I ett par år har jag i eventutbildning visat styrkan över att ha en plan för sitt planeringsarbete. Varje gång med effekten att deltagarna är överraskade över hur mycket de får gjort på kortare tid med en struktur. Jag brukar ge ett par strukturer som inspiration.

Av alla strukturer så har jag fastnat för en till sist för en egen för att hålla workshops och jag kallar den för SPEL-modellen. Lite fånigt men det är något med förkortningar som blir ord som sedan passar innehållet. Här kan du lätt göra en spelplan av ett blädderblock på ett bord och placera ut spelfigurer för att visa var i processen ni är. Om du inte vill ha planeringen på bordet och råkar ha med egna spelpjäser kan det vara post-its med era namn på en whiteboard. Flytta med och se var ni är. Flytta gärna också med idéer och listor. Det ni inte använder kan ni låta vara kvar. Spelplanen är inte viktig, men planen är det. Skapa strukturen först och här är min favorit.

SAMLA FAKTA – ta reda på allt ni behöver. Har det gjorts förr? Vad gör andra i branschen? Vad vet ni på riktigt om målgruppen? Här är det okej att mixa att vara frågvis med att vara skeptisk. Jag hamnar gärna också i en fas där vi skiljer på fakta och förmodanden. Kanske två markeringar “vet vi” och “tror vi”. Det är ofta som jag ser processer där det görs massa design innan fakta kollas upp. Även gamla rävar i branschen som hamnar i fällan att göra ett stort arbete med design för att sedan falla i fällan att någon annan gör det redan eller att kundunderlaget saknas.

PRIORITERA – gör alla val. De tankar ni har ska sättas i ordning utifrån fakta. Spelnörden gillar poängsystem eller visuella skalor för det här. Kom ihåg att ni inte designar ännu. I slutet av momentet, innan ni lämnar rutan, ska ni ha varje bit i prioritetsordning. Senare ska ni kunna gå tillbaka och säga vad var viktigast och kunna titta och se att valen är klara om två saker behöver jämföras. Ni behöver inte vara överens i allt, men ni måste vara överens i att ni efter detta har enats, eller om det är så att ni efter detta har den som har rätt att bestämma bestämt. Lite som en liten ruta där det står “inga prioriterningsbeslut efter denna punkt”

ESTETIK – skapa, kreera, släpp lös era tankar. Bygg prototyper, gör scenarion, använd dummies. Testa testa testa! Här kan ni ha modeller i sig för hur ni gör det. För mig kan det bli en tirad av diamanter, eller en kondensering. Metoder som idéer på tid, eller idévolym. Den här rutan kan ha massa lappar när ni kommer till den, för här ska ni få placera alla tankar som ni haft innan som handlar om innehåll och design, men som ni fått vänta med. Här sker allt kreativt och estetiskt jobb.

LED ARBETET VIDARE – sista rutan handlar om att alla punkter som ni har skapat i det estetiska ska bestämmas vad som kommer förverkligas. Någon behöver vara beslutsfattare i det här läget, eller en talman som kan leda en demokrati och hålla omröstningar. Oftast finns det en chef med ansvar i rummet som här ska ta besluten. Finns inte den som har besluten med, då har ni nog gjort en miss i början och missat att samla fakta på vilka beslut som ni får ta (typ en variant på monopol: “gå genast åter till start, utan att passera fängelse”). Här får ni gärna ha en checklista där ni ser till att varje punkt som ska göras får en ansvarig och en deadline.

Du kanske ibland behöver backa, det är okej på spelplaner att göra så. Flytta bara tillbaka pjäserna/lapparna så det är tydligt och alla är med på i vilken fas ni är. Till sist brukar jag titta på allt och se hur mycket vi gjort. Ofta ger det en belöning i hur mycket vi fått gjort på förhållandevis lite tid. Ibland hittar vi guldkorn som inte kommer med, dessa brukar jag lyfta in i sista rutan och sedan sätta ett namn på och en deadline att ta tag i igen, fast efter det här projektet.

För att hålla reda på allt så har jag sett till att jag kan skriva SPEL högst upp, för att Samla fakta, Prioritera, Estetisk process och Led arbetet vidare. Men också för att ha en spelplan.

Av: Gunnar Söderberg

Gunnar Söderberg föreläser och utbildar inom ledarskap och organisationer ur ett arbetsrättsligt perspektiv. Med fokus på att hitta arbetsglädje och bygga trygghet i en grupp använder Gunnar Söderberg gamification, pedagogiska övningar och – inte minst – humor för att fånga sin publik och bidra till deras fortsatta utveckling.