett hologram när du håller en förinspelad presentation och behöver alltså inte ens vara på plats, även om det är ett fysiskt möte.

Copilot kan transkribera hela mötet (som du själv alltså inte ens var med på). I anteckningarna blir du enkelt taggad när ditt namn har nämnts och du får självklart en anpassad actionlist att agera på i efterhand.

Vi blir dummare

Den tekniska utvecklingen är fantastisk men det finns också en trist baksida. I en DN-krönika radade journalisten Kristofer Ahlström nyligen upp forskning och bevis för att IQ-nivån sjunker globalt. Han beskrev hur barn blir sämre på fantasilekar och att vår kreativa förmåga har minskat konstant sedan 1990-talet. Ahlström menar att detta delvis beror på att tekniken har utrotat tristessen.

Vem ska gå på dina möten i framtiden?

I utbildningar och föreläsningar fortsätter jag att hävda att dialog är grundbulten för ett effektivt möte. Om syftet för mötet enbart är att informera – eller titta på förinspelade presentationer – finns ingen anledning att vi måste göra detta samtidigt. Vi behöver inte ha samma tid bokad i kalendern. Du tittar när det passar dig och jag när det passar mig inom rimlig tid.

Om det inte ska ske något nyskapande på mötet går det jättebra att skicka ditt AI-alias. Men är syftet att diskutera något och dessutom ha kul tillsammans så skulle jag bara ta med mig AIn som ett stöd för att få hjälp att summera.

Av Fredrik Bauer, författare, utbildare och coach