Att anordna en konferens som ska utveckla, förändra eller förbättra något kan ofta bli kostsamt. En hygienfaktor är därför att sätta upp tydliga syften och mätbara mål i god tid inför konferensen, utan dessa är det svårt att avgöra vad en konferens får kosta.
En konferens innebär stora kostnader
Lokal, förberedelser, mat, resor, teknik, moderator, externa föreläsare och inte minst medarbetare eller andra deltagare som är borta från arbetet. Listan på sådant som innebär kostnader kan göras lång. Det är därför bra att alltid planera konferensen noga innan genomförande. Här beskriver jag ett exempel på lågt räknade kostnader för en enkel heldagskonferens med 100 personer:
Förberedelser: Ledning och projektpersonal, vilket kan vara 4 personer som arbetar 40 timmar och därmed kostar 80 000 kronor.
Hyra: Enklare lokal, mat, dryck och övrigt innehåll kostar 1000 kronor per deltagare.
Lönekostnad: En anställd kostar ca 1500 kronor per dag, en inspirationsföreläsare eller extern moderator kostar 40 000 kronor per dag.
Teknik: 30 000 kronor.
Detta blir totalt 400 000 kronor. En lägre kostnad än så är det svårt att komma undan med om man vill genomföra en enkel dagkonferens för 100 medarbetare.
Detta är mycket pengar – men vad kostar det om resultaten uteblir?
Istället för att jaga besparingar genom att välja billiga biosittningar, dra ner på förberedelserna, innehållet, tekniken och kvaliteten så skulle många istället få mångfaldigt igen på att investera lite till.
Mina bästa råd är att alltid börja med att säkerställa tydliga syften och mätbara mål och att matcha budgeten mot målet.
Ställ dig frågorna: Vad betyder det för oss att nå målen? Vad kostar det om vi inte når målen? Vad behöver ske hos deltagarna för att vi ska nå målen? Hur kan vi få deltagarna att veta, tycka, känna, vilja och göra det vi vill?
Arrangörer behöver samtidigt göra upp med villfarelsen att om deltagarna bara hör vårt budskap så kommer resultaten. Det är tyvärr ett rent önsketänkande. Klassiska konferenser med biosittningar, föreläsningar och information riskerar därför att bli dyra, färgsprakande fyrverkeripjäser som i bästa fall skapar kortsiktig inspiration.
Om syftet är att skapa nya kunskaper, verkligt engagemang och förändring – så krävs väl genomarbetade sammankomster som bygger på aktivt upptäckande, utforskande och medskapande. De flesta vet att den allra dyraste konferensen är den utan resultat.
Av: Tommy Brotte
Tommy Brotte återkommande gästskribent på Eventeffect. Hans specialområde är Interaktiva möten.
