"Det är ett stort åtagande för en förening eller organisation att organisera ett internationellt evenemang". Möt branschprofilen Martina Käck som här svarar på frågor om vad en PCO, Professional Congress Organiser arbetar med.

Hallå där… Martina Käck expert på internationella möten och delägare på Meetagain Konferens. Häng med så tar vi reda på vad en PCO, Professional Congress Organiser gör inom mötesindustrin.

Vem är du och vad jobbar du med?
Jag är delägare i Meetagain Konferens och jobbar som marknadsansvarig och senior projektledare för internationella konferenser/kongresser.

Vad är din yrkesmässiga bakgrund?
Jag har jobbat inom mötesindustrin sedan 2007, bland annat på Visit Swedens marknadsavdelning och American Express grupp och evenemang, där jag jobbade med Sveriges Ordförandeskap i EU 2009. Innan dess jobbade jag på SAS i 17 år och ett par år på AVIS Biluthyrning. Rese- och mötesbranschen har format mig till den jag är idag.

Kan du förklara vad är och gör en PCO?
PCO står för Professional Congress Organiser.
Som PCO tar vi ett helhetsgrepp kring konferenser/kongresser. Det betyder att vi arbetar tätt med organisationen för att planera och genomföra kongressen. Vi gör allt ifrån deltagarhantering, lokal- och hotellbokningar, programläggning, bemanning på plats, ser till att all nödvändig teknik/tekniker finns, ordnar med sociala arrangemang, transporter och abstract-hantering. Vi ansvarar ofta för den totala budgeten för respektive möte och har hand om all ekonomi, vilket bland annat innefattar momshantering och all fakturering.

Nu i dessa tider när större möten genomförs digitalt har vi ett övergripande ansvar för helheten kring produktionen. Att sända delar av kongresser digitalt har vi gjort länge, men det nya är att hela kongresser nu genomförs virtuellt.

Varför ska du anlita en PCO?
Det är ett stort åtagande för en förening eller organisation att organisera ett internationellt evenemang. Att samordna alla gemensamma delar av en kongress (inklusive vetenskapligt program, registrering och sponsring, för att nämna några) kräver expertis och personal, som väldigt få föreningar eller organisationer har internt.

Att anlita en PCO, som kan erbjuda det värdefulla stödet, skapar mervärden som leder till att evenemanget blir en framgång.

Hur långt innan ett genomförande börjar ni jobba?
Eftersom så många olika delar ska föras samman och många intressenter involverar en kongress så krävs det långa ledtider. När det gäller internationella möten så är det också mycket arbete innan det bestäms att kongressen kommer till Sverige. Just nu jobbar vi på att få hit möten som ska genomföras 2022-2025. När det är beslutat att de kommer till Sverige, så behöver vi cirka 1,5 till 2 års planering innan genomförandet, beroende på storlek och komplexitet.

Vilka aktörer samverkar ni med i samband med en större kongress/konferens?
Vi samarbetar med en stor mängd aktörer såsom anläggningar, hotell, teknikföretag, talarförmedlingar, restauranger, transportörer, monterbyggare med flera.
Nu under pågående pandemi ökar såklart samarbetet kring de företag som har digitala plattformar för kongresser samt med teknikföretag.

Finns det någon internationell organisation som sammanför PCO:er?
Vi har ett starkt nätverk genom World PCO Alliance, som består av de mest kvalificerade PCO:erna i 20 länder över hela världen. Endast en PCO per land får vara medlem i WPCOA.
Här delar vi värdefull information och erfarenheter med varandra. Det har varit särskilt viktigt nu under Covid-19, att stämma av hur man hanterar detta i olika länder.

Finns det någon kvalitetssäkring av branschen?
Meetagain är certifierade av IAPCO (International Association of Professional Congress Organisers). För att bli certifierade genomgår man en grundlig kvalitetskontroll där kravet är att man bland annat ska ha organiserat minst 10 internationella möten, varav minst 5 måste ha bestått av över 400 deltagare. IAPCO genomför också en inspektion på plats av ett genomförande innan man blir certifierad. För att få behålla certifieringen görs även en årlig kvalitetsbedömning. I och med certifieringen har vi en unik kvalitetssäkring som är erkänd över hela världen. IAPCO erbjuder också utbildningar för att höja nivån på personalen som jobbar med kongresser.

Finns det data att tillgå från större möten i Sverige och världen?
ICCA (International Congress and Convention Association) är en global förening för den internationella mötesindustrin. Här finns samlade data kring internationella möten och stora nätverksmöjligheter. Idag består ICCA av över 1 100 medlemsföretag och organisationer i nästan 100 länder världen över.

Läs mer: IBTM World 2020 arrangeras digitalt